Asset-Tag

Die Seriennummer des Herstellers zeigt, welches Exemplar im Werk gebaut wurde. Sie zeigt aber nicht, wer das Gerät nutzt, welche Abteilung es bezahlt hat oder wann es ersetzt werden sollte. Diese Fragen muss die Organisation selbst beantworten. Das Inventaretikett schließt diese Lücke: Es ist eine Nummer, die die Organisation selbst vergibt und kontrolliert, sobald das Gerät in Betrieb geht. Sie bleibt so lange mit dem Datensatz verknüpft, wie die Organisation das Gerät besitzt.

Das Etikett hält auch dort, wo andere Kennungen versagen. Die Seriennummer eines Laptops steht auf einem Aufkleber, der verblassen oder unter dem Gerät verschwinden kann. Eine im Rahmen der Garantie getauschte Festplatte bekommt eine neue Seriennummer, der Computer bleibt aber derselbe. Ein dauerhaftes, sichtbares Etikett am Gehäuse hält die Inventarnummer konstant, egal was mit den Komponenten im Inneren passiert. Am besten wirkt es als eine Kennung innerhalb eines Programms für das IT-Asset-Management und nicht als loser Aufkleber.

Unabhängig vom Format ist das physische Etikett nur die halbe Lösung. Es bekommt Bedeutung erst zusammen mit einem Datensatz in der Software, etwa in einer Configuration Management Database, der festhält, worauf sich die Nummer bezieht, wer dafür verantwortlich ist und wo das Gerät stehen sollte.

Ein Etikett nützt nur, wenn es am selben Tag angebracht und erfasst wird, an dem das Gerät in Betrieb geht. Sonst laufen Zählung und physischer Bestand innerhalb weniger Monate auseinander.

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   Vergeben

   Vergeben Sie vor der Ausgabe eine eindeutige Nummer aus der eigenen Nummernfolge der Organisation.

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   Anbringen

   Befestigen Sie das Etikett am Gehäuse an einer sichtbaren Stelle, die Reinigung und Transport übersteht.

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   Erfassen

   Tragen Sie die Nummer neben Seriennummer, Verantwortlichem und Standort in die Gerätekarte ein.

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   Prüfen

   Vergleichen Sie bei jeder Inventur die Etiketten mit den Datensätzen und klären Sie Abweichungen.

Hat ein Gerät ein Etikett, unterstützt dieselbe Nummer mehrere Routineaufgaben:

• Körperliche Inventur: Gehen Sie eine Etage mit dem Scanner ab und gleichen Sie den Bestand mit dem Inventarsystem ab, statt anzunehmen, dass nichts verschoben wurde.
• Verantwortung: Bei einer Neuzuweisung bleibt das Etikett, der Datensatz des Nutzers ändert sich, sodass ein verlorener Gegenstand einen nachvollziehbaren letzten Verantwortlichen hat.
• Lebenszyklus und Finanzen: Kaufdatum, Garantie, Abschreibung und Ausmusterung hängen an der Nummer, auf die sich Buchhaltung und IT beziehen.
• Wartung: Reparaturen, Teiletausch und Supporttickets werden am Etikett erfasst, nicht an der Seriennummer eines Bauteils, die sich geändert haben kann.

Nicht jedes gekennzeichnete Objekt ist ein einzelner Computer. Ein Arbeitsplatz mit Monitor, Dockingstation und Tastatur kann als ein Paket ausgegeben und unter einem einzigen Asset-Etikett geführt werden, wenn die Organisation ihn als eine Einheit verwalten möchte.

Auch das Gegenteil kommt vor. Eine große Maschine kann mehrere Etiketten tragen, wenn ihre Hauptkomponenten, etwa ein Serverchassis und die darin verbauten Laufwerke, getrennt erfasst und abgeschrieben werden. Das Kennzeichnungsschema muss der Art entsprechen, wie die Organisation Geräte bilanziert, nicht nur dem physischen Aufbau.

Im Anexet Inventory listet der Reiter Geräte auf der Arbeitsplatzkarte die gefundene Hardware mit Gerätetyp und Hersteller jeder Komponente. Ein gekennzeichneter Computer lässt sich so mit seinen echten Teilen abgleichen, und ein getauschtes Bauteil fällt leichter auf.

Ein Etikett ist nur so gut wie die Disziplin drumherum. Aufkleber lösen sich oder werden übermalt, und ein Etikett an einem Bauteil, das später in ein anderes Gehäuse wandert, löst die Nummer lautlos vom Objekt, das sie kennzeichnen sollte.

Neue Geräte, die ohne Etikett direkt in Betrieb gehen, erzeugen eine Lücke, die die Inventur nie schließt. Ein unmarkiertes Gerät im Netz ist ein nicht autorisiertes Gerät, bis es jemand identifiziert. Deshalb werden Etiketten mit Seriennummern, Hostnamen und dem tatsächlich verbundenen Bestand abgeglichen und nicht als einzige Wahrheitsquelle behandelt.

Kennzeichnen Sie zuerst die Assets, deren Verlust oder falsche Erfassung am meisten kosten würde, und prüfen Sie die Etiketten danach in festen Abständen gegen das Netz. Ein Etikett, das niemand kontrolliert, ist nur Dekoration.