Systemy DLP — czym są i jak działają

Informatyzacja i cyfryzacja wszystkich procesów życiowych to główny trend ostatnich lat. Ponieważ każda z tych dziedzin przenosi się do świata cyfrowego i staje się coraz bardziej mobilna, potrzebny jest równie mobilny, nowoczesny i odpowiadający wymogom czasu obwód ochrony danych. Jednym z przedstawicieli takiego zaawansowanego podejścia do bezpieczeństwa informacji są systemy DLP.

Ochrona danych w systemach DLP: trzy stany informacji

Systemy DLP chronią informacje na wszystkich etapach ich cyklu życia, obejmując trzy kluczowe stany: dane używane, dane w ruchu i dane w spoczynku.

Dane używane (Data in Use)

To informacje, z których aktywnie korzysta się w pracy przedsiębiorstwa. Luki w zabezpieczeniach mogą pojawić się podczas ich odczytu, aktualizacji lub usuwania. Niedostateczna ochrona używanych danych może prowadzić do wycieków informacji lub nieuprawnionego dostępu.

Dane w ruchu (Data in Transit)

Ten rodzaj danych przemieszcza się w obrębie sieci, między bazami danych lub poza organizację. Główne ryzyka są związane z przesyłaniem informacji wrażliwych na prywatne adresy e-mail, do magazynów w chmurze lub przez niezabezpieczone kanały komunikacji. Systemy DLP zapobiegają takim wyciekom, kontrolując przepływy danych i blokując nieuprawnione transfery.

Dane w spoczynku (Data at Rest)

To informacje przechowywane w postaci archiwalnej lub nieaktywnej. Takie dane są używane rzadziej, ale ich ochrona ma krytyczne znaczenie, ponieważ naruszenie repozytorium może doprowadzić do utraty informacji o znaczeniu strategicznym. Systemy DLP zapewniają kontrolę dostępu i maksymalny poziom bezpieczeństwa danych archiwalnych.

We wszystkich trzech stanach informacje mogą być poufne – to dane, do których dostęp jest surowo regulowany, a ich wyciek może negatywnie wpłynąć na reputację i sytuację finansową firmy. Należą do nich:

• dane osobowe pracowników;

• tajemnice handlowe i państwowe;

• informacje finansowe i strategiczne.

Systemy DLP zapewniają kompleksową ochronę informacji wrażliwych, zapobiegając wyciekom i regulując dostęp do danych krytycznych, co podnosi ogólny poziom bezpieczeństwa przedsiębiorstwa.

Zadania systemu DLP

Jakie główne zadania rozwiązuje system DLP? Ogólnie można wyróżnić dwie grupy zadań:

1. bezpieczeństwo informacji;
2. bezpieczeństwo ekonomiczne.

Zapewnienie bezpieczeństwa informacji obejmuje pełny cykl ochrony danych poufnych przed wszelkiego rodzaju ryzykami: wyciekiem, działaniami insiderów, przypadkowym przesłaniem, uszkodzeniem, niewłaściwym wykorzystaniem, ryzykiem reputacyjnym i tak dalej. W systemach DLP cały obieg informacji poufnych jest rejestrowany i analizowany pod kątem możliwych ryzyk dla przedsiębiorstwa.

Bezpieczeństwo ekonomiczne dotyczy monitorowania i oceny aktywności sieciowej personelu w miejscu pracy, aby wykryć niewłaściwe wykorzystanie czasu pracy i zasobów firmowych. Obejmuje ono również zapobieganie potencjalnym szkodom dla firmy, które powstałyby w wyniku wycieku danych poufnych. 

Główne korzyści z wykorzystania systemu DLP:

• znaczne ograniczenie możliwych strat finansowych wynikających z wycieku informacji poufnych firmy;

• wykrywanie niewłaściwego wykorzystania zasobów firmowych przez pracowników;

• zmniejszenie ryzyka reputacyjnego i wizerunkowego związanego z wyciekiem informacji;

• identyfikacja nielojalnych pracowników, którzy mogą negatywnie wpływać na wyniki firmy;

• prowadzenie postępowań w sprawie incydentów bezpieczeństwa informacji i wykrywanie kanałów wycieku danych;

• optymalizacja procesów biznesowych zgodnie z wykrytymi problemami.

Cele stosowania systemów DLP

Problem bezpieczeństwa informacji w nowoczesnym przedsiębiorstwie jest bardzo dotkliwy. Dziś podejście do procesów biznesowych się zmieniło i pojawiło się więcej elementów infrastruktury, które są wykorzystywane w pracy, ale nie znajdują się bezpośrednio w obwodzie bezpieczeństwa i ochrony informacji. Na przykład usługi chmurowe, zdalne stanowiska pracy, korzystanie z dużej liczby serwisów społecznościowych i komunikatorów i tak dalej. Z tego powodu wycieki informacji stały się bardziej prawdopodobne, a wyjaśnianie incydentów bezpieczeństwa informacji przekształciło się w czasochłonny i skomplikowany proces.

Głównym celem stosowania systemów DLP w takiej sytuacji jest zapobieganie każdemu incydentowi niewłaściwego wykorzystania informacji poufnych, niezależnie od przyczyny i źródła zagrożenia bezpieczeństwa.

Jak działa system DLP?

Z reguły algorytm działania systemów DLP można podzielić na cztery etapy: przechwytywanie i pozyskiwanie informacji, przekazywanie ich do bazy danych w celu przechowywania, indeksowanie całego zbioru danych oraz końcową analizę.

Pierwszy etap to przechwytywanie i pozyskiwanie informacji z maksymalnej liczby źródeł i w maksymalnej liczbie formatów, zgodnie z tym, co wykorzystuje przedsiębiorstwo. Wskaźnikiem jakościowym jest w tym przypadku liczba wykorzystywanych źródeł informacji, a zaawansowane systemy DLP potrafią przechwytywać informacje ze wszystkich głównych kanałów komunikacji używanych w firmie:

• wewnętrzne i zewnętrzne usługi pocztowe (MS Outlook, Thunderbird, yahoo.com, gmail.com);

• przesyłanie plików przez FTP/FTPS, HTTP/HTTPS, SSL dla POP3, SMTP;

• wiadomości w komunikatorach, takich jak ICQ, Google Talk, Yahoo! Messenger, Viber, Telegram;

• zarządzanie treścią baz danych PostgreSQL, MySQL, SQLite, Microsoft SQL Server, IBM;

• drukowanie i kopiowanie informacji na drukarkach i skanerach lokalnych oraz sieciowych;

• nagrania audio i wideo z komputera służbowego, zrzuty ekranu z monitora.

Po przechwyceniu cała objętość danych trafia do bazy danych (BD) i jest indeksowana. Indeksowanie to przypisanie obiektowi danych unikalnego atrybutu wyszukiwania (indeksu), aby przyspieszyć jego późniejsze wyszukiwanie w bazie.

Ostatnim krokiem jest analiza. Systemy DLP wykorzystują różne sposoby analizy przechwyconych danych. Podobnie jak w analogii z liczbą źródeł przechwytywania, im bardziej różnorodne możliwości analizy są dostępne w systemie, tym szersza i bardziej niezawodna będzie ogólna ochrona informacji. Najczęściej stosuje się cztery rodzaje analizy: treściową, atrybutową, statystyczną i zdarzeniową. Przyjrzyjmy się im bliżej.

1. Analiza treściowa to analiza treści tekstowej z uwzględnieniem morfologii i transliteracji języka (według słów, wyrażeń, fraz).
2. Atrybutowa – analiza oparta na atrybutach nośników (urządzeń, dokumentów, plików).
3. Zdarzeniowa – analiza wykonywana w momencie wystąpienia z góry określonego zdarzenia (uruchomienie aplikacji, wejście na stronę internetową, próba dostępu do informacji chronionych hasłem i tak dalej);
4. Statystyczna – po osiągnięciu określonej liczby zdarzeń (liczba wejść na stronę, liczba wiadomości e-mail przesłanych w ciągu dnia i tak dalej).

Jak wybrać system DLP?

Jeszcze kilka lat temu uważano, że korzystanie z systemów DLP jest dostępne tylko dla dużych przedsiębiorstw. Głównym argumentem za ich stosowaniem była skala, złożoność zarządzania i organizacji wewnętrznych procesów korporacyjnych. Dziś opinia się zmieniła. O zastosowaniu systemów DLP decyduje obecnie nie wielkość firmy, lecz wewnętrzne procesy wymiany informacji, konieczność zapewnienia niezawodnego obwodu ochrony danych, coraz częstsze przypadki wycieków oraz duża liczba źródeł zagrożeń dla bezpieczeństwa informacji. Rynek potrzebuje elastycznego, dostępnego cenowo oprogramowania o szerokiej funkcjonalności. Aby wybrać system DLP dla przedsiębiorstwa, trzeba odpowiedzieć na kilka pytań:

Ile kanałów komunikacji trzeba monitorować?

Przedsiębiorstwo powinno ustalić, które kanały komunikacji są wykorzystywane w godzinach pracy, które z nich mogą stanowić potencjalne zagrożenie dla bezpieczeństwa informacji, a które mogą być źródłem niewłaściwego marnowania czasu pracy personelu.

Jakie narzędzia oferuje oprogramowanie? Jakie możliwości analityczne są dostępne?

Czy system DLP ogranicza się wyłącznie do monitorowania informacji, czy ma również moduł analityki, reagowania i blokowania incydentów.

Jakie wymagania techniczne trzeba spełnić, aby wdrożyć oprogramowanie zabezpieczające?

Przed instalacją systemu DLP warto upewnić się, że nie ma ograniczeń systemowych dla tego typu oprogramowania, oraz sprawdzić, czy konieczne będzie zakupienie dodatkowego sprzętu lub dodatkowych zasobów obliczeniowych.

Wiarygodność dostawcy i jakość komunikacji. Czy potrzebne jest wsparcie techniczne?

Sprawdź wiarygodność dostawcy oprogramowania. Jakie opinie krążą o jego pracy i produkcie? Czy posiada licencje i certyfikaty pozwalające świadczyć takie usługi? Poproś o prezentację produktu, a jeśli jest dostępny – o okres testowy korzystania z oprogramowania. Warto też zwrócić uwagę na informację zwrotną ze strony firmy. Czy nie zostaniesz sam z nowym oprogramowaniem? Zwróć uwagę na to, jak szybko i kompetentnie działa dział wsparcia technicznego.

Czy personel trzeba wcześniej przeszkolić i czy pojawią się dodatkowe koszty rozbudowy zespołu do obsługi oprogramowania?

Z pomocą konsultantów oceń zakres wdrożenia oprogramowania. Poza wymaganiami technicznymi dotyczącymi eksploatacji dowiedz się, czy konieczne jest szkolenie specjalistów ds. bezpieczeństwa w zakresie obsługi i konfiguracji oprogramowania, jak zostanie przeszkolony i zabezpieczony obecny personel oraz jakie będą koszty finansowe i pracochłonność.

No i oczywiście koszt produktu z uwzględnieniem wszystkich potrzeb. Na jaki okres chcesz kupić licencję?

Kolejna ważna kwestia przy wyborze systemu DLP.

Celowość zakupu systemu DLP

Każda firma sama określa celowość zakupu systemu DLP. Składa się na to zespół czynników: potrzeba rozwiązania problemów z bezpieczeństwem informacji, konieczność automatyzacji systemów ochrony i pracy działu bezpieczeństwa, obecność dużej ilości poufnych, wrażliwych danych wymagających ochrony, wcześniejsze incydenty związane z bezpieczeństwem i tak dalej. Ważnym czynnikiem jest również koszt oprogramowania oraz liczba pracowników zatrudnionych w firmie.

Każdy z tych czynników firma ocenia indywidualnie. Możemy jedynie powiedzieć, że dziś żaden biznes nie rozwinie się bez bezpieczeństwa informacji.

Co wpływa na koszt systemu DLP

Koszt tego typu oprogramowania może zależeć od modelu, w jakim dostawca oferuje produkt: jako jeden produkt (z całą funkcjonalnością) albo modułowo (nabywca sam określa priorytetowy dla siebie pakiet usług i za niego płaci). Na koszt systemu DLP może też wpływać okres użytkowania zawarty w oprogramowaniu (na cały czas lub na czas ograniczony) oraz liczba usług towarzyszących i zakres wsparcia.

Rola systemów DLP w procesach biznesowych

Systemy DLP to nie tylko narzędzie cyberbezpieczeństwa, ale również skuteczny mechanizm optymalizacji procesów biznesowych. Ich głównym zadaniem jest zapobieganie wyciekom danych poufnych, co pomaga zminimalizować ryzyko reputacyjne i finansowe. Możliwości DLP nie ograniczają się jednak do ochrony informacji.

Optymalizacja procesów biznesowych za pomocą systemu DLP

Analiza bezpieczeństwa i korekta procesów

Systemy DLP pomagają ocenić skuteczność obecnych środków ochrony, wykryć luki i wprowadzić korekty w politykach bezpieczeństwa. Dzięki temu stają się nie tylko narzędziem obrony, ale też strategicznym narzędziem zarządzania bezpieczeństwem informacji.

Archiwum komunikacji biznesowej

Aby wygodnie pracować z archiwami danych, system DLP oferuje intuicyjny interfejs oraz zaawansowane narzędzia wyszukiwania i przeglądania dokumentów. Ułatwia to wyjaśnianie incydentów i analizę luk, które doprowadziły do wycieków danych.

Wykrywanie zagrożeń wewnętrznych

Systemy DLP monitorują szeroki zakres kanałów komunikacji, analizują przesyłane dane i zapobiegają nieuprawnionym wyciekom informacji poufnych. Potrafią rozpoznawać dokumenty poufne, kontrolować komunikację pracowników i wykrywać potencjalne zagrożenia.

Zwiększenie efektywności działu bezpieczeństwa

Nowoczesne rozwiązania DLP automatyzują kontrolę bezpieczeństwa informacji w przedsiębiorstwie, zmniejszając obciążenie pracowników działu bezpieczeństwa. Pomagają w tym funkcje:

• konfigurowanie elastycznych reguł bezpieczeństwa pod unikalne potrzeby każdej firmy;
• system powiadamiania o incydentach w czasie rzeczywistym;
• automatyczne raporty i analityczne pulpity nawigacyjne.

Zarządzanie ryzykiem reputacyjnym i kontrola lojalności pracowników

Systemy DLP pomagają monitorować kulturę korporacyjną, wykrywać nastroje antykorporacyjne i minimalizować ryzyko ataków reputacyjnych.

Monitorowanie produktywności pracowników

Systemy bezpieczeństwa pozwalają analizować wykorzystanie czasu pracy, kontrolować aktywność sieciową i oceniać wpływ różnych zasobów (serwisów społecznościowych, komunikatorów itp.) na efektywność pracy.

Nowoczesne systemy DLP to nie tylko ochrona danych, ale też uniwersalne narzędzie do zarządzania ryzykiem, analizy procesów biznesowych i podnoszenia efektywności firmy. Zapewniają kompleksowe podejście do bezpieczeństwa informacji i umożliwiają kadrze zarządzającej podejmowanie świadomych decyzji w zakresie polityki kadrowej, strategii konkurencyjnej i planowania zasobów.

Rynek systemów DLP

Rynek systemów DLP w ostatnich latach otrzymał silny impuls wzrostu. Do tego wzmożonego zainteresowania w dużej mierze przyczyniły się globalne procesy, które w wielu krajach zachodziły w latach 2019-2024: pandemia COVID-19, kryzys finansowy, powszechna cyfryzacja gospodarki oraz przejście na hybrydowy lub zdalny tryb pracy. Wpływ miały również wysoki poziom penetracji internetu, pojawienie się zależności wielu firm i osób prywatnych od dostępności takiej usługi oraz wiele innych czynników. Na rynku istnieje realna potrzeba zapewnienia bezpieczeństwa informacji przy wielu źródłach zagrożeń.

Systemy DLP mają swoje produkty we wszystkich regionach świata: Ameryka Północna (USA, Kanada), Europa (Wielka Brytania, Niemcy, Francja, Włochy, Hiszpania, Rosja), region Azji i Pacyfiku (Chiny, Japonia, Indie, Australia, Korea Południowa), Ameryka Łacińska, Bliski Wschód, Afryka. Najwięksi gracze na rynku systemów DLP pochodzą z dwóch krajów: Stanów Zjednoczonych (IBM, Palo Alto Networks, Microsoft, McAfee) oraz Japonii (Trend Micro).

Oczywiście, jak każdy produkt, a szczególnie w branży oprogramowania, systemy DLP mają swoje zalety i wady. Przyjrzyjmy się im bliżej.

Zalety systemów DLP

• zapewnienie bezpiecznego obwodu rejestrowania i wymiany informacji poufnych w przedsiębiorstwie;

• kontrola pracowników i ich efektywności;

• zapobieganie wyciekom danych i reagowanie na incydenty zgodnie ze standardami cyberbezpieczeństwa;

• dostosowanie reguł bezpieczeństwa cyfrowego i scenariuszy reagowania do potrzeb firmy;

• system jako narzędzie analityczne i raportowe dla bezpieczeństwa informacji i analityki.

Do wad należą

• zakłócenia procesów biznesowych i pracy systemów przy nieprawidłowej konfiguracji DLP;

• złożoność konfiguracji i zarządzania (w przypadku niektórych produktów);

• dodatkowe koszty sprzętu i usług przechowywania danych w chmurze.