IT-Asset-Management (ITAM)

ITAM umfasst alles, was ein Unternehmen besitzt oder lizenziert, um seine IT-Umgebung zu betreiben. Dazu gehören physische Geräte, interne Komponenten, Peripherie und die Softwareschicht, die auf all dem läuft.

Jedes Asset im Register hat eine Identität (Name, Seriennummer oder Inventaretikett) und Attribute, die es nutzbar machen: Status, verantwortliche Person, Abteilung sowie Standort oder Arbeitsplatz.

Der Umfang ist bewusst breit. Der Hardware-Datensatz eines Laptops ist nur halb nützlich, wenn man nicht weiß, welche Software darauf läuft. Eine Lizenz lässt sich nur prüfen, wenn sie dem Gerät zugeordnet ist, auf dem sie installiert ist. ITAM hält beide Hälften an einem Ort.

ITAM besteht aus zwei Teildisziplinen, die parallel laufen, aber unterschiedliche Dinge erfassen.

Hardware-Asset-Management (HAM) umfasst die physischen Objekte: den Computer selbst, seine internen Komponenten und angeschlossene Peripherie. Es beantwortet, welche Geräte existieren, wo sie stehen und ob das, was an einem Rechner tatsächlich angeschlossen ist, der vorgesehenen Konfiguration entspricht.

Software-Asset-Management (SAM) umfasst, was auf dieser Hardware läuft: installierte Anwendungen, Hersteller und Versionen, Installationsdaten und die Lizenzen, die ihre Nutzung erlauben. Es beantwortet, welche Software im Einsatz ist, ob sie lizenziert ist und ob nicht autorisierte Anwendungen aufgetaucht sind.

Ein ausgereiftes ITAM-Programm hält beide Register verknüpft. So lässt sich jede Anwendung bis zur Hardware zurückverfolgen, auf der sie läuft, und jede Hardware bis zu allem, was darauf installiert ist.

ITAM-Programme verfolgen Assets in fünf wiederkehrenden Phasen, die für Hardware und Software gleichermaßen gelten:

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   Anschaffung

   Hardware wird gekauft oder geleast und Software lizenziert, bevor sie an einen Arbeitsplatz kommt. Das Asset wird bereits zu diesem Zeitpunkt im Register erfasst, nicht nachträglich.

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   Bereitstellung

   Das Asset wird in Betrieb genommen und erhält einen Besitzer, einen Status und einen Standort. Für einen Computer werden eine Referenzkonfiguration und eine freigegebene Software-Baseline festgelegt.

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   Betrieb

   Hardware wird auf Zustand und Einhaltung ihrer Basiskonfiguration überwacht. Software wird geprüft, indem man vergleicht, was installiert ist, mit dem, was lizenziert und freigegeben ist.

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   Änderung und Neuzuordnung

   Geräte wechseln Mitarbeiter, Abteilung oder Büro, Software wird ergänzt oder entfernt. Beide Datensätze werden angepasst, um die Änderung abzubilden.

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   Ausmusterung

   Hardware wird außer Betrieb genommen und ausgebucht. Ihre Lizenzen werden zurückgeholt oder neu zugewiesen, und die Historie bleibt erhalten, statt gelöscht zu werden.

IT-Asset-Datensätze lassen sich auf zwei Wegen aufbauen. Bei der manuellen Eingabe trägt ein Administrator jeden Computer, jedes Gerät und jede installierte Anwendung von Hand ins Register ein. Der Eintrag stimmt im Moment der Eingabe, veraltet aber, sobald eine Komponente wechselt oder neue Software ohne Aktualisierung des Datensatzes installiert wird.

Automatisierte Erkennung nutzt Endpoint-Agenten oder Netzwerkscans, um zu melden, welche Hardware tatsächlich angeschlossen und welche Software tatsächlich installiert ist. So spiegelt das Register die Realität wider und nicht die letzte manuelle Pflege.

Die meisten ausgereiften Programme kombinieren beide Wege. Die automatisierte Erkennung hält das Grundinventar aktuell, während Administratoren den geschäftlichen Kontext ergänzen, den ein Scan nicht ableiten kann: wem das Gerät gehört, zu welcher Abteilung es zählt und welchen Status es haben sollte.

Auf der Gerätekarte in Anexet Inventory listet der Tab Applications jedes installierte Programm mit Version und Installationsdatum, der Tab Computer configuration zeigt Prozessoren, Arbeitsspeicher, Netzwerk- und Speichergeräte. Ein unerwartetes Programm oder ein getauschtes Bauteil erscheint als eine weitere Zeile, ohne dass die Maschine von Hand geprüft werden muss.

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Ein aktuelles, verknüpftes Register trägt mehrere Dinge, auf die ein Unternehmen angewiesen ist:

• Sicherheit: Hardware oder Software, die nicht im Register steht, kann nicht gepatcht, überwacht oder in die Reaktion auf Vorfälle einbezogen werden.
• Schatten-IT: Der Abgleich von Angeschlossenem und Installiertem mit dem Genehmigten deckt nicht autorisierte Geräte und Anwendungen auf, bevor sie zu einem verborgenen Risiko werden.
• Verlust und Missbrauch: Wer weiß, welche Assets existieren und wer sie verantwortet, kann Diebstahl, unbefugte Entnahme und private Nutzung von Firmengerät oder -software leichter erkennen und verhindern.
• Lebenszyklus und Lizenzen: Ein aktuelles Register zeigt alternde Geräte sowie ungenutzte oder auslaufende Lizenzen, statt diese Probleme erst reaktiv zu entdecken.
• Audit: Viele interne und regulatorische Prüfungen verlangen Nachweise, welche IT-Assets existieren, wer sie kontrolliert und ob Software ordnungsgemäß lizenziert ist. Ein aktuelles Register macht daraus einen Bericht statt einer Notfallzählung.

ITAM wird leicht mit einer Configuration-Management-Datenbank (CMDB) verwechselt. Beide hängen zusammen, sind aber nicht dasselbe. ITAM ist die Disziplin und das Register: welche Assets existieren, ihr Status, ihre Zuständigkeit und ihre Lebenszyklusphase.

Eine CMDB erfasst Konfigurationselemente, zu denen auch Nicht-IT-Assets und abstrakte Einheiten wie Dienste gehören können. Ihr Kennzeichen sind die Beziehungen zwischen diesen Elementen, etwa welche Anwendung von welchem Server abhängt.

ITAM-Daten fließen oft als eine Eingabe in eine CMDB ein. Die Abbildung der Beziehungen ist jedoch eine eigene Funktion, die ein einfaches Asset-Register allein nicht bietet.

Beginnen Sie mit dem Register, das Sie bereits haben. Eine Liste der Computer mit Verantwortlichen und Abteilungen reicht für den Start, und die automatisierte Erkennung ergänzt, was die Liste nicht erfasst. Ergänzen Sie zuerst Status und Verantwortung, denn Datensätze ohne Besitzer veralten erfahrungsgemäß am schnellsten.

Prüfen Sie das Register nach festem Rhythmus und nicht erst vor einem Audit. Ein monatlicher Abgleich des Angeschlossenen und Installierten mit der freigegebenen Liste erkennt Abweichungen, solange sie noch klein sind.