Nieaktualne dane

Dane stają się nieaktualne, gdy przestają służyć celowi, dla którego je zebrano. Są przestarzałe, zastąpione albo przechowywane po upływie okresu użyteczności. Mimo to nadal leżą w repozytorium, na udziale plikowym, w skrzynce pocztowej lub w kopii zapasowej i zwykle pozostają dostępne.

Nieaktualność jest cechą przydatności i etapu cyklu życia, a nie tajności. Trzyletnia kopia bazy klientów nie jest mniej wrażliwa tylko dlatego, że jest stara. To po prostu kopia, której nikt nie używa, nie obserwuje i nie pamięta.

Większość nieaktualnych danych zostaje po zwykłej pracy, której nikt nie sprząta. Typowe źródła to niezarządzane kopie oraz zapisy, które przetrwały ludzi i systemy, które je stworzyły:

Dane, z których nikt nie korzysta, tworzą cztery osobne ryzyka:

• Powierzchnia ataku bez nadzoru: zapomnianych kopii rzadko obejmuje monitoring, przegląd uprawnień czy poprawki. Stare repliki baz są atrakcyjnym celem, bo nikt ich nie utrzymuje ani nie chroni.
• Ekspozycja regulacyjna: ramy takie jak GDPR wymagają ograniczenia przechowywania, więc dane osobowe nie mogą być trzymane dłużej, niż wymaga ich cel. Gromadzenie nieaktualnych rekordów bez powodu może samo w sobie naruszać tę zasadę, a każda kopia poszerza zakres naruszenia danych.
• Błędne decyzje: raporty oparte na przestarzałych danych prowadzą do złych decyzji biznesowych i bezpieczeństwa.
• Koszt i złożoność: nieaktualne dane zajmują miejsce, spowalniają kopie zapasowe i utrudniają inwentaryzację oraz projekty klasyfikacji.

Nieaktualne dane to nie to samo co usunięty plik (usunięty z systemu plików, ale możliwy do odzyskania) ani remanencja (dane szczątkowe na nośniku po usunięciu). Nieaktualne dane są w systemie w pełni aktywne, po prostu nie są już potrzebne. Standardowym działaniem jest czyszczenie (purge): celowe i zweryfikowane usunięcie na końcu cyklu życia danych, łącznie z kopiami zapasowymi.

Ponieważ nieaktualność dotyczy przydatności, a nie treści, nie da się jej wykryć, oglądając sam plik. Użyteczne sygnały to metadane i sposób użycia:

• Daty ostatniego dostępu i modyfikacji: główny wskaźnik, choć kopie zapasowe mogą odświeżać znaczniki czasu
• Dane bez właściciela: pliki i skrzynki, których właściciela nie ma już w katalogu
• Duplikaty: kopie tego samego dokumentu, zwykle zbędne poza jedną
• Nazwy po zastąpieniu: „final”, „v2”, „old”, „backup” lub datowane kopie obok aktywnego pliku
• Uśpione repozytoria: udziały i foldery bez zapisu przez długi czas, wycofywane jako całość

Większość organizacji wie, że przechowuje nieaktualne dane, a mimo to ich nie usuwa. Powody są organizacyjne, nie techniczne. Nikt nie jest właścicielem decyzji, więc nikt jej nie zatwierdza. Koszt przechowywania jest niewidoczny, a koszt usunięcia czegoś potrzebnego bardzo wyraźny. Blokady prawne i niejasne wymogi sprawiają, że bezterminowe przechowywanie wydaje się bezpieczniejsze niż obronny harmonogram. Nie ma też wiarygodnego sposobu, by stwierdzić, czy stary zbiór danych jest naprawdę nieużywany.

Praktyczną odpowiedzią jest przeniesienie decyzji na moment tworzenia danych: każdy nowy zbiór dostaje właściciela i datę wygaśnięcia. Istniejący zasób porządkuje się w ograniczonych kampaniach, zaczynając od repozytoriów bez właściciela i uśpionych, gdzie ryzyko jest największe, a sprzeciwów najmniej. Każda kampania zaczyna się od klasyfikacji danych, żeby wiadomo było, co się usuwa.

Porządkowanie działa najlepiej w tej kolejności:

1. 1

   Inwentaryzacja i klasyfikacja

   Nie można wycofać tego, czego nie widać.

2. 2

   Harmonogramy retencji

   Określaj daty usunięcia przy tworzeniu danych, a nie po ich nagromadzeniu.

3. 3

   Przeglądy uprawnień

   Cofaj uprawnienia, które przetrwały swój cel, zwłaszcza gdy pracownicy odchodzą.

4. 4

   Bezpieczna utylizacja

   Wykonuj czyszczenie zgodnie z harmonogramem i sprawdzaj, czy objęło kopie zapasowe.

Zacznij od zbiorów, których wyciek zaszkodziłby najbardziej, a potem od repozytoriów, których nikt nie prowadzi. Reguły retencji napisane dla wszystkich plików naraz zwykle zostają wyłączone, więc pierwsza kampania ma być na tyle mała, by dało się ją skończyć.