Παρωχημένα Δεδομένα

Τα δεδομένα γίνονται παρωχημένα όταν έχουν ξεπεράσει τον σκοπό για τον οποίο συλλέχθηκαν. Είναι ξεπερασμένα, αντικαταστάθηκαν ή διατηρούνται πέραν της χρησιμότητάς τους, όμως παραμένουν σε ένα αποθετήριο, έναν κοινόχρηστο φάκελο, ένα γραμματοκιβώτιο ή ένα αντίγραφο ασφαλείας, και συνήθως παραμένουν προσβάσιμα.

Η παρωχημένη φύση αφορά τη συνάφεια και το στάδιο του κύκλου ζωής, όχι την εμπιστευτικότητα. Ένα τριετές αντίγραφο βάσης δεδομένων πελατών δεν είναι λιγότερο ευαίσθητο επειδή είναι παλιό. Είναι απλώς ένα αντίγραφο που κανείς δεν χρησιμοποιεί, δεν παρακολουθεί και δεν θυμάται.

Τα περισσότερα παρωχημένα δεδομένα μένουν από συνηθισμένη εργασία που ποτέ δεν καθαρίζεται. Τυπικές πηγές είναι τα μη διαχειριζόμενα αντίγραφα και οι εγγραφές που επιβιώνουν των ανθρώπων και των συστημάτων που τις δημιούργησαν:

Τα δεδομένα που κανείς δεν χρησιμοποιεί δημιουργούν τέσσερις διακριτούς κινδύνους:

• Ανεπιτήρητη επιφάνεια επίθεσης: τα ξεχασμένα αντίγραφα σπάνια καλύπτονται από παρακολούθηση, ελέγχους πρόσβασης ή ενημερώσεις ασφαλείας. Τα παλιά αντίγραφα βάσεων είναι ελκυστικοί στόχοι, επειδή κανείς δεν τα συντηρεί ούτε τα προστατεύει.
• Κανονιστική έκθεση: πλαίσια όπως ο GDPR απαιτούν περιορισμό της διατήρησης, άρα τα προσωπικά δεδομένα δεν μπορούν να κρατούνται περισσότερο απ' όσο χρειάζεται ο σκοπός τους. Η συσσώρευση παρωχημένων εγγραφών χωρίς λόγο μπορεί από μόνη της να παραβιάζει αυτόν τον κανόνα, και κάθε αντίγραφο διευρύνει το εύρος μιας πιθανής παραβίασης δεδομένων.
• Λανθασμένες αποφάσεις: αναφορές που βασίζονται σε ξεπερασμένα δεδομένα οδηγούν σε λανθασμένες επιχειρηματικές και ασφαλιστικές αποφάσεις.
• Κόστος και πολυπλοκότητα: τα παρωχημένα δεδομένα καταναλώνουν αποθηκευτικό χώρο, επιβραδύνουν τα αντίγραφα ασφαλείας και δυσκολεύουν τις απογραφές και τα έργα ταξινόμησης.

Τα παρωχημένα δεδομένα δεν είναι το ίδιο με ένα διαγραμμένο αρχείο (αφαιρεμένο από το σύστημα αρχείων, αλλά πιθανώς ανακτήσιμο) ούτε με τη remanence (υπολειμματικά δεδομένα που μένουν σε φυσικό μέσο μετά τη διαγραφή). Τα παρωχημένα δεδομένα είναι πλήρως ενεργά στο σύστημα· απλώς δεν χρειάζονται πια. Η τυπική αντιμετώπιση είναι η purge: σκόπιμη, επαληθευμένη διαγραφή στο τέλος του κύκλου ζωής, συμπεριλαμβανομένων των αντιγράφων ασφαλείας.

Επειδή η παρωχημένη φύση αφορά τη συνάφεια και όχι το περιεχόμενο, δεν εντοπίζεται εξετάζοντας ένα μόνο αρχείο. Χρήσιμα σήματα είναι τα μεταδεδομένα και η χρήση:

• Ημερομηνίες τελευταίας πρόσβασης και τροποποίησης: ο κύριος δείκτης, αν και τα αντίγραφα ασφαλείας μπορούν να ανανεώσουν τις χρονοσφραγίδες
• Δεδομένα χωρίς κάτοχο: αρχεία και γραμματοκιβώτια των οποίων ο κάτοχος δεν υπάρχει πια στον κατάλογο
• Διπλότυπο περιεχόμενο: αντίγραφα του ίδιου εγγράφου, σχεδόν όλα πλεονάζοντα εκτός από ένα
• Ονόματα αντικατάστασης: «final», «v2», «old», «backup» ή αντίγραφα με ημερομηνία δίπλα σε ένα ενεργό αρχείο
• Αδρανή αποθετήρια: κοινόχρηστοι φάκελοι και φάκελοι έργων ανενεργοί για μεγάλο διάστημα, που αποσύρονται ως ενιαία μονάδα

Οι περισσότεροι οργανισμοί γνωρίζουν ότι διατηρούν παρωχημένα δεδομένα και παρ' όλα αυτά δεν τα αφαιρούν, για οργανωτικούς και όχι τεχνικούς λόγους. Κανείς δεν κατέχει την απόφαση, άρα κανείς δεν την εγκρίνει. Το κόστος της διατήρησης είναι αόρατο, ενώ το κόστος της διαγραφής κάτι απαραίτητου είναι άμεσο. Οι νομικές δεσμεύσεις και τα ασαφή κριτήρια κάνουν την αόριστη διατήρηση να φαίνεται ασφαλέστερη από ένα υπερασπίσιμο χρονοδιάγραμμα. Και δεν υπάρχει αξιόπιστος τρόπος να διαπιστωθεί αν ένα παλιό σύνολο δεδομένων είναι πραγματικά αχρησιμοποίητο.

Η πρακτική απάντηση είναι να μετατεθεί η απόφαση στη στιγμή της δημιουργίας: κάθε νέο σύνολο δεδομένων παίρνει κάτοχο και λήξη. Το υπάρχον απόθεμα αντιμετωπίζεται με οριοθετημένες εκστρατείες, ξεκινώντας από τα αποθετήρια χωρίς κάτοχο και τα αδρανή, όπου ο κίνδυνος είναι μεγαλύτερος και οι αντιρρήσεις ελάχιστες. Κάθε εκστρατεία ξεκινά με μια ταξινόμηση δεδομένων, ώστε να είναι γνωστό τι διαγράφεται.

Ο καθαρισμός λειτουργεί καλύτερα με αυτή τη σειρά:

1. 1

   Απογραφή και ταξινόμηση

   Δεν μπορείτε να αποσύρετε ό,τι δεν βλέπετε.

2. 2

   Ορισμός χρονοδιαγραμμάτων διατήρησης

   Ορίστε ημερομηνίες διαγραφής τη στιγμή της δημιουργίας των δεδομένων, όχι αφού συσσωρευτούν.

3. 3

   Επανεξέταση πρόσβασης

   Ανακαλέστε δικαιώματα που επιβίωσαν του σκοπού τους, ειδικά όταν ένας εργαζόμενος αποχωρεί.

4. 4

   Ασφαλής απόρριψη

   Εκτελέστε τις purge σύμφωνα με το χρονοδιάγραμμα και επαληθεύστε ότι περιλαμβάνουν τα αντίγραφα ασφαλείας.

Ξεκινήστε από τα σύνολα δεδομένων των οποίων η διαρροή θα έβλαπτε περισσότερο, και μετά από τα αποθετήρια που κανείς δεν διαχειρίζεται. Οι κανόνες διατήρησης που γράφονται για όλα τα αρχεία ταυτόχρονα συνήθως απενεργοποιούνται, οπότε κρατήστε την πρώτη εκστρατεία αρκετά μικρή ώστε να ολοκληρωθεί.