Etiqueta de Activo

El número de serie del fabricante indica qué unidad se produjo en la fábrica. No dice quién usa el equipo, qué área pagó por él ni cuándo debe reemplazarse. La organización debe responder esas preguntas por su cuenta. La etiqueta de inventario cubre ese vacío: es un número que controla la organización, se asigna cuando el equipo entra en servicio y permanece vinculado al registro mientras la organización sea dueña del dispositivo.

La etiqueta también resiste donde fallan otros identificadores. El número de serie de una laptop está en una calcomanía que puede desteñirse o quedar oculta debajo del equipo. Un disco cambiado en garantía recibe un número de serie nuevo, mientras la computadora sigue siendo la misma. Una etiqueta duradera y visible en el chasis mantiene constante el número de inventario, pase lo que pase con las piezas internas. Funciona mejor como un identificador más dentro de un programa de gestión de activos de TI, no como una calcomanía aislada.

En cualquier formato, la etiqueta física es solo la mitad del sistema. Adquiere sentido únicamente junto con un registro en software que guarde a qué se refiere el número, quién es responsable de él y dónde debería estar, como en una base de datos de gestión de configuración.

La etiqueta solo sirve si se coloca y se registra el mismo día en que el equipo entra en servicio. De lo contrario, el conteo y el stock físico se separan en pocos meses.

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   Asignar

   Genere un número único de la secuencia propia de la organización antes de entregar el equipo al usuario.

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   Colocar

   Fije la etiqueta al chasis, en un lugar visible que resista la limpieza y el transporte.

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   Registrar

   Escriba el número en la ficha del equipo, junto al número de serie, el responsable y la ubicación.

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   Verificar

   En cada auditoría, compare las etiquetas físicas con los registros e investigue las diferencias.

Cuando un equipo tiene etiqueta, el mismo número respalda varias tareas rutinarias:

• Auditorías físicas: recorra el piso con un escáner y revise qué está en su lugar, en lugar de suponer que nada se movió.
• Responsabilidad: al reasignar un equipo, la etiqueta se conserva y cambia el registro del responsable, así que un artículo extraviado tiene un último custodio rastreable.
• Ciclo de vida y finanzas: la fecha de compra, la garantía, la depreciación y la fecha de baja se asocian al número, que tanto contabilidad como TI usan.
• Mantenimiento: reparaciones, cambios de piezas y tickets de soporte se registran en la etiqueta, no en el serial de un componente que pudo haber cambiado.

No todo objeto etiquetado es una sola computadora. Una estación de trabajo, su monitor, su estación de acoplamiento y su teclado pueden entregarse como un conjunto y controlarse bajo una sola etiqueta, si la organización prefiere gestionarlos como una unidad.

También funciona al revés. Una máquina grande puede llevar varias etiquetas si sus componentes principales, como el chasis de un servidor y los discos que contiene, se controlan y deprecian por separado. El esquema de etiquetado debe reflejar cómo la organización contabiliza sus equipos, no solo cómo están armados físicamente.

En Anexet Inventory, la pestaña Dispositivos de la ficha de cada estación enumera los componentes detectados en el equipo, con el tipo y el fabricante de cada uno. Una computadora etiquetada puede compararse con sus piezas reales, y un componente cambiado es más fácil de detectar.

Una etiqueta vale lo que la disciplina que la rodea. Las etiquetas se despegan o se pintan encima, y una etiqueta en un componente que luego pasa a otro chasis separa en silencio el número del objeto que debía identificar.

El equipo nuevo que entra en uso directamente, sin etiqueta, crea un hueco que el conteo de inventario nunca cierra. Un dispositivo sin etiqueta que aparece en la red es un dispositivo no autorizado hasta que alguien lo identifique. Por eso las etiquetas se cruzan con los números de serie, los nombres de host y lo que realmente está conectado, y no se tratan como la única fuente de verdad.

Etiquete primero los activos cuya pérdida o registro erróneo costaría más y luego revise las etiquetas contra la red con un calendario fijo. Una etiqueta que nadie revisa es solo decoración.