Zarządzanie inwentaryzacją IT

Zarządzanie inwentaryzacją to cztery powtarzające się czynności, a nie jednorazowy spis. Identyfikacja znajduje sprzęt i oprogramowanie, które faktycznie istnieją. Ewidencja wpisuje każdą pozycję do rejestru inwentarzowego wraz ze statusem, właścicielem, działem i lokalizacją. Aktualizacja utrzymuje te dane w zgodzie z rzeczywistością, gdy komputer zmienia miejsce albo oprogramowanie się zmienia. Uzgadnianie porównuje rejestr z tym, co jest rzeczywiście podłączone lub zainstalowane, i wskazuje pozycje, które występują tylko po jednej stronie.

Sprzęt i oprogramowanie zmieniają się według własnego harmonogramu, a nie według rocznego audytu. Dlatego zarządzanie inwentaryzacją działa w sposób ciągły. Rejestr, który jest dokładny w dniu utworzenia i nigdy potem nie jest aktualizowany, traci wartość w ciągu kilku tygodni.

Zarządzać inwentaryzacją można na dwa sposoby. W podejściu ręcznym administrator wpisuje każdy komputer, urządzenie i aplikację do rejestru. Wpis jest poprawny w chwili dodania, ale rejestr zaczyna się rozjeżdżać, gdy coś się zmieni i nikt go nie uzupełni. Podejście automatyczne korzysta z agentów na stanowiskach lub skanów sieci, które wykrywają, co faktycznie jest obecne, więc rejestr odzwierciedla rzeczywistość.

Dojrzałe programy łączą oba sposoby. Automatyczne wykrywanie utrzymuje podstawowy rejestr w aktualności bez ręcznej pracy, a administratorzy dodają kontekst biznesowy, którego skan nie odtworzy, na przykład kto jest właścicielem komputera i w którym dziale pracuje.

Zarządzanie inwentaryzacją zwykle prowadzi pozycję przez pięć etapów:

1. 1

   Utworzenie bazy

   Zbuduj początkowy rejestr obejmujący cały sprzęt i oprogramowanie już używane, zanim zacznie się ciągłe śledzenie.

2. 2

   Wdrożenie nowych pozycji

   Ujmij w rejestrze nowo kupiony lub nowo wykryty sprzęt i oprogramowanie od razu, z przypisanym właścicielem, statusem i lokalizacją.

3. 3

   Bieżąca aktualizacja

   Zmieniaj rejestr, gdy komponenty są dodawane, wymieniane lub usuwane, gdy oprogramowanie jest instalowane lub aktualizowane i gdy pozycje przechodzą między osobami, działami lub biurami.

4. 4

   Uzgodnienie i audyt

   Porównuj rejestr z tym, co faktycznie wykryto, tak aby rozbieżności były poprawiane, a nie narastały bez wiedzy.

5. 5

   Wycofanie

   Wyłącz pozycję z użycia i oznacz ją jako spisaną. Jej historia zostaje w rejestrze zamiast być usunięta.

Stale utrzymywana inwentaryzacja wspiera kilka rzeczy, od których zależy biznes:

• Widoczność bezpieczeństwa: sprzętu lub oprogramowania, którego nie ma w rejestrze, nie da się załatać, monitorować ani uwzględnić w reagowaniu na incydenty.
• Wykrywanie odstępstw: urządzenie podłączone poza oczekiwaną konfiguracją albo skonfigurowane urządzenie, które zniknęło, można oznaczyć. Ta sama zasada stoi za wykrywaniem zmian w sprzęcie.
• Planowanie utrzymania: aktualny rejestr pokazuje, które maszyny się starzeją, które wymagają naprawy i których aplikacje zbliżają się do końca wsparcia.
• Audyt i zgodność: audyty wewnętrzne i regulacyjne żądają dowodów tego, co istnieje i kto za to odpowiada. Ciągłe zarządzanie zamienia takie żądanie w raport, a nie w pilny spis.

W Anexet Inventory każdy komputer i urządzenie ma własną kartę ze statusem, osobą odpowiedzialną, działem i lokalizacją. Mapa biura pokazuje sprzęt na planie piętra, a zakładka Aplikacje wylicza oprogramowanie faktycznie zainstalowane na maszynie.

1 / 2

• 
• 

Cztery problemy powodują, że większość inwentaryzacji się dezaktualizuje:

• Shadow IT: sprzęt lub oprogramowanie wchodzi do użycia bez wpisania do rejestru, więc nigdy się w nim nie pojawia.
• Nieaktualne wpisy: rejestr był dokładny w chwili tworzenia, ale nigdy nie był aktualizowany, gdy zmieniały się urządzenia i aplikacje.
• Praca rozproszona i zdalna: biura, domowe stanowiska i mobilne miejsca pracy utrudniają wykrycie zmian bez automatycznego wykrywania.
• Ręczny nakład przy skali: ręcznie prowadzona inwentaryzacja zostaje w tyle, gdy liczba komputerów, urządzeń i aplikacji przekracza to, co może śledzić mały zespół.

Zacznij od bazy: zbuduj początkowy rejestr obejmujący cały sprzęt i oprogramowanie już używane. Potem wpisuj nowe pozycje w miarę ich pojawiania się i poprawiaj zapis za każdym razem, gdy komputer się przeprowadza, komponent się zmienia lub aplikacja jest aktualizowana.

Aktualne dane są wejściem, na którym opiera się zarządzanie zasobami IT (ITAM). Bez nich decyzje o zakupach, licencjach i wycofaniu opierają się na danych, które już są nieaktualne.