Co obejmuje ta kategoria
Elektroniczne usługi wiadomości to kanały, którymi przesyłane są wiadomości i załączniki między ludźmi: firmowa i webowa poczta, czat wewnętrzny, platformy współpracy, komunikatory konsumenckie i SMS. Każda z nich przenosi dane w inny sposób, więc polityka napisana z myślą o poczcie rzadko pasuje do pozostałych.
Dla ochrony danych ta kategoria ma znaczenie, bo wiadomość jest najczęstszym sposobem, w jaki informacje opuszczają organizację, często bez intencji pracownika. Treść tych kanałów chroni ochrona przed utratą danych (DLP), a stronę plikową tego samego problemu opisują usługi udostępniania plików.
Kategorie usług komunikacyjnych
Komunikacja biznesowa działa w kilku typach usług. Każdy przenosi dane inaczej i wymaga własnej uwagi.
| Usługa | Znaczenie dla danych |
|---|---|
| Poczta firmowa | Rejestr komunikacji zewnętrznej i punkt startu większości analiz incydentów |
| Platformy współpracy w firmie | Szybkie udostępnianie, a krąg odbiorców bywa luźniejszy niż w poczcie |
| Komunikatory konsumenckie | Używane do pracy niezależnie od polityki, szyfrowane end-to-end, poza kontrolą administratora |
| SMS i komunikacja mobilna | Mały wolumen, duża ekspozycja, często na prywatnych urządzeniach |
| Aplikacje głosowe i wideo | Czat i przesyłanie plików podczas rozmów, często pomijane w politykach |
| Poczta w przeglądarce | Prywatne skrzynki w firmowej przeglądarce wyglądają jak zwykły ruch WWW |
Dlaczego komunikacja jest głównym kanałem wycieku
Komunikacja powstała po to, by robić to, co ochrona danych chce kontrolować: wysyłać treść komuś innemu. Cztery cechy pogarszają ryzyko. Kanał jest używany przez cały dzień, więc sama liczba wiadomości gwarantuje błędy. Wybór adresata jest podatny na pomyłki, bo autouzupełnianie i podobne nazwiska prowadzą do ujawnienia bez intencji. Załącznik przenosi cały dokument jednym kliknięciem. A na wspólnym urządzeniu plik wrzucony do prywatnego czatu zamiast do zespołowego kanału już opuścił organizację.
Celowe nadużycia idą tymi samymi ścieżkami. Przypadkową stronę opisuje nieumyślne ujawnienie, a celową eksfiltracja danych. Dlatego kanału nie można po prostu ufać ani go zablokować, bo blokada zatrzymuje biznes.
Problem szyfrowania
Szyfrowanie end-to-end ukrywa treść wiadomości w transmisji i przed dostawcą usługi, więc kontrola sieciowa i bramowa widzi tylko metadane: kto do kogo pisał, kiedy i jak duży był załącznik. Z tego wynikają dwa skutki. Kontrola treści musi działać tam, gdzie treść jest jeszcze czytelna, czyli na stacji końcowej przed szyfrowaniem lub po odszyfrowaniu, a to zadanie DLP na stacji końcowej. Organizacja nie może też liczyć na to, że dostawca zachowa zapis wysłanych treści, a to ma znaczenie dla dochodzeń i obowiązków przechowywania.
Jak komunikacja jest nadzorowana
Pięć mechanizmów razem obejmuje kanał, od polityki po chronioną treść. Każdy zawodzi sam: polityka bez kontroli jest tylko dokumentem, a kontrola bez reguł odbiorców przegapi pomyłkę z adresem. Reguły łączące treść z miejscem przeznaczenia spinają całość, jak opisano w kontroli przepływu danych.
| Mechanizm | Co robi | Typowa luka |
|---|---|---|
| Polityka kanałów | Określa dopuszczone usługi, dane i urządzenia oraz wskazuje alternatywy | Użytkownicy przechodzą do niezatwierdzonych narzędzi, gdy nie ma wskazanej alternatywy |
| Kontrola treści | Sprawdza wiadomości i załączniki według reguł klasyfikacji | Widzi tylko treść, która jest jeszcze czytelna |
| Reguły odbiorców | Ogranicza domeny zewnętrzne i oznacza pierwszych odbiorców | Nie ocenia, czy znany odbiorca powinien mieć dostęp do danych |
| Retencja i archiwizacja | Przechowuje korespondencję służbową przez okres wymagany przepisami | Dodaje zespołowi pracy związanej z magazynem i przeglądem |
| Szyfrowanie i ochrona praw | Chroni samą wiadomość, więc przekazanie dalej jej nie ujawnia | Odbiorcy potrzebują oprogramowania, które otworzy chroniony plik |
Kontrola komunikatorów i poczty w przeglądarce w konsoli
W kontroli komunikatorów Anexet każdy komunikator webowy ma własny przełącznik, więc administrator decyduje usługa po usłudze, które rozmowy są kontrolowane. Poczta webowa działa tak samo. Firmową pocztę obsługuje przechwytywanie poczty e-mail, a osobna skrzynka otwarta w firmowej przeglądarce jest ustawiana oddzielnie.
1 / 2
Wymiar zgodności i monitoring pracowników
Korespondencja służbowa często podlega obowiązkom prawnym: przepisom o przechowywaniu w finansach i sektorze publicznym, wnioskom o dostęp do danych osobowych na podstawie RODO oraz wnioskom w postępowaniach sądowych. Komunikacji w niezatwierdzonych usługach konsumenckich trudno dostarczyć na żądanie, dlatego polityka kanałów jest zarówno kwestią bezpieczeństwa, jak i zgodności.
Monitoring komunikacji pracowników sam w wielu krajach podlega regulacjom. Nadzór zwykle łączy środki techniczne z informowaniem, proporcjonalnością i, tam gdzie wymagane, uzgodnieniem z radą pracowników lub przedstawicielami załogi. Przed włączeniem kontroli dowolnego kanału sprawdź lokalne przepisy.
Od czego zacząć
Zacznij od danych, których wyciek najbardziej zaszkodziłby, a potem sprawdź kanały, którymi te dane faktycznie płyną. Polityki napisane dla wszystkich plików we wszystkich usługach naraz kończą blokowaniem pracy i zostają wyłączone. Krótka lista chronionych treści i dwóch lub trzech zatwierdzonych kanałów działa lepiej niż długa lista zakazów.
Czytaj dalej: Systemy DLP — czym są i jak działają; Inżynieria społeczna a systemy DLP: jak chronić firmę przed wyciekami danych.
Wyciek przez komunikator rzadko wygląda na atak. Wygląda na zwykły, zajęty dzień, jedna odpowiedź za drugą.
Anexet TeamJak rozwiązuje to Anexet
Anexet monitoruje komunikację tam, gdzie treść jest jeszcze czytelna, na urządzeniu końcowym, dzięki czemu obejmuje zarówno usługi szyfrowane, jak i pocztę firmową:
Przechwytywanie poczty
poczta firmowa i przeglądarkowa jest analizowana wraz z załącznikami, z działaniami od rejestrowania do blokowania.
Pokrycie komunikatorów
agenci na urządzeniach końcowych przechwytują wiadomości i transfery plików w szeroko używanych komunikatorach i platformach współpracy, w tym w usługach z szyfrowaniem end-to-end, ponieważ inspekcja odbywa się po stronie klienta.
Polityki oparte na treści
wiadomości i załączniki są oceniane przez tezaurusy bezpieczeństwa (170 gotowych słowników), reguły wzorców dla ustrukturyzowanych identyfikatorów, banki skrótów dla dokładnego dopasowania plików, biblioteki cyfrowych odcisków dla szablonów dokumentów oraz etykiety poufności.
Warunki odbiorcy i kanału
reguły łączą treść z miejscem docelowym, więc adresy zewnętrzne i prywatne mogą być traktowane inaczej niż wewnętrzne.
Ślad audytu i architektura on-premise
każde zdarzenie wiadomości jest rejestrowane z użytkownikiem, znacznikiem czasu, usługą, odbiorcą, klasyfikacją i podjętym działaniem, a cała przechwycona treść pozostaje w infrastrukturze organizacji.
Anexet DLP
Dowiedz się więcej