Unidad de Mantenimiento de Existencias (SKU)

El SKU es una invención del comercio minorista y del almacenamiento, no de la fabricación. La fábrica asigna un número de modelo a un diseño. La empresa que almacena y vende ese diseño asigna encima su propio SKU. Necesita responder preguntas para las que el número de modelo nunca estuvo pensado: cuántas unidades de esta variante exacta hay en el estante, cuántas están en pedido y a qué precio se vende precisamente esta variante. El SKU es la unidad sobre la que se construyen los recuentos de existencias, los puntos de reposición y los informes de ventas, es decir, el núcleo de la gestión de inventario.

Como la propia empresa crea el SKU, el código es interno por definición. Dos minoristas que venden el mismo portátil del mismo fabricante casi nunca usarán el mismo SKU. Cada uno tiene su propio esquema de numeración, sus categorías y sus razones para separar o agrupar variantes. Un número de pieza del fabricante funciona al revés: identifica el mismo artículo físico de la misma forma en cualquier lugar donde se venda.

No existe un estándar único sobre el aspecto de un SKU. A diferencia de una simbología de código de barras, el formato es el que decide la empresa que lo emite. La mayoría de los esquemas coinciden en una idea: una cadena alfanumérica corta formada por segmentos. Cada segmento codifica un dato del artículo, y la cadena se lee de izquierda a derecha.

Un esquema bien diseñado es lo bastante corto para que una persona lo lea en una etiqueta de estante y para que un escáner lo imprima sin errores. Además, debe ser único en todo el catálogo.

Separar el inventario por SKU y no por nombre de producto es lo que hace posibles varias tareas cotidianas de inventario.

Reponer solo la variante que se está agotando, y no toda la línea de producto, exige saber qué SKU ha visto bajar su recuento. Comparar qué color, talla o configuración se vende más rápido requiere cifras de venta desglosadas por SKU, no por producto. Conciliar una orden de compra con lo que se entregó, la cantidad correcta de la configuración correcta, es una comprobación línea por línea a nivel de SKU. Es exactamente la discrepancia que revisa un equipo de compras de TI cuando llega un envío de portátiles.

El SKU forma parte de un pequeño grupo de identificadores que se parecen en la etiqueta, por eso se mezclan. Cada uno responde a una pregunta distinta sobre el mismo objeto físico.

En las compras y el inventario de TI, el SKU aparece muy al principio del ciclo de vida del activo, antes de que un equipo se desembale, se etiquete o se asigne a alguien. Los equipos de compras usan el SKU del proveedor o del distribuidor para especificar exactamente qué configuración piden. Un modelo de portátil con una combinación concreta de RAM y almacenamiento es un SKU. El mismo modelo con más almacenamiento es otro. Acertar el SKU en la orden de compra evita que el almacén reciba la configuración equivocada.

Una vez que llega el hardware, la función del SKU en la mayoría de las organizaciones termina en la práctica y otros identificadores toman el relevo. El SKU le dijo a compras qué producto adquirir. Desde el momento en que se abre la caja, el número de serie identifica esa unidad, y una etiqueta de activo o un número de inventario asignado internamente la marca como un artículo propio y rastreado, que pasa por la asignación, el mantenimiento y la baja, el ciclo de vida que gobierna la gestión de activos de hardware. Un catálogo de modelos para la planificación de compras puede seguir citando los SKU de los proveedores. Sin embargo, el registro diario de quién tiene qué equipo se basa en números de serie y etiquetas de activo, no en el SKU.

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   Especificar

   Compras elige el SKU del proveedor que corresponde exactamente a la configuración, por ejemplo RAM y almacenamiento.

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   Pedir

   El SKU va en la orden de compra, para que el almacén envíe la configuración correcta.

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   Recibir

   Las unidades entregadas se comprueban con el pedido línea por línea, a nivel de SKU.

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   Identificar

   Cada unidad recibe su número de serie registrado, junto con una etiqueta de activo o un número de inventario.

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   Seguir

   La asignación, el mantenimiento y la baja se registran después sobre esa unidad, y no sobre el SKU.

Después de la entrega, el inventario de hardware de Anexet mantiene una ficha por equipo, con fabricante, número de serie, número de inventario, estado y ubicación. El registro diario se apoya, por tanto, en el número de serie y el número de inventario, y no en el SKU.

Un esquema de SKU solo es útil mientras se mantiene coherente. Registrar el SKU original en una base de datos de gestión de la configuración conserva el historial de un artículo en un solo lugar. Cuatro errores recurrentes rompen esa coherencia con el tiempo:

• Reutilizar un SKU retirado corrompe todos los informes históricos de ventas y existencias del artículo original.
• Dividir poco las variantes: tamaños de almacenamiento distintos bajo un mismo SKU no se pueden reponer con precisión.
• Dividir demasiado las variantes: SKU separados para cambios que no afectan al precio, al stock ni a la reposición.
• Orden de segmentos inconsistente: cambiar el significado de cada segmento hace ilegibles los códigos anteriores.

Escribe las reglas de los segmentos antes de emitir el primer SKU y mantén fijo el significado de cada segmento durante toda la vida del catálogo. Los registros de compra solo cubren lo que se adquirió por este proceso, así que sigue haciendo falta el descubrimiento para encontrar el hardware que llegó por otra vía.