Etykietowanie danych

Etykieta to nie nazwa folderu ani komentarz dla człowieka. To ustrukturyzowane metadane zapisane w obiekcie lub do niego dołączone, dzięki czemu oprogramowanie może je odczytać.

Edytor tekstu, klient poczty, agent DLP i usługa szyfrowania mogą odczytać tę samą etykietę i dojść do tej samej decyzji dotyczącej dokumentu, nawet jeśli żadne z nich jej nie utworzyło. Klasyfikacja danych to ocena poziomu wrażliwości. Etykieta jest trwałym zapisem tej oceny, więc decyzja nie musi być powtarzana za każdym razem, gdy plik jest otwierany, kopiowany lub wysyłany e-mailem.

Większość schematów etykietowania łączy w jednym znaczniku kilka rodzajów informacji:

Etykiety rzadko pochodzą tylko z jednego źródła. Większość środowisk łączy kilka metod, aby nic nie zostało bez oznaczenia.

Ręcznie: autor wybiera etykietę z listy podczas tworzenia lub zapisywania dokumentu. Działa to dobrze, gdy ludzie są przeszkoleni, ale łatwo ją pominąć pod presją terminu.

Automatycznie: oprogramowanie sprawdza treść pod kątem słów kluczowych i identyfikatorów, takich jak numery kart lub numery dowodów, oraz cyfrowych odcisków dokumentów, i nadaje etykietę bez czekania na człowieka.

Domyślnie: etykieta bazowa jest nadawana w chwili utworzenia pliku lub e-maila. Dokument nigdy nie jest całkowicie bez etykiety, nawet zanim ktokolwiek go sprawdzi.

Przez dziedziczenie: kopia, załącznik lub wyeksportowany plik przejmuje etykietę źródła. Dzięki temu treść pochodna pozostaje objęta nadzorem bez osobnego etykietowania.

Szyfrowanie, dostęp i udostępnianie, zapobieganie utracie danych oraz retencja mogą odczytać tę samą etykietę zamiast domyślać się wrażliwości. Polityka, która korzysta z etykiety, przechodzi cztery kroki:

1. 1

   Sprawdzenie etykiety

   Polityka sprawdza, czy etykieta jest obecna, oraz jej identyfikator lub nazwę wewnętrzną.

2. 2

   Dopasowanie reguły

   Dopasowana etykieta staje się kolejnym warunkiem obok warunków tekstowych i kanałowych.

3. 3

   Zastosowanie działania

   Zezwolenie, zapis, alert, kwarantanna do weryfikacji lub blokada w poczcie, sieci WWW, chmurze, komunikatorach i na nośnikach wymiennych.

4. 4

   Zapis zdarzenia

   Zdarzenie trafia do dziennika, dzięki czemu wynik można sprawdzić później.

Etykietowanie jest powierzchnią kontroli, nie gwarancją. Zawodzi na trzy przewidywalne sposoby, a narzędzia rozpoznające wrażliwą treść bezpośrednio nadal działają, gdy etykiety brakuje.

• Luki w pokryciu: lata danych nieustrukturyzowanych na udziałach plikowych i w osobistych skrzynkach powstały, zanim istniała jakakolwiek polityka etykietowania. Rzadko są oznaczane wstecznie.
• Utrata etykiety: etykieta jest przypisana do kontenera. Skopiowany akapit, zrzut ekranu lub wklejenie do okna czatu przenosi treść dalej i zostawia etykietę w tyle. Skopiowany akapit może trafić do niewłaściwego odbiorcy, a tak zaczyna się wyciek danych.
• Nieaktualne etykiety: dokument jest oznaczany raz i nigdy nie wraca do przeglądu. Może być nadmiernie chroniony długo po utracie wrażliwości albo za słabo chroniony, gdy dodano nową treść.

W regule blokowania uwzględniającej treść zakładka Sensitivity labels dopasowuje samą etykietę, nie tylko tekst. Warunek może sprawdzić, czy etykieta jest obecna, jaki ma identyfikator lub nazwę wewnętrzną.

Regulacje rzadko wskazują konkretny schemat etykietowania. Zakładają jednak, że organizacja potrafi pokazać, które rekordy są danymi osobowymi, płatniczymi lub medycznymi, i że postępowanie z nimi odpowiadało obowiązkowi. Spójna etykieta jest praktycznym dowodem. Pozwala odpowiedzieć na żądanie osoby, której dane dotyczą, określić zakres zgłoszenia naruszenia albo pokazać audytorowi, że rekord był traktowany zgodnie ze swoją wrażliwością od chwili utworzenia.