Raport o zasobach

Raport o zasobach jest tak użyteczny, jak atrybuty, które rejestruje. Raporty na potrzeby księgowości, bezpieczeństwa czy zarządzania licencjami kładą nacisk na różne pola, ale większość opiera się na tym samym rdzeniu danych.

Identyfikację tworzą nazwa i typ zasobu, producent, model, numer seryjny, numer inwentarzowy i etykieta zasobu. Odpowiedzialność i lokalizację opisują osoba odpowiedzialna lub przypisany użytkownik, dział, organizacja oraz stanowisko pracy lub biuro.

Stan cyklu życia pokazuje, czy zasób jest w użyciu, nieużywany, w serwisie czy czeka na odpis, wraz z datami zakupu i instalacji.

Szczegóły techniczne obejmują system, procesor, pamięć i dyski w przypadku sprzętu oraz wersję, wydawcę, datę instalacji i rozmiar w przypadku oprogramowania. Historia zmian rejestruje dodania, usunięcia, przeniesienia i rekonfiguracje, z czasem i osobą, która je wykonała.

Organizacje rzadko opierają się na jednym uniwersalnym dokumencie. Generują wyspecjalizowane warianty, a każdy odpowiada na inne pytanie.

Te same dane obsługują różne grupy odbiorców z odmiennymi pytaniami. Oficer bezpieczeństwa pyta, czy każde urządzenie jest zewidencjonowane i zgodne z punktem odniesienia. Kierownik licencji pyta, czy instalacje odpowiadają zakupionym uprawnieniom.

Właściciel budżetu pyta, co uwzględnić w wymianie sprzętu w przyszłym roku. Audytorzy zewnętrzni i wewnętrzni zadają wszystkie te pytania naraz.

Ze względu na tę szerokość raporty o zasobach należą do najczęściej żądanych dokumentów w zarządzaniu zasobami IT. To standardowy dowód w audytach sprzętu, punkt wyjścia rozliczeń licencyjnych i lista referencyjna, która wyznacza zakres reakcji na incydent.

Tradycyjne podejście to ręczne liczenie: arkusz wypełniany podczas okresowych inwentaryzacji. Szybko się dezaktualizuje, bo urządzenia są instalowane od nowa, laptopy podróżują, a ludzie zmieniają role. Im większy park sprzętowy, tym szybszy rozjazd.

Automatyczne wykrywanie usuwa większość tego rozjazdu. Liczy się świeżość danych, a nie formatowanie. Proces ma trzy etapy:

1. 1

   Agenci zgłaszają dane na bieżąco

   Agenci na punktach końcowych nieprzerwanie zgłaszają skład sprzętowy i zainstalowane oprogramowanie.

2. 2

   Wykrywanie znajduje nieznane urządzenia

   Urządzenia, których nikt nie zarejestrował, i tak trafiają do inwentarza.

3. 3

   Raporty są widokami na rejestr

   Inwentarz jest żywym rejestrem. Raporty eksportuje się na żądanie lub według harmonogramu.

Ramy bezpieczeństwa i ładu organizacyjnego traktują inwentaryzację zasobów jako warunek wstępny dla zarządzania zgodnością. Organizacja nie może chronić, łatać ani rozliczać tego, czego nie spisała. ISO/IEC 27001 oczekuje udokumentowanych inwentarzy z przypisaną odpowiedzialnością, a PCI DSS wymaga inwentarza komponentów systemowych objętych zakresem. Kontrola finansowa spółek publicznych opiera się na dokładnych rejestrach środków trwałych.

Podczas audytu raport o zasobach to zwykle pierwszy żądany dokument, i łatwo popełnić w nim przypadkowy błąd. Jedno niewyjaśnione urządzenie albo jedna instalacja bez licencji to już uwaga audytowa. Zespoły z ciągłym, śledzonym inwentarzem odpowiadają na takie pytania w minuty, a nie tygodnie.

Karta każdego stanowiska w Anexet Inventory zawiera sprzęt i zainstalowane oprogramowanie, więc dane źródłowe raportu można sprawdzić komputer po komputerze. Widok inwentarza oprogramowania pokazuje wersję i datę instalacji, od których zależą przeglądy licencji.

1 / 2

• 
• 

Zacznij od pól, o które naprawdę pytają zespoły audytu, finansów i licencji, i uzgodnij je, zanim zbudujesz pierwszy szablon. Następnie zautomatyzuj ich zbieranie i ustaw wysyłkę według harmonogramu, tak aby kolejny raport był widokiem na bieżący park, a nie osobnym projektem.