DLP-Systeme – was das ist und wie sie funktionieren

Die Informatisierung und Digitalisierung aller Lebensbereiche ist der bestimmende Trend der letzten Jahre. Da jeder dieser Bereiche digital und zugleich mobiler wird, braucht es einen ebenso mobilen, modernen und zeitgemäßen Schutzkreis für Daten. Zu den Vertretern eines solchen fortschrittlichen Ansatzes in der Informationssicherheit gehören DLP-Systeme.

Schutz von Daten in DLP-Systemen: die drei Zustände von Informationen

DLP-Systeme schützen Informationen in allen Phasen ihres Lebenszyklus, einschließlich der drei zentralen Zustände: genutzte Daten, Daten in Bewegung und ruhende Daten.

Genutzte Daten (Data in Use)

Das sind Informationen, auf die für die Arbeit im Unternehmen aktiv zugegriffen wird. Schwachstellen können beim Lesen, Aktualisieren oder Löschen entstehen. Ein unzureichender Schutz genutzter Daten kann zu Informationsabfluss oder unbefugtem Zugriff führen.

Daten in Bewegung (Data in Transit)

Diese Art von Daten bewegt sich innerhalb des Netzwerks, zwischen Datenbanken oder über die Grenzen der Organisation hinaus. Die wesentlichen Risiken hängen mit der Übertragung sensibler Informationen an private E-Mail-Adressen, in Cloud-Speicher oder über ungeschützte Kommunikationskanäle zusammen. DLP-Systeme verhindern solche Abflüsse, indem sie Datenflüsse kontrollieren und unbefugte Übertragungen blockieren.

Ruhende Daten (Data at Rest)

Das sind Informationen, die archiviert oder in inaktivem Zustand gespeichert sind. Solche Daten werden seltener genutzt, ihr Schutz ist jedoch kritisch, denn ein kompromittierter Speicher kann zum Verlust strategisch wichtiger Informationen führen. DLP-Systeme sorgen für Zugriffskontrolle und ein Höchstmaß an Sicherheit für archivierte Daten.

In allen drei Zuständen können Informationen vertraulich sein – also Daten, deren Zugriff streng geregelt ist und deren Abfluss sich negativ auf die Reputation und die Finanzlage des Unternehmens auswirken kann. Dazu gehören:

• personenbezogene Daten von Beschäftigten;

• Geschäfts- und Staatsgeheimnisse;

• Finanz- und Strategieinformationen.

DLP-Systeme bieten einen umfassenden Schutz sensibler Informationen, verhindern Abflüsse und regeln den Zugriff auf kritische Daten. Das erhöht das Sicherheitsniveau des Unternehmens insgesamt.

Aufgaben eines DLP-Systems

Welche Hauptaufgaben löst ein DLP-System? Grundsätzlich lassen sich zwei Aufgabengruppen unterscheiden:

1. Informationssicherheit;
2. Wirtschaftliche Sicherheit.

Die Gewährleistung der Informationssicherheit umfasst den vollständigen Zyklus des Schutzes vertraulicher Daten vor Risiken aller Art: Abfluss, Insider-Aktivitäten, versehentliche Weitergabe, Beschädigung, missbräuchliche Nutzung, Reputationsrisiken und so weiter. In DLP-Systemen wird der gesamte Umlauf vertraulicher Informationen erfasst und auf mögliche Risiken für das Unternehmen hin analysiert.

Die wirtschaftliche Sicherheit betrifft die Auswertung der Netzwerkaktivität am Arbeitsplatz, um eine unangemessene Nutzung von Arbeitszeit und Unternehmensressourcen zu erkennen. Dazu gehört auch, potenzielle Schäden für das Unternehmen zu vermeiden, die beim Abfluss vertraulicher Daten entstehen würden. 

Die wichtigsten Vorteile eines DLP-Systems:

• deutliche Verringerung möglicher finanzieller Verluste durch den Abfluss vertraulicher Unternehmensinformationen;

• Erkennen einer unangemessenen Nutzung von Unternehmensressourcen;

• Verringerung von Reputations- und Imagerisiken im Zusammenhang mit Informationsabfluss;

• Erkennen von illoyalem Verhalten, das sich negativ auf die Ergebnisse des Unternehmens auswirken kann;

• Untersuchung von Vorfällen der Informationssicherheit und Identifizierung von Kanälen des Informationsabflusses;

• Optimierung der Geschäftsprozesse entsprechend den festgestellten Problemen.

Einsatzzwecke von DLP-Systemen

Die Informationssicherheit ist für moderne Unternehmen ein sehr drängendes Thema. Der Umgang mit Geschäftsprozessen hat sich verändert, und es gibt mehr Infrastrukturobjekte, die im Arbeitsalltag genutzt werden, aber nicht unmittelbar im Kreis der Informationssicherheit liegen: zum Beispiel Cloud-Dienste, Remote-Arbeitsplätze, die Nutzung einer großen Zahl sozialer Netzwerke und Messenger und so weiter. Dadurch ist Informationsabfluss wahrscheinlicher geworden, und die Untersuchung von Sicherheitsvorfällen ist zu einem zeitaufwendigen und komplexen Prozess geworden.

Der wichtigste Zweck von DLP-Systemen ist in einem solchen Fall, jeden Vorfall einer unzulässigen Nutzung vertraulicher Informationen zu verhindern – unabhängig von Ursache und Quelle der Sicherheitsbedrohung.

Wie funktioniert ein DLP-System?

In der Regel lässt sich der Ablauf eines DLP-Systems in vier Phasen gliedern: das Abfangen und Erfassen von Informationen, deren Übertragung in eine Datenbank zur Speicherung, die Indexierung des gesamten Datenbestands und die abschließende Analyse.

In der ersten Phase werden Informationen aus möglichst vielen Quellen und in möglichst vielen Formaten erfasst – entsprechend den im Unternehmen genutzten Formaten. Qualitätsmerkmal ist dabei, dass mehr Informationsquellen einbezogen werden; leistungsfähige DLP-Systeme erfassen Informationen aus allen wichtigen Kommunikationskanälen des Unternehmens:

• interne und externe Mail-Dienste (MS Outlook, Thunderbird, yahoo.com, gmail.com);

• Dateiübertragung über FTP/FTPS, HTTP/HTTPS, SSL für POP3, SMTP;

• Messenger-Nachrichten wie ICQ, Google Talk, Yahoo! Messenger, Viber, Telegram;

• Verwaltung von Datenbankinhalten: PostgreSQL, MySQL, SQLite, Microsoft SQL Server, IBM;

• Druck- und Kopiervorgänge auf lokalen Druckern und Netzwerkdruckern sowie Scannern;

• Audio- und Videoaufzeichnungen des Arbeitsrechners, Screenshots des PC-Bildschirms.

Nach dem Abfangen wird das gesamte Datenvolumen an die Datenbank übergeben und indexiert. Indexierung bedeutet, einem Datenobjekt ein eindeutiges Suchmerkmal (einen Index) zuzuweisen, um es später schneller in der Datenbank zu finden.

Der letzte Schritt ist die Analyse. DLP-Systeme nutzen verschiedene Wege, um abgefangene Daten auszuwerten. Und wie schon bei der Zahl der Abfangquellen gilt: Je vielfältiger die Analysemöglichkeiten im System sind, desto umfassender und verlässlicher ist der Informationsschutz insgesamt. Am häufigsten kommen vier Analysearten zum Einsatz: Inhalts-, Attribut-, statistische und Ereignisanalyse. Sehen wir sie uns genauer an.

1. Inhaltsbasiert ist die Analyse von Textinhalten unter Berücksichtigung von Morphologie und Transliteration der Sprache (nach Wörtern, Wortverbindungen, Phrasen).
2. Attributiv – Analysen anhand der Attribute von Datenträgern (Geräte, Dokumente, Dateien).
3. Ereignisbasiert – Analysen, die beim Eintreten eines vorab festgelegten Ereignisses erfolgen (Start einer Anwendung, Aufruf einer Website, Versuch des Zugriffs auf passwortgeschützte Informationen und so weiter);
4. Statistisch – beim Erreichen eines bestimmten Ereignisvolumens (Anzahl der Seitenaufrufe, Anzahl der pro Tag versandten E-Mails und so weiter).

Wie wählt man ein DLP-System aus?

Vor einigen Jahren galt der Einsatz von DLP-Systemen als Thema ausschließlich für große Unternehmen. Als Hauptargument dienten die Größenordnung sowie die Komplexität von Steuerung und Organisation interner Unternehmensprozesse. Inzwischen hat sich diese Sicht geändert. Der Einsatz von DLP-Systemen richtet sich heute nicht nach der Unternehmensgröße, sondern nach den internen Prozessen des Informationsaustauschs, dem Bedarf an einem verlässlichen Schutzkreis für Daten, den häufiger auftretenden Abflussfällen und der großen Zahl von Bedrohungsquellen für die Informationssicherheit. Gefragt ist flexible, erschwingliche Software mit großem Funktionsumfang. Um ein DLP-System für ein Unternehmen auszuwählen, sollten Sie mehrere Fragen beantworten:

Wie viele Kommunikationskanäle müssen erfasst werden?

Das Unternehmen sollte festlegen, welche Kommunikationskanäle während der Arbeitszeit genutzt werden, welche davon eine potenzielle Bedrohung für die Informationssicherheit darstellen und welche zu einer unangemessenen Nutzung der Arbeitszeit führen können.

Welche Werkzeuge bietet die Software? Welche analytischen Möglichkeiten stehen bereit?

Beschränkt sich das DLP-System auf die reine Beobachtung von Informationen oder verfügt es zusätzlich über ein Modul für Analyse, Reaktion und Unterbindung von Vorfällen?

Welche technischen Voraussetzungen sind für die Installation der Sicherheitssoftware erforderlich?

Vor der Installation des DLP-Systems ist es wichtig sicherzustellen, dass keine systemseitigen Einschränkungen für diese Art von Software bestehen, und zu klären, ob zusätzliche Hardware oder Kapazitäten beschafft werden müssen.

Zuverlässigkeit des Anbieters und Qualität der Kommunikation. Benötigen Sie technischen Support?

Prüfen Sie die Zuverlässigkeit des Softwareanbieters. Welche Bewertungen gibt es zu seiner Arbeit und zum Produkt? Liegen Lizenzen und Zertifikate für die Erbringung solcher Leistungen vor? Lassen Sie sich das Produkt vorstellen und fordern Sie, wenn möglich, einen Testzeitraum für die Nutzung der Software an. Achten Sie außerdem auf die Rückmeldungen des Unternehmens. Bleiben Sie mit der neuen Software allein? Beachten Sie, wie schnell und kompetent der technische Support arbeitet.

Müssen Beschäftigte vorab geschult werden, entstehen zusätzliche Kosten für den Aufbau von Personal für die Softwarebetreuung?

Bewerten Sie den Umfang der Software-Einführung mit Unterstützung von Beratern. Klären Sie neben den technischen Betriebsanforderungen, ob Sicherheitspersonal für Betrieb und Konfiguration der Software geschult werden muss, wie das vorhandene Personal geschult und vertreten wird und welche finanziellen und personellen Aufwände entstehen.

Und natürlich die Kosten des Produkts unter Berücksichtigung aller Anforderungen. Für welchen Zeitraum möchten Sie eine Lizenz erwerben?

Das ist ein weiterer wichtiger Aspekt bei der Auswahl eines DLP-Systems.

Sinnhaftigkeit der Anschaffung eines DLP-Systems

Jedes Unternehmen entscheidet für sich, ob die Anschaffung eines DLP-Systems sinnvoll ist. Dabei wirken mehrere Faktoren zusammen: der Bedarf, Probleme der Informationssicherheit zu lösen, der Wunsch, Schutzsysteme und die Arbeit der Sicherheitsabteilung zu automatisieren, das Vorhandensein großer Mengen vertraulicher und sensibler Daten, die geschützt werden müssen, frühere Sicherheitsvorfälle und so weiter. Auch die Kosten der Software sind ein wichtiger Faktor, ebenso die Zahl der Beschäftigten im Unternehmen.

Jeden dieser Faktoren bewertet das Unternehmen individuell. Feststellen lässt sich nur: Ohne Informationssicherheit kann sich heute kein Geschäft entwickeln.

Was die Kosten eines DLP-Systems beeinflusst

Die Kosten dieser Art von Software können vom Vertriebsmodell des Anbieters abhängen: als einzelnes Produkt (mit dem gesamten Funktionsumfang) oder modular (jeder Anbieter bestimmt für sich ein vorrangiges Leistungspaket und zahlt dafür). Die Kosten eines DLP-Systems können außerdem von der in der Software enthaltenen Nutzungsdauer (unbegrenzt oder für einen befristeten Zeitraum) sowie von der Zahl der begleitenden Leistungen und dem Support beeinflusst werden.

Die Rolle von DLP-Systemen in Geschäftsprozessen

DLP-Systeme sind nicht nur ein Werkzeug der Cybersicherheit, sondern auch ein wirkungsvoller Mechanismus zur Optimierung von Geschäftsprozessen. Ihre Hauptaufgabe ist es, den Abfluss vertraulicher Daten zu verhindern, was Reputations- und Finanzrisiken minimieren hilft. Die Möglichkeiten von DLP beschränken sich jedoch nicht auf den Informationsschutz.

Optimierung von Geschäftsprozessen mithilfe eines DLP-Systems

Sicherheitsanalyse und Anpassung von Prozessen

DLP-Systeme helfen, die Wirksamkeit der aktuellen Schutzmaßnahmen zu beurteilen, Schwachstellen zu erkennen und Sicherheitsrichtlinien anzupassen. Damit sind sie nicht bloß ein Schutzwerkzeug, sondern ein strategisches Instrument zur Steuerung der Informationssicherheit.

Archiv der Geschäftskommunikation

Für die komfortable Arbeit mit Datenarchiven bietet das DLP-System eine übersichtliche Benutzeroberfläche sowie erweiterte Werkzeuge für Suche und Dokumentenprüfung. Das erleichtert die Untersuchung von Vorfällen und die Analyse von Schwachstellen, die zu Datenabflüssen geführt haben.

Erkennen von Insider-Risiken

DLP-Systeme erfassen eine breite Palette von Kommunikationskanälen, analysieren übertragene Daten und verhindern den unbefugten Abfluss vertraulicher Informationen. Sie können vertrauliche Dokumente erkennen, die dienstliche Kommunikation auswerten und potenzielle Risiken sichtbar machen.

Höhere Effizienz der Sicherheitsabteilung

Moderne DLP-Lösungen automatisieren die Steuerung der Informationssicherheit im Unternehmen und verringern so die Belastung der Sicherheitsfachkräfte. Dabei helfen folgende Funktionen:

• Konfiguration flexibler Sicherheitsregeln entsprechend dem individuellen Bedarf jedes Unternehmens;
• System zur Meldung von Vorfällen in Echtzeit;
• automatisierte Berichte und analytische Dashboards.

Steuerung von Reputationsrisiken und Einschätzung der Loyalität im Team

DLP-Systeme helfen, die Unternehmenskultur im Blick zu behalten, unternehmensschädigende Stimmungen zu erkennen und die Risiken von Reputationsangriffen zu minimieren.

Auswertung der Arbeitsergebnisse

Sicherheitssysteme erlauben es, die Nutzung der Arbeitszeit auszuwerten, die Netzwerkaktivität nachzuvollziehen und den Einfluss verschiedener Ressourcen (soziale Netzwerke, Messenger usw.) auf die Arbeitseffizienz zu beurteilen.

Moderne DLP-Systeme bedeuten nicht nur Datenschutz, sondern sind ein universelles Werkzeug für das Risikomanagement, die Analyse von Geschäftsprozessen und die Steigerung der Unternehmenseffizienz. Sie bieten einen umfassenden Ansatz für die Informationssicherheit und ermöglichen es der Geschäftsleitung, fundierte Entscheidungen in Personalpolitik, Wettbewerbsstrategie und Ressourcenplanung zu treffen.

Der Markt für DLP-Systeme

Der Markt für DLP-Systeme hat in den letzten Jahren einen deutlichen Wachstumsschub erhalten. Zu dieser gestiegenen Aufmerksamkeit haben maßgeblich die globalen Entwicklungen beigetragen, die in vielen Ländern zwischen 2019 und 2024 stattfanden: die COVID-19-Pandemie, die Finanzkrise, die allgemeine Digitalisierung der Wirtschaft und der Wechsel zu hybriden oder vollständig remote organisierten Arbeitsformen. Auch die hohe Internetdurchdringung, die entstandene Abhängigkeit vieler Unternehmen und Privatpersonen von der Verfügbarkeit solcher Dienste und vieles mehr haben eine Rolle gespielt. Auf dem Markt besteht ein realer Bedarf, Informationssicherheit angesichts vielfältiger Bedrohungsquellen zu gewährleisten.

DLP-Systeme sind mit ihren Produkten in allen Regionen der Welt vertreten: Nordamerika (USA, Kanada), Europa (Großbritannien, Deutschland, Frankreich, Italien, Spanien, Russland), Asien-Pazifik (China, Japan, Indien, Australien, Südkorea), Lateinamerika, Naher Osten, Afrika. Die größten Akteure auf dem Markt für DLP-Systeme kommen aus zwei Ländern: den Vereinigten Staaten (IBM, Palo Alto Networks, Microsoft, McAfee) und Japan (Trend Micro).

Wie jedes Produkt, besonders in der Softwarebranche, haben DLP-Systeme natürlich ihre Vorzüge und ihre Schwächen. Sehen wir sie uns genauer an.

Vorteile von DLP-Systemen

• Gewährleistung eines sicheren Kreises für Erfassung und Austausch vertraulicher Informationen im Unternehmen;

• Nachvollziehbarkeit von Arbeitsabläufen und Auswertung der Arbeitsergebnisse;

• Verhinderung von Datenabflüssen und Reaktion auf Vorfälle im Einklang mit Cybersicherheitsstandards;

• Anpassung der digitalen Sicherheitsregeln und Reaktionen an den Bedarf des Unternehmens;

• das System als analytisches und berichtsfähiges Werkzeug für Informationssicherheit und Auswertungen.

Zu den Nachteilen gehören

• Störungen von Geschäftsprozessen und Systemen, wenn DLP nicht korrekt konfiguriert ist;

• Komplexität von Konfiguration und Verwaltung (bei einigen Produkten);

• zusätzliche Kosten für Hardware und Cloud-Speicherdienste.