Etykieta zasobu

Numer seryjny producenta wskazuje, który egzemplarz powstał w fabryce. Nie mówi jednak, kto korzysta z urządzenia, który dział za nie zapłacił ani kiedy trzeba je wymienić. Na te pytania organizacja musi odpowiedzieć sama. Etykieta inwentarzowa wypełnia tę lukę: to numer, który kontroluje organizacja, nadawany w chwili wprowadzenia sprzętu do użytku. Pozostaje powiązany z rekordem tak długo, jak organizacja jest właścicielem urządzenia.

Etykieta sprawdza się też tam, gdzie zawodzą inne identyfikatory. Numer seryjny laptopa bywa nadrukowany na naklejce, która blaknie albo ukrywa się pod obudową. Dysk wymieniony na gwarancji dostaje nowy numer seryjny, a komputer pozostaje ten sam. Trwała, widoczna etykieta na obudowie utrzymuje stały numer inwentarzowy, bez względu na to, co dzieje się z podzespołami w środku. Działa najlepiej jako jeden z identyfikatorów w programie zarządzania aktywami IT, a nie jako samodzielna naklejka.

Niezależnie od formatu etykieta fizyczna to tylko połowa systemu. Nabiera sensu dopiero razem z rekordem w oprogramowaniu, na przykład w bazie CMDB, który wskazuje, do czego odnosi się numer, kto za niego odpowiada i gdzie powinien być sprzęt.

Etykieta jest użyteczna tylko wtedy, gdy zostanie naklejona i zapisana w dniu, w którym urządzenie wchodzi do użytku. W przeciwnym razie stan ewidencji i stan magazynu rozjadą się w ciągu kilku miesięcy.

1. 1

   Przydział

   Nadaj unikalny numer z własnej serii organizacji, zanim sprzęt trafi do użytkownika.

2. 2

   Naklejenie

   Przymocuj etykietę do obudowy w miejscu widocznym, odpornym na czyszczenie i transport.

3. 3

   Zapis

   Wpisz numer na kartę urządzenia obok numeru seryjnego, właściciela i lokalizacji.

4. 4

   Kontrola

   Przy każdym audycie porównaj etykiety fizyczne z rekordami i wyjaśnij rozbieżności.

Gdy urządzenie ma etykietę, ten sam numer wspiera kilka codziennych zadań:

• Audyty fizyczne: przejdź z skanerem przez piętro i sprawdź, co jest na miejscu, zamiast zakładać, że nic się nie ruszyło.
• Odpowiedzialność: przy przekazaniu sprzętu etykieta zostaje, a zmienia się rekord osoby odpowiedzialnej, więc zgubiony przedmiot ma ślad ostatniego użytkownika.
• Cykl życia i księgowość: data zakupu, gwarancja, amortyzacja i data likwidacji są przypisane do numeru, z którego korzysta zarówno księgowość, jak i IT.
• Serwis: naprawy, wymiany części i zgłoszenia są zapisywane przy etykiecie, a nie przy numerze seryjnym podzespołu, który mógł się zmienić.

Nie każdy oznaczony obiekt to pojedynczy komputer. Stanowisko, monitor, stacja dokująca i klawiatura mogą zostać wydane jako jeden zestaw i ewidencjonowane pod jedną etykietą, jeśli organizacja woli zarządzać nimi jak jedną jednostką.

Działa też odwrotność. Jedna duża maszyna może mieć kilka etykiet, jeśli jej główne części, na przykład obudowa serwera i dyski w środku, są ewidencjonowane i amortyzowane osobno. Schemat oznaczeń musi odpowiadać sposobowi rozliczania sprzętu, a nie tylko sposobowi jego montażu.

W Anexet Inventory karta stanowiska ma zakładkę Urządzenia z wykrytymi podzespołami, z typem i producentem każdego z nich. Oznaczony komputer można porównać z jego faktycznymi częściami, a zamieniony podzespół łatwiej zauważyć.

Etykieta jest tylko tak dobra, jak dyscyplina wokół niej. Naklejki odchodzą lub są zamalowane, a etykieta na podzespole, który później trafi do innej obudowy, po cichu odłącza numer od obiektu, który miała identyfikować.

Nowy sprzęt, który od razu trafia do użytku bez etykiety, tworzy lukę, której stan inwentarza nigdy nie zamknie. Nieoznakowane urządzenie pojawiające się w sieci jest nieautoryzowanym urządzeniem, dopóki ktoś go nie zidentyfikuje. Dlatego etykiety sprawdza się z numerami seryjnymi, nazwami hostów i tym, co faktycznie jest podłączone, a nie traktuje jako jedynego źródła prawdy.

Najpierw oznacz zasoby, których utrata lub błędny zapis kosztowałby najwięcej, a potem regularnie porównuj etykiety z siecią według stałego harmonogramu. Etykieta, której nikt nie sprawdza, jest tylko ozdobą.