Come acquistare un sistema DLP?

La sicurezza dell'impresa, compresa quella delle informazioni, è un tema di studio a sé. Per molti manager è una questione dolorosa, perché la scelta finale della strategia, degli strumenti di attuazione e la definizione dell'intero programma di politica di sicurezza informatica in azienda assorbono molte risorse, sia di lavoro sia finanziarie. Questo compito, tuttavia, non va sottovalutato. Non è raro che un'impresa subisca perdite enormi per non essere riuscita a garantire una struttura elementare di sicurezza delle informazioni. Oggi, in un articolo degli analisti di Anexet, esaminiamo una delle soluzioni più diffuse per le aziende: il sistema DLP, e vediamo come acquistarlo.

Che cos'è un sistema DLP

Un sistema DLP è uno speciale strumento software che fa parte dell'insieme di misure adottate per garantire la sicurezza informatica dell'azienda, protegge il traffico interno di informazioni e occupa una delle posizioni di primo piano nel perimetro complessivo di sicurezza dell'attività.

Il tema è piuttosto attuale per tutte le organizzazioni, indipendentemente dalle loro dimensioni e dalle specificità del lavoro. In ogni realtà esiste una quota di dati riservati che va protetta dalle influenze esterne, in ogni realtà esistono minacce alla sicurezza di questi dati provenienti sia dall'esterno sia dall'interno dell'azienda, in ogni realtà esiste una percentuale di negligenza nella gestione delle informazioni che può portare a perdite materiali e reputazionali tangibili. I sistemi DLP moderni risolvono molti problemi concreti e attuali delle aziende, per questo riteniamo utile questo argomento.

Per quanto colorite possano essere le descrizioni nella presentazione del prodotto all'utente finale, in questo caso l'azienda è interessata alla parte pratica: quali problemi e quali punti critici il sistema DLP sarà in grado di risolvere.

La protezione dei dati

Naturalmente è una delle funzioni principali del sistema. Tutto il suo lavoro è finalizzato a prevenire le fughe di informazioni riservate al di fuori del perimetro di sicurezza informatica dell'azienda, per qualsiasi motivo esse avvengano.

La lotta agli insider

Il sistema individua le azioni che fanno scattare gli allarmi nel flusso di informazioni e ne informa lo specialista della sicurezza. Può trattarsi della copia intenzionale di file riservati, dello spostamento di documenti con contrassegno di riservatezza, dell'invio di fotografie di documenti sui social network o di altro. I sistemi DLP analizzano le situazioni più dannose e prevedono in anticipo uno schema di risposta al loro verificarsi: informare i dipendenti responsabili oppure bloccare l'azione. 

La creazione di un archivio delle comunicazioni aziendali

I sistemi DLP mettono a disposizione un archivio delle comunicazioni aziendali aggiornato, accurato e facile da usare, che conserva tutte le informazioni e consente di utilizzarle per l'analisi.

L'automazione e la digitalizzazione del lavoro dei dipendenti del reparto di sicurezza informatica

I sistemi DLP offrono numerose possibilità di reportistica e di monitoraggio degli eventi all'interno del perimetro di sicurezza. Questo migliora notevolmente l'efficienza del reparto di sicurezza informatica e dei suoi dipendenti, riduce al minimo l'errore umano e aumenta l'obiettività della valutazione.

Il mantenimento della reputazione e degli standard di una partnership affidabile

L'implementazione di un sistema DLP aumenta il livello complessivo di sicurezza dei dati in azienda, cosa che i partner considerano un segnale positivo e un indice di affidabilità. In questo caso si riducono anche i rischi di impatto negativo sui dati del partner, la probabilità di fughe di dati e le pressioni da parte di terzi.

Il monitoraggio della produttività e della lealtà dei dipendenti

Nelle funzionalità di un sistema DLP lo studio della sicurezza dei dati riservati dell'impresa è strettamente legato allo studio dell'efficienza nell'utilizzo del tempo da parte dei dipendenti. Tutto il flusso di informazioni, infatti, è personalizzato: è sempre possibile stabilire chi ha inviato che cosa, da dove, dove e quando. Per questo gli sviluppatori utilizzano queste informazioni per monitorare i dipendenti. I sistemi DLP possono caricare dati sull'efficienza del lavoro, sull'orario di lavoro e sull'attività di rete, memorizzare e analizzare tutte le informazioni provenienti dagli account personali utilizzati dai dipendenti durante il lavoro e molto altro. È possibile anche usare la ricerca contestuale per stabilire la lealtà o la slealtà dei dipendenti verso la dirigenza e verso l'azienda nel suo complesso. 

Questa è solo una parte dei compiti che un sistema DLP risolve. Il software è così richiesto semplicemente perché offre analisi e reportistica di qualità con la completa libertà di circolazione dei dati.

Perché acquistare un sistema DLP è un problema?

Perché il compito di acquistare un sistema DLP risulta inaccessibile a molti? Vediamo il problema più in dettaglio. 

In primo luogo, non tutte le aziende considerano un problema la scarsa protezione dei dati. 

Per quanto possa sembrare strano, anche nel XXI secolo, in un'epoca di digitalizzazione delle imprese e di massimo collegamento di tutti i processi al supporto di Internet, non tutti valutano realmente la necessità della sicurezza informatica e dell'implementazione di soluzioni moderne nel business. Lo stesso vale per le aziende che, sicure dell'unicità dei propri servizi e non avendo concorrenti diretti, ritengono che i concorrenti indiretti o i truffatori online non presteranno particolare attenzione alla loro attività.

In secondo luogo, gli specialisti dell'azienda non sempre sono pronti a valutare in modo obiettivo le offerte software presenti sul mercato. 

Secondo alcuni manager responsabili, questo processo richiede determinati costi (di tempo e finanziari) e decisioni sul personale già in fase di selezione. Non è però del tutto vero. Le aziende fornitrici presentano il proprio prodotto in modo sufficientemente dettagliato, organizzano presentazioni, rispondono alle domande e gestiscono le obiezioni. L'onere della formazione sul software ricade sulle spalle del fornitore. E soprattutto: molti sviluppatori offrono un periodo di prova, durante il quale le aziende possono valutare nella pratica l'utilità del prodotto e dell'offerta.

In terzo luogo, le aziende possono avere obiezioni sul supporto legale del processo. 

La prima obiezione inconsapevole dei clienti riguarda quanto tutto questo sia legale. E non ci saranno conseguenze legali a lungo termine per l'azienda? In realtà le conseguenze dell'introduzione di un sistema DLP sono al contrario positive. Il datore di lavoro ha il diritto di valutare la produttività del dipendente, di verificare l'adempimento dei doveri lavorativi e il rispetto degli orari.
Al tempo stesso, i sistemi DLP aiutano l'azienda a rispettare le prescrizioni delle autorità di controllo in materia di sicurezza dei dati personali durante il trattamento e la conservazione dei dati personali nei sistemi informativi. 

In quarto luogo, le aziende possono prendere in considerazione soltanto la difesa dalle minacce esterne alla sicurezza informatica, ritenendo che sia sufficiente.

È un problema frequente anche nel processo di risoluzione del compito globale di garantire la sicurezza delle informazioni nelle imprese. Di norma le soluzioni più pubblicizzate e diffuse sono i prodotti software di protezione dagli impatti esterni (introduzione di malware), mentre nel perimetro di sicurezza generale sono possibili anche minacce interne di fuga di dati e rischi legati agli insider.

I criteri per la scelta di un sistema DLP

I criteri per la scelta di un sistema DLP possono essere suddivisi in linea generale in tre gruppi:

• per reputazione;

• per funzionalità;

• per servizio post-vendita.

Per reputazione

Il primo passo per conoscere un fornitore di software è verificarne la reputazione. È necessario controllare se il fornitore possiede le licenze per erogare i servizi e i certificati di conformità agli standard di qualità adottati per questo settore nel Paese.

Il secondo passo è esaminare la storia del fornitore del software: da quanto tempo prosegue lo sviluppo, quali obiettivi e valori aziendali l'azienda sostiene, quale squadra di dipendenti è coinvolta nel progetto. Questo vi aiuterà a capire quale esperienza ha alle spalle il fornitore e se la mette in pratica all'interno del prodotto.

Il terzo passo è esaminare l'attività social dell'azienda. Oggi i social network sono il volto dell'azienda, la sua voce. Potete conoscere i piani dell'azienda, i possibili aggiornamenti e rilasci del software, quanto il prodotto è rappresentato sul mercato internazionale e nella comunità degli sviluppatori.

Il quarto passo sono le recensioni su Internet, l'analisi delle funzionalità da parte di utenti ed esperti esterni e lo studio delle classifiche del software. Naturalmente oggi è una pratica diffusa acquistare recensioni, sia positive per il proprio prodotto sia negative per quello dei concorrenti. Ne esistono però anche di piuttosto informative, che sottolineano in modo concreto i difetti o i vantaggi del prodotto.

Funzionalità

La funzionalità è l'elemento chiave di ogni programma, soprattutto se viene utilizzato in un ambito delicato come la sicurezza informatica. Che cosa è importante approfondire nella scelta di un sistema DLP?

Quali canali di intercettazione delle informazioni sono previsti nella versione?

È evidente che più sono le fonti, più l'implementazione risulterà utile. La soluzione ottimale è quella che unisce le fonti di traffico web, i social network, le app di messaggistica, i servizi di posta elettronica e altro ancora (sia nelle versioni web sia in quelle desktop). I sistemi DLP possono anche tenere conto dell'uso di supporti di memoria esterni, di stampanti locali e di rete e degli archivi cloud. Oltre alle fonti sono importanti anche i formati che il sistema è in grado di analizzare. Ad esempio, sarà inefficace analizzare solo il traffico web sui protocolli HTTP/HTTPS ignorando il traffico SSL trasmesso su protocolli crittografati. Oppure rinunciare ad analizzare la copia dei documenti sui supporti di memoria nella valutazione complessiva dello scambio di file in rete.

Che tipo di analisi viene utilizzato in un sistema DLP?

I sistemi DLP devono garantire il massimo livello di analisi delle informazioni intercettate, indipendentemente dal formato di trasmissione, dalle circostanze esterne e interne, dagli eventi, dal collegamento dei dispositivi e da altri fattori. Per questo gli sviluppatori cercano di utilizzare approcci diversi all'analisi. I più usati sono l'analisi del contenuto (per parole e frasi presenti nei dati trasmessi) e l'analisi degli eventi (in base al verificarsi di una determinata azione, vietata o sotto controllo). Tipi di analisi delle informazioni molto diffusi nei sistemi DLP sono anche quella statistica (per indicatori numerici) e quella degli attributi (con l'individuazione degli attributi del file, dei documenti e delle informazioni trasmesse). È un tema piuttosto ampio, che ogni fornitore approfondisce separatamente: più è ampiamente rappresentato nel sistema, meglio è.

Dal punto di vista dell'acquirente è necessario valutare le esigenze reali presenti in azienda e la loro realizzazione da parte di un fornitore specifico.  Supponiamo che un sistema DLP di tipo classico sia abbastanza valido nell'analisi del contenuto, tenendo conto anche di molteplici fonti. Nelle ricerche, però, vengono usate solo forme «corrette» di scrittura del testo e le tecnologie di analisi linguistica non tengono conto della tendenza umana a sbagliare, ad avere fretta, ad abbreviare, soprattutto nella comunicazione informale. Alcuni sviluppatori comprendono questa particolarità e propongono analisi con correzione degli errori grammaticali e delle forme delle parole nel testo.

È importante anche la capacità di riconoscere documenti complessi, in cui l'analisi della trasmissione di testo e di immagini (stampa, foto) è combinata. Ad esempio, chiedete al fornitore se il suo sistema è in grado di riconoscere la trasmissione della fotografia di una licenza di attività. Un'azienda di web design, ad esempio, sarà disposta ad acquistare un sistema DLP solo se il sistema rileva la trasmissione di grafica vettoriale attraverso i canali di comunicazione.

Il sistema DLP dispone di strumenti per reagire rapidamente all'avvenuto trasferimento delle informazioni?

Per i sistemi DLP non è sufficiente rilevare la violazione della sicurezza informatica: è necessario anche offrire uno strumento efficace per bloccare questa azione, interrompendo la trasmissione. Ad esempio, il sistema Anexet permette di bloccare la trasmissione dei dati in base a diverse condizioni:

• blocco per contenuto (per testo, forme delle parole e così via);

• blocco per data e ora (trasmissione dei dati in una data o in un insieme di date indicate, in un orario indicato);

• blocco per stato del documento (assegnato nel sistema stesso);

• blocco per indirizzo IP (in modo selettivo per gli IP indicati);

• blocco per parametro del file (in base agli attributi del file selezionati);

• blocco per categoria di sito (un insieme predefinito di siti) e altri tipi di blocco. 

Come funzionano i blocchi? È molto semplice: tutti i dati intercettati vengono confrontati con le regole di blocco predefinite e, se coincidono, la trasmissione delle informazioni viene bloccata. È inoltre possibile impostare in anticipo le notifiche agli utenti responsabili in caso di attivazione delle politiche di sicurezza.

Prezzo e costo di gestione del sistema

È evidente che si tratta di uno degli argomenti importanti. I sistemi DLP moderni adottano l'attuale soluzione della modularità del sistema. Il software, cioè, viene venduto in pacchetti di funzionalità, il che consente in primo luogo di acquistare esattamente ciò che serve per risolvere i compiti di sicurezza informatica dell'azienda e, in secondo luogo, di ridurre il costo dell'implementazione del DLP. Il prezzo del software va richiesto allo sviluppatore.

Ampliamento delle funzionalità

Poiché i sistemi DLP dispongono in realtà di molti dati analitici, i fornitori possono proporre funzioni aggiuntive e capacità di analisi avanzate. Una soluzione diffusa è il monitoraggio del personale e della sua produttività sulla base dei dati di attività di rete. Gli acquirenti di un sistema DLP possono anche scoprire che gli strumenti di monitoraggio offerti dal DLP (fogli di presenza, report sul tempo dedicato alle attività e sul tempo improduttivo e altro) sono sufficienti e che non serve software aggiuntivo. Quando scegliete un sistema DLP, approfondite tutte le funzionalità: è possibile che un unico acquisto risolva diversi problemi strategici.

Servizio pre- e post-vendita

Oltre al prezzo di acquisto ci sono i costi di rinnovo della licenza del software e di assistenza. 

I sistemi DLP possono richiedere ulteriore attenzione da parte dell'acquirente e questa voce di costo va tenuta in considerazione per garantire che le questioni di utilizzo e di funzionamento vengano risolte tempestivamente.

In quali settori dell'impresa è obbligatorio installare i sistemi DLP?

Finora né i regolatori internazionali né quelli nazionali hanno reso obbligatoria l'installazione dei sistemi DLP. Si tratta di una decisione del tutto autonoma, che ricade interamente sulle spalle dell'impresa, senza sussidi aggiuntivi né agevolazioni fiscali. L'utilizzo del DLP, però, può essere tranquillamente raccomandato nei settori in cui si utilizza una grande quantità di informazioni sensibili e riservate. Tra questi settori rientrano:

• istituti bancari e assicurativi, borse di scambio e così via (dispongono di una grande quantità di dati sensibili in continuo cambiamento, che incidono sull'efficienza dell'organizzazione);

• organizzazioni del settore pubblico (coinvolte nei processi guida della società e dello Stato, in possesso di una grande quantità di informazioni personali riservate sui cittadini);

• imprese industriali critiche, imprese con un elevato livello di segretezza produttiva, imprese che impiegano nella produzione sostanze pericolose e nocive, i cui processi hanno un impatto diretto sulla società e sul suo funzionamento;

• imprese della società dell'informazione (telecomunicazioni, media, social network e piattaforme);

• sviluppatori di software;

• trasporti, logistica e infrastrutture correlate;

• aziende con un elevato livello di concorrenza sul mercato;

• aziende che si occupano di tecnologie a forte contenuto intellettuale, know-how, brevetti e così via.

Come si può notare, l'elenco è piuttosto lungo. Questo non significa però che le altre aziende e organizzazioni non debbano prendere in considerazione l'installazione dei sistemi DLP. Nel mondo digitale di oggi quasi ogni attività ha bisogno di proteggere le informazioni all'interno dell'azienda, indipendentemente dalle sue dimensioni e dal suo scopo operativo. 

I problemi pratici che un sistema DLP risolve

I sistemi DLP offrono un aiuto concreto alle aziende e risolvono compiti specifici nel perimetro della sicurezza informatica. Vediamo i compiti risolti prendendo come esempio Anexet.

1. Individuazione dei dipendenti inefficienti;

2. Rilevamento delle frodi finanziarie;

3. Rilevamento di frodi in una scuola pubblica;

4. Individuazione e prevenzione delle fughe di informazioni sulle promozioni dell'azienda;

5. Prevenzione della fuga dei dati dei clienti dell'azienda;

6. Frodi nella riparazione delle apparecchiature;

7. Dirottamento dei lead in arrivo verso un concorrente;

8. Individuazione dei dipendenti che svolgono lavori freelance in parallelo;

9. Rilevamento di comportamenti scorretti sul lavoro in una postazione remota e altri esempi.

Potete leggere di più sul sito.

Consigli dannosi nella scelta di un DLP

Oltre ai consigli utili, ecco alcuni consigli dannosi nella scelta di un sistema DLP che è meglio non seguire. 

1. Scegliete la soluzione di un fornitore di sistemi DLP che propone l'acquisto del software senza un periodo di prova gratuito, che consente ai vostri dipendenti di provare il prodotto solo dopo il pagamento e che insiste su un processo di implementazione e configurazione estremamente complesso. 

2. Un vero sistema DLP richiede necessariamente l'acquisto di apparecchiature e capacità aggiuntive, esige un lungo periodo di tempo per l'installazione e la messa a punto ed è gestito da un numeroso personale di sicurezza informatica.

3. Un sistema DLP moderno impone ai dipendenti di venire in ufficio e di lavorare solo sul proprio computer, su cui è installato il software di monitoraggio. Nessun accesso remoto: non è sicuro ed esclude l'uso del DLP.

4. Uno sviluppatore competente si prenderà cura del proprio prodotto. È troppo prezioso per restare nelle mani dell'utente dopo la scadenza della licenza. Non un secondo di più, tutto deve essere cancellato immediatamente.