Sistemi DLP — che cosa sono e come funzionano

L'informatizzazione e la digitalizzazione di tutti i processi della vita sono la tendenza principale degli ultimi anni. Poiché ognuno di questi ambiti passa al digitale e diventa sempre più mobile, nasce l'esigenza di garantire un perimetro di protezione dei dati altrettanto mobile, moderno e al passo con i tempi. Uno dei rappresentanti di questo approccio avanzato alla sicurezza informatica sono i sistemi DLP.

La protezione dei dati nei sistemi DLP: i tre stati delle informazioni

I sistemi DLP proteggono le informazioni in tutte le fasi del loro ciclo di vita, compresi tre stati chiave: i dati in uso, i dati in movimento e i dati inattivi.

Dati in uso (Data in Use)

Si tratta delle informazioni a cui si accede attivamente per l'attività dell'impresa. Le vulnerabilità possono presentarsi nel processo di lettura, aggiornamento o cancellazione. Una protezione inadeguata dei dati in uso può portare a fughe di informazioni o ad accessi non autorizzati.

Dati in movimento (Data in Transit)

Questo tipo di dati si muove all'interno della rete, tra i database o all'esterno dell'organizzazione. I rischi principali sono legati al trasferimento di informazioni sensibili verso indirizzi e-mail privati, archivi cloud oppure attraverso canali di comunicazione non protetti. I sistemi DLP prevengono queste fughe controllando i flussi di dati e bloccando i trasferimenti non autorizzati.

Dati inattivi (Data at Rest)

Si tratta delle informazioni conservate in stato archiviato o inattivo. Questi dati vengono utilizzati meno di frequente, ma la loro protezione è essenziale, poiché la compromissione degli archivi può portare alla perdita di informazioni di importanza strategica. I sistemi DLP garantiscono il controllo degli accessi e il massimo livello di sicurezza dei dati archiviati.

In tutti e tre gli stati le informazioni possono essere riservate: si tratta dei dati il cui accesso è rigorosamente regolamentato e la cui fuga può avere un impatto negativo sulla reputazione e sulla situazione finanziaria dell'azienda. Tra questi rientrano:

• i dati personali dei dipendenti;

• i segreti commerciali e di Stato;

• le informazioni finanziarie e strategiche.

I sistemi DLP garantiscono una protezione completa delle informazioni riservate, prevenendo le fughe e regolando l'accesso ai dati critici, il che aumenta il livello complessivo di sicurezza dell'impresa.

I compiti del sistema DLP

Quali sono i compiti principali che un sistema DLP risolve? In generale si possono distinguere due gruppi di compiti:

1. la sicurezza informatica;
2. la sicurezza economica.

Garantire la sicurezza informatica comprende il ciclo completo di protezione dei dati riservati da qualsiasi tipo di rischio: fughe di dati, attività di insider, trasmissione involontaria, danneggiamento, uso improprio, rischi reputazionali e così via. Nei sistemi DLP tutto il flusso di informazioni riservate viene registrato e analizzato per individuare i possibili rischi per l'impresa.

La sicurezza economica riguarda il monitoraggio e la valutazione dell'attività di rete del personale sul posto di lavoro, per individuare l'uso improprio dell'orario di lavoro e delle risorse aziendali. Comprende anche la prevenzione dei potenziali danni per l'azienda che si verificherebbero in caso di fuga di dati riservati. 

I principali vantaggi dell'utilizzo di un sistema DLP:

• riduzione significativa delle possibili perdite finanziarie dovute alla fuga di informazioni riservate dell'azienda;

• individuazione dell'uso improprio delle risorse aziendali da parte dei dipendenti;

• riduzione dei rischi reputazionali e di immagine legati alla fuga di informazioni;

• individuazione dei dipendenti sleali che possono influire negativamente sui risultati dell'azienda;

• indagine sugli incidenti di sicurezza informatica e individuazione dei canali di fuga delle informazioni;

• ottimizzazione dei processi aziendali in funzione dei problemi rilevati.

Gli scopi dell'utilizzo dei sistemi DLP

Il problema della sicurezza informatica dell'impresa moderna è molto sentito. Oggi l'approccio ai processi aziendali è cambiato e sono aumentati gli oggetti dell'infrastruttura che vengono utilizzati nel lavoro, ma non rientrano direttamente nel perimetro di sicurezza e di protezione delle informazioni. Ad esempio i servizi cloud, le postazioni di lavoro remote, l'utilizzo di un gran numero di social network e di app di messaggistica e così via. Per questo motivo le fughe di informazioni sono diventate più probabili e l'indagine sugli incidenti di sicurezza informatica si è trasformata in un processo lungo e complesso.

Lo scopo principale dell'utilizzo dei sistemi DLP in questo caso è prevenire qualsiasi episodio di uso non pertinente delle informazioni riservate, indipendentemente dalla causa e dalla fonte della minaccia alla sicurezza.

Come funziona un sistema DLP?

Di norma l'algoritmo dei sistemi DLP può essere suddiviso in quattro fasi: intercettazione e acquisizione delle informazioni, trasferimento in un database per la conservazione, indicizzazione dell'intero insieme di dati e analisi finale.

La prima fase è l'intercettazione e l'acquisizione delle informazioni dal maggior numero possibile di fonti e nel maggior numero possibile di formati, in base a quelli utilizzati dall'impresa. L'indicatore di qualità in questo caso è il numero di fonti di informazione impiegate: i sistemi DLP avanzati sono in grado di acquisire informazioni da tutti i principali canali di comunicazione utilizzati dall'azienda:

• servizi di posta interni ed esterni (MS Outlook, Thunderbird, yahoo.com, gmail.com);

• trasferimento di file tramite FTP/FTPS, HTTP/HTTPS, SSL per POP3, SMTP;

• messaggi delle app di messaggistica come ICQ, Google Talk, Yahoo! Messenger, Viber, Telegram;

• gestione dei contenuti dei database PostgreSQL, MySQL, SQLite, Microsoft SQL Server, IBM;

• stampa e copia di informazioni su stampanti e scanner locali e di rete;

• registrazioni audio e video del computer di lavoro, screenshot dello schermo del PC.

Dopo l'intercettazione, l'intero volume di dati viene inviato al database (DB) e indicizzato. L'indicizzazione consiste nell'assegnare a un oggetto dati un attributo di ricerca univoco (indice), per accelerarne la successiva ricerca nel database.

La fase finale è l'analisi. I sistemi DLP utilizzano metodi diversi per analizzare i dati intercettati. E, come nell'analogia con il numero di fonti da intercettare, più le capacità di analisi presenti nel sistema sono variegate, più la protezione complessiva delle informazioni sarà ampia e affidabile. I quattro tipi di analisi più utilizzati sono: l'analisi del contenuto, degli attributi, statistica e degli eventi. Vediamoli più in dettaglio.

1. L'analisi del contenuto è l'analisi del contenuto testuale, che tiene conto della morfologia e della traslitterazione della lingua (per parole, frasi, locuzioni).
2. Analisi degli attributi – analisi basata sugli attributi dei supporti (dispositivi, documenti, file).
3. Analisi degli eventi – analisi che viene eseguita al verificarsi di un evento predefinito (avvio di un'applicazione, accesso a un sito web, tentativo di accedere a informazioni protette da password e così via);
4. Analisi statistica – al raggiungimento di un certo volume di eventi (numero di visite a un sito, numero di e-mail trasmesse al giorno e così via).

Come scegliere un sistema DLP?

Alcuni anni fa si riteneva che l'utilizzo dei sistemi DLP fosse accessibile soltanto alle grandi imprese. L'argomento principale a favore del loro impiego era la scala, la complessità nella gestione e nell'organizzazione dei processi aziendali interni. Oggi però questa opinione è cambiata. L'utilizzo dei sistemi DLP non è più determinato dalle dimensioni dell'azienda, ma dai processi interni di scambio delle informazioni, dalla necessità di garantire un perimetro affidabile di protezione dei dati, dalla maggiore frequenza dei casi di fuga di dati e dall'elevato numero di fonti di minacce alla sicurezza informatica. Serve un software flessibile, accessibile e con ampie funzionalità. Per scegliere un sistema DLP per la propria impresa è necessario rispondere ad alcune domande:

Quanti canali di comunicazione dovete monitorare?

L'impresa deve stabilire quali canali di comunicazione vengono utilizzati durante l'orario di lavoro, quali di essi possono rappresentare una potenziale minaccia per la sicurezza informatica e quali possono essere fonte di un impiego improprio del tempo di lavoro del personale.

Quali strumenti offre il software? Quali capacità analitiche sono disponibili?

Il sistema DLP si limita al solo monitoraggio delle informazioni oppure comprende anche un modulo di analisi, di risposta e di blocco degli incidenti.

Quali requisiti tecnici sono necessari per installare il software di sicurezza?

Prima di installare il sistema DLP è importante accertarsi che non vi siano limitazioni di sistema per questo tipo di software e verificare se sarà necessario acquistare hardware o capacità aggiuntivi.

Affidabilità del fornitore e qualità della comunicazione. Vi serve il supporto tecnico?

Informatevi sull'affidabilità del fornitore del software. Quali recensioni ci sono sul suo lavoro e sul suo prodotto? Dispone di licenze e di certificazioni per erogare questi servizi? Richiedete una presentazione del prodotto e, se disponibile, un periodo di prova del software. Vale la pena prestare attenzione anche al riscontro da parte dell'azienda. Non rischiate di ritrovarvi da soli con il nuovo software? Verificate con quanta rapidità e competenza lavora il reparto di supporto tecnico.

Il personale deve essere formato in anticipo? Ci saranno costi aggiuntivi per ampliare il personale addetto alla manutenzione del software?

Con l'aiuto dei consulenti, valutate la portata dell'implementazione del software. Oltre ai requisiti tecnici di funzionamento, verificate se è necessario formare il personale della sicurezza per la manutenzione e la configurazione del software, come verranno formati e sostituiti i dipendenti già in servizio e quali saranno i costi finanziari e di lavoro.

E, naturalmente, il costo del prodotto tenendo conto di tutte le esigenze. Per quanto tempo vi interessa acquistare la licenza?

Un altro aspetto importante nella scelta di un sistema DLP.

L'opportunità di acquistare un sistema DLP

Ogni azienda valuta autonomamente l'opportunità di acquistare un sistema DLP. Entra in gioco un insieme di fattori: la necessità di risolvere i problemi di sicurezza informatica, l'esigenza di automatizzare i sistemi di protezione e il lavoro del reparto sicurezza, la presenza di una grande quantità di dati riservati e sensibili da proteggere, i precedenti in materia di sicurezza e così via. Anche il costo del software è un fattore importante, così come il numero di dipendenti che lavorano in azienda.

Ciascuno di questi fattori viene valutato dall'azienda individualmente. Possiamo solo affermare che oggi nessuna attività può svilupparsi senza la sicurezza informatica.

Che cosa influisce sul costo di un sistema DLP

Il costo di questo tipo di software può dipendere dal modello con cui il fornitore propone il prodotto: come prodotto unico (con tutte le funzionalità) oppure a moduli (ogni fornitore individua un pacchetto di servizi prioritario e lo fa pagare). Il costo di un sistema DLP può essere influenzato anche dal periodo di utilizzo incluso nel software (per tutta la durata o per un periodo limitato) e dal numero di servizi correlati e di assistenza.

Il ruolo dei sistemi DLP nei processi aziendali

I sistemi DLP non sono soltanto uno strumento di cybersecurity, ma anche un potente meccanismo di ottimizzazione dei processi aziendali. Il loro compito principale è prevenire le fughe di dati riservati, riducendo al minimo i rischi reputazionali e finanziari. Le potenzialità del DLP, tuttavia, non si limitano alla protezione delle informazioni.

L'ottimizzazione dei processi aziendali con un sistema DLP

Analisi della sicurezza e correzione dei processi

I sistemi DLP aiutano a valutare l'efficacia delle misure di protezione in essere, a individuare le vulnerabilità e a correggere le politiche di sicurezza. Questo li rende non solo uno strumento di difesa, ma uno strumento strategico di gestione della sicurezza informatica.

Archivio delle comunicazioni aziendali

Per lavorare facilmente con gli archivi di dati, il sistema DLP offre un'interfaccia intuitiva, una ricerca avanzata e strumenti di consultazione dei documenti. Questo semplifica l'indagine sugli incidenti e l'analisi delle vulnerabilità che hanno portato alle fughe di dati.

Individuazione delle minacce interne

I sistemi DLP monitorano un'ampia gamma di canali di comunicazione, analizzano i dati trasmessi e prevengono le fughe non autorizzate di informazioni riservate. Sono in grado di riconoscere i documenti riservati, di monitorare la comunicazione dei dipendenti e di individuare le potenziali minacce.

Aumento dell'efficienza del servizio di sicurezza

Le soluzioni DLP moderne automatizzano il controllo della sicurezza informatica aziendale, riducendo il carico di lavoro del personale addetto alla sicurezza. A questo contribuiscono le funzioni:

• configurazione di regole di sicurezza flessibili, in base alle esigenze specifiche di ogni azienda;
• sistema di notifica degli incidenti in tempo reale;
• report automatici e dashboard analitiche.

Gestione dei rischi reputazionali e controllo della lealtà dei dipendenti

I sistemi DLP aiutano a monitorare la cultura aziendale, a individuare gli atteggiamenti ostili all'azienda e a ridurre al minimo i rischi di attacchi reputazionali.

Monitoraggio della produttività dei dipendenti

I sistemi di sicurezza consentono di analizzare l'utilizzo dell'orario di lavoro, di monitorare l'attività di rete e di valutare l'impatto delle varie risorse (social network, app di messaggistica e così via) sull'efficienza lavorativa.

I sistemi DLP moderni non sono soltanto protezione dei dati, ma uno strumento universale di gestione dei rischi, di analisi dei processi aziendali e di miglioramento dell'efficienza dell'azienda. Offrono un approccio completo alla sicurezza informatica e permettono al top management di prendere decisioni consapevoli negli ambiti della politica del personale, della strategia competitiva e della pianificazione delle risorse.

Il mercato dei sistemi DLP

Il mercato dei sistemi DLP ha ricevuto un notevole impulso alla crescita negli ultimi anni. A questa maggiore attenzione hanno contribuito in larga parte i processi globali che hanno interessato molti Paesi tra il 2019 e il 2024: la pandemia di COVID-19, la crisi finanziaria, la digitalizzazione generale dell'economia e il passaggio a un formato di lavoro ibrido o remoto. Hanno inciso anche l'elevato livello di penetrazione di Internet, la nascita di una dipendenza di molte aziende e di molte persone dalla disponibilità di questo servizio e molti altri fattori. Sul mercato esiste una reale necessità di garantire la sicurezza delle informazioni in presenza di molteplici fonti di minaccia.

I sistemi DLP hanno i loro prodotti in tutte le regioni del mondo: America del Nord (USA, Canada), Europa (Regno Unito, Germania, Francia, Italia, Spagna, Russia), Asia-Pacifico (Cina, Giappone, India, Australia, Corea del Sud), America Latina, Medio Oriente, Africa. I principali attori del mercato dei sistemi DLP appartengono a due Paesi: gli Stati Uniti (IBM, Palo Alto Networks, Microsoft, McAfee) e il Giappone (Trend Micro).

Naturalmente, come ogni prodotto, e in particolare nel settore del software, i sistemi DLP hanno i loro vantaggi e i loro svantaggi. Vediamoli più in dettaglio.

I vantaggi dei sistemi DLP

• garantiscono un circuito sicuro di registrazione e di scambio delle informazioni riservate in azienda;

• controllo dei dipendenti e della loro produttività;

• prevenzione delle fughe di dati e risposta in linea con gli standard di cybersecurity;

• personalizzazione delle regole di sicurezza digitale e delle risposte in base alle esigenze dell'azienda;

• il sistema come strumento di analisi e di reportistica per la sicurezza informatica e l'analitica.

Tra gli svantaggi rientrano

• l'interruzione dei processi aziendali e dei sistemi in caso di configurazione errata del DLP;

• la complessità di configurazione e di gestione (per alcuni prodotti);

• i costi aggiuntivi per le apparecchiature e per i servizi di archiviazione cloud.