Framework zasobów

W zarządzaniu zasobami framework to model, który zamienia rozproszone rekordy sprzętu i licencji w uporządkowany program. Określa cztery elementy: taksonomię kategorii zasobów, cykl życia, przez który przechodzi każdy zasób, role przypisujące własność, pieczę i nadzór oraz zasady decyzyjne dotyczące zatwierdzania, zmian i wycofywania zasobów. Dzięki niemu odpowiedzi na praktyczne pytania wynikają z polityki, a nie z improwizacji. Czy dział może sam kupić laptopy? Kto zatwierdza zakup oprogramowania?

Termin jest szerszy niż jakikolwiek rejestr czy baza danych. Arkusz z numerami seryjnymi nie jest frameworkiem, podobnie jak narzędzie do wykrywania, bez względu na kompletność skanu. Framework to zbiór definicji i odpowiedzialności, który decyduje, co muszą zawierać te rekordy, kto je prowadzi i jakie decyzje zasilają. W ramach zarządzania zasobami IT to struktura, którą narzędzia automatyzują. Nie zastępują jej.

Framework zaczyna się od podziału populacji zasobów na kategorie. Kategoria określa wszystko, co następuje dalej: jakie atrybuty są rejestrowane, jakie kontrole obowiązują, kto jest naturalnym właścicielem i jak wycenia się zasób. Typowa taksonomia w przedsiębiorstwie wyróżnia pięć kategorii przedstawionych poniżej.

Taksonomię utrzymują dwie zasady. Kategorie muszą wykluczać się wzajemnie, tak aby każdy zasób miał dokładnie jedno miejsce w strukturze. Muszą też wyczerpywać cały zakres, tak aby nic, na co organizacja wydaje pieniądze, nie znajdowało się poza nią. Każda kategoria potrzebuje zasad nazewnictwa i oznaczania, opisanych w identyfikacji zasobów. Gdy nowy typ zasobu nie pasuje, zmienia się sam framework. Listy tworzone doraźnie poza nim to miejsce, w którym zaczyna się shadow IT.

Żadna organizacja nie musi wymyślać frameworku od zera. Kilka zbiorów praktyk jest powszechnie adaptowanych. Seria ISO 55000 opisuje system zarządzania zasobami w ogólnych zarysach: spójne decyzje o zasobach, cykl planuj-wykonaj-sprawdź-działaj oraz ciągłość od polityki do pojedynczego zasobu. ITIL traktuje zarządzanie zasobami jako praktykę zarządzania usługami i łączy cykl życia zasobu z dostarczaniem usług, rekordami konfiguracji oraz bazą CMDB. Perspektywa bezpieczeństwa dodaje wymóg inwentaryzacji. NIST SP 800-53 oczekuje kompletnego, aktualnego spisu składników systemów informatycznych, przeglądanego w określonych odstępach. ISO/IEC 27001 wymaga spisu zasobów z przypisaną własnością.

Dojrzałe organizacje rzadko przyjmują jeden standard w całości. Typowy wzorzec to warstwa zarządzania w stylu ISO 55000, powiązanie z cyklem życia w stylu ITIL oraz wymóg inwentaryzacji wynikający z bezpieczeństwa, dostosowane do skali i profilu ryzyka organizacji.

Cykl życia to kręgosłup frameworku. Każdy zasób zawsze znajduje się dokładnie w jednym etapie, a każdy etap ma określone kryteria wejścia, kryteria wyjścia i odpowiedzialną rolę. Klasyczny model obejmuje pięć etapów:

1. 1

   Planowanie

   Określa się wymagania, zatwierdza budżety i ustala standardy zakupu. Kluczowe rekordy: zatwierdzone standardy, pozycje budżetu.

2. 2

   Nabycie

   Zasób zostaje kupiony, wydzierżawiony lub przyjęty, po czym zostaje zarejestrowany i oznaczony. Kluczowe rekordy: dokument zakupu, wpis w inwentarzu, znacznik zasobu.

3. 3

   Eksploatacja

   Zasób jest konfigurowany, wydawany, utrzymywany i okresowo weryfikowany. Kluczowe rekordy: historia przydziałów, rejestr konserwacji.

4. 4

   Zmiana

   Przeniesienie, modernizacja, ponowny przydział lub zmiana klasyfikacji w miarę ewolucji sposobu użycia. Kluczowe rekordy: historia zmian, zaktualizowane atrybuty.

5. 5

   Wycofanie

   Zasób zostaje wyłączony, jego dane usunięte, a sprzęt ponownie użyty, sprzedany lub zniszczony. Kluczowe rekordy: protokół likwidacji, dowód sanityzacji.

Najczęstszy błąd to kupić narzędzie i uznać zadanie za zakończone. Agent wykrywania, który listuje każdy punkt końcowy, nie jest frameworkiem, podobnie jak baza CMDB. Framework to uzgodnienie dotyczące kategorii, własności, etapów i uprawnień decyzyjnych, które te systemy rejestrują i egzekwują. Narzędzie to miejsce, w którym żyją rekordy. Bez frameworku wynik narzędzia zamienia się w listę bez właściciela. Bez narzędzia framework grzęźnie w ręcznej obsłudze.

Praktyczny test: czy organizacja potrafi odpowiedzieć na podstawie rekordów, a nie z pamięci? Jakie zasoby posiadamy? Kto odpowiada za każdy z nich? Na jakim etapie cyklu życia jest każdy? Kiedy ostatnio sprawdzono odpowiedź? Dobry framework czyni te pytania rutyną. Słaby zamienia każde z nich w śledztwo.

W Anexet Inventory karta każdej stacji roboczej ma zakładkę Devices, która wymienia wszystkie komponenty wraz z ich typem i producentem. Na karcie serwera ta sama zakładka dodaje kolumny numeru inwentarzowego i numeru seryjnego, dzięki czemu rejestr można porównać z dokumentami zakupu i stanem magazynowym.

1 / 2

• 
• 

Framework przypisuje zadania nazwanym rolom, a nie temu, kto pierwszy zauważy problem. Zestaw ról jest niewielki i stabilny, a każda rola ma jedną decyzję, za którą odpowiada:

Warto zacząć od kategorii i ich właścicieli, a nie od oprogramowania. Przypisać jednego właściciela do każdej kategorii, uzgodnić pięć etapów cyklu życia i dopiero wtedy wybrać narzędzie, które zapisuje to, co framework już rozstrzyga. Wcześnie połączyć framework z zarządzaniem licencjami oprogramowania, bo tam koszt i ryzyko nieprzypisanej listy pojawiają się najpierw.