Veraltete Daten

Daten veralten, wenn sie den Zweck überdauert haben, für den sie erhoben wurden. Sie sind überholt, ersetzt oder über ihre Nutzungsdauer hinaus aufbewahrt. Dennoch liegen sie weiter in einem Repository, einer Dateifreigabe, einem Postfach oder einem Backup und sind meist zugreifbar.

Veraltung ist eine Eigenschaft von Relevanz und Lebenszyklusphase, nicht von Vertraulichkeit. Eine drei Jahre alte Kopie einer Kundendatenbank ist nicht weniger sensibel, nur weil sie alt ist. Sie ist schlicht eine Kopie, die niemand nutzt, beobachtet oder im Blick behält.

Die meisten veralteten Daten bleiben nach ganz normaler Arbeit zurück, die nie aufgeräumt wird. Typische Quellen sind unverwaltete Kopien und Datensätze, die die Menschen und Systeme überdauern, die sie erzeugt haben:

Daten, die niemand nutzt, erzeugen vier getrennte Risiken:

• Unbeobachtete Angriffsfläche: Vergessene Kopien fallen selten unter Monitoring, Berechtigungsprüfungen oder Patches. Alte Datenbankreplikate sind attraktive Ziele, weil niemand sie pflegt oder schützt.
• Regulatorische Exposition: Datenschutzrahmen wie die GDPR verlangen Speicherbegrenzung, personenbezogene Daten dürfen also nicht länger aufbewahrt werden, als ihr Zweck es erfordert. Das grundlose Horten veralteter Datensätze kann selbst gegen diese Regel verstoßen, und jede veraltete Kopie vergrößert den Umfang einer möglichen Datenpanne.
• Falsche Entscheidungen: Berichte auf Basis überholter Daten führen zu falschen Geschäfts- und Sicherheitsentscheidungen.
• Kosten und Komplexität: Veraltete Daten belegen Speicher, verlangsamen Backups und erschweren Dateninventare und Klassifizierungsprojekte.

Veraltete Daten sind nicht dasselbe wie eine gelöschte Datei (aus dem Dateisystem entfernt, aber möglicherweise wiederherstellbar) oder Remanenz (Restdaten, die nach dem Löschen auf physischen Medien verbleiben). Veraltete Daten sind im System voll aktiv, werden aber schlicht nicht mehr benötigt. Die Standardmaßnahme ist eine Purge: bewusstes, geprüftes Löschen am Ende des Lebenszyklus, einschließlich der Backup-Kopien.

Da Veraltung eine Frage der Relevanz und nicht des Inhalts ist, lässt sie sich nicht durch Prüfen einer einzelnen Datei erkennen. Nutzbare Signale sind Metadaten und Nutzung:

• Datum des letzten Zugriffs und der Änderung: der Hauptindikator, doch Backups können Zeitstempel auffrischen
• Daten ohne Besitzer: Dateien und Postfächer, deren Besitzer im Verzeichnis nicht mehr existiert
• Duplikate: Kopien desselben Dokuments, meist bis auf eine überflüssig
• Ersetzte Namensmuster: „final“, „v2“, „old“, „backup“ oder datierte Kopien neben dem aktiven Dokument
• Ruhende Repositories: Freigaben und Projektordner ohne Zugriff über lange Zeit, als Ganzes stillgelegt

Die meisten Organisationen wissen, dass sie veraltete Daten halten, und entfernen sie trotzdem nicht. Die Gründe sind organisatorisch, nicht technisch. Niemand besitzt die Entscheidung, also unterschreibt sie niemand. Die Kosten der Aufbewahrung sind unsichtbar, die Kosten der Löschung von etwas Benötigtem dagegen sehr präsent. Juristische Aufbewahrungspflichten und unklare Vorgaben lassen unbegrenzte Aufbewahrung sicherer wirken als einen vertretbaren Plan. Und es gibt keine verlässliche Methode, um festzustellen, ob ein alter Datenbestand wirklich ungenutzt ist.

Die praktische Antwort lautet, die Entscheidung auf den Zeitpunkt der Erstellung zu verlagern: Jeder neue Datenbestand erhält einen Besitzer und ein Ablaufdatum. Den bestehenden Bestand baut man in begrenzten Kampagnen ab, zuerst bei besitzerlosen und ruhenden Repositories, wo das Risiko am höchsten und die Einwände am geringsten sind. Jede Kampagne beginnt mit einer Datenklassifizierung, damit klar ist, was gelöscht wird.

Die Bereinigung funktioniert am besten in dieser Reihenfolge:

1. 1

   Inventarisieren und klassifizieren

   Was man nicht sieht, kann man nicht stilllegen.

2. 2

   Aufbewahrungspläne festlegen

   Löschfristen schon bei der Erstellung der Daten festlegen, nicht erst nach der Anhäufung.

3. 3

   Berechtigungen prüfen

   Rechte entziehen, die ihren Zweck überdauert haben, besonders beim Ausscheiden von Mitarbeitern.

4. 4

   Sicher entsorgen

   Purges planmäßig ausführen und prüfen, dass Backups einbezogen sind.

Beginnen Sie bei den Datenbeständen, deren Abfluss den größten Schaden anrichten würde, dann bei Repositories ohne Besitzer. Aufbewahrungsregeln, die gleich für alle Dateien gelten, werden erfahrungsgemäß schnell wieder abgeschaltet. Halten Sie deshalb die erste Kampagne so klein, dass sie tatsächlich abgeschlossen werden kann.