Sistemas DLP — qué son y cómo funcionan

La informatización y la digitalización de todos los procesos de la vida son la tendencia principal de los últimos años. A medida que cada una de estas áreas se vuelve digital y más móvil, surge la necesidad de contar con un perímetro de protección de datos igual de móvil, moderno y acorde con los tiempos. Uno de los exponentes de este enfoque avanzado de la seguridad de la información son los sistemas DLP.

Protección de datos en los sistemas DLP: los tres estados de la información

Los sistemas DLP protegen la información en todas las etapas de su ciclo de vida, incluidos tres estados clave: datos en uso, datos en movimiento y datos en reposo.

Datos en uso (Data in Use)

Es la información a la que se accede de forma activa para el trabajo de la empresa. Las vulnerabilidades pueden aparecer al leerla, actualizarla o eliminarla. Una protección insuficiente de los datos en uso puede derivar en fugas de información o en accesos no autorizados.

Datos en movimiento (Data in Transit)

Este tipo de datos se desplaza dentro de la red, entre bases de datos o hacia fuera de la organización. Los principales riesgos están asociados al envío de información sensible a correos personales, a almacenamientos en la nube o por canales de comunicación sin protección. Los sistemas DLP previenen esas fugas al controlar los flujos de datos y bloquear las transferencias no autorizadas.

Datos en reposo (Data at Rest)

Es la información almacenada en un estado archivado o inactivo. Estos datos se usan con menor frecuencia, pero su protección resulta crítica, ya que un almacenamiento comprometido puede llevar a la pérdida de información estratégicamente importante. Los sistemas DLP proporcionan control de acceso y elevan al máximo la seguridad de los datos archivados.

En los tres estados la información puede ser confidencial: son datos cuyo acceso está estrictamente regulado y cuya fuga podría afectar de forma negativa la reputación y la situación financiera de la empresa. Entre ellos están:

• datos personales de los empleados;

• secretos comerciales y de Estado;

• información financiera y estratégica.

Los sistemas DLP brindan una protección integral de la información sensible: previenen las fugas y regulan el acceso a los datos críticos, lo que eleva el nivel general de seguridad de la empresa.

Tareas que resuelve un sistema DLP

¿Cuáles son las tareas principales que resuelve un sistema DLP? En términos generales, se pueden distinguir dos grupos de tareas:

1. Seguridad de la información;
2. Seguridad económica.

Garantizar la seguridad de la información implica un ciclo completo de protección de los datos confidenciales frente a cualquier tipo de riesgo: fugas, acciones de personal interno, envíos involuntarios, daños, uso indebido, riesgos reputacionales, etcétera. En los sistemas DLP queda registrada y analizada toda la circulación de información confidencial para detectar posibles riesgos para la empresa.

La seguridad económica se ocupa de monitorear y evaluar la actividad en red del personal en el puesto de trabajo, con el fin de detectar el uso indebido del tiempo laboral y de los recursos corporativos. También incluye prevenir el daño potencial que sufriría la empresa si se filtraran datos confidenciales. 

Principales beneficios de usar un sistema DLP:

• reducción significativa de las posibles pérdidas financieras derivadas de la fuga de información confidencial de la empresa;

• detección del uso indebido de los recursos corporativos por parte de los empleados;

• disminución de los riesgos reputacionales y de imagen asociados a las fugas de información;

• identificación de empleados desleales que puedan afectar negativamente los resultados de la empresa;

• investigación de incidentes de seguridad de la información e identificación de los canales de fuga de datos;

• optimización de los procesos de negocio de acuerdo con los problemas detectados.

Para qué se usan los sistemas DLP

El problema de la seguridad de la información en una empresa moderna es sumamente agudo. Hoy el enfoque de los procesos de negocio cambió y existen más objetos de infraestructura que se usan en el trabajo, pero que no están directamente dentro del perímetro de seguridad y protección de la información. Por ejemplo, los servicios en la nube, los puestos de trabajo remotos, el uso de una gran cantidad de redes sociales y aplicaciones de mensajería, entre otros. Por eso las fugas de información se volvieron más probables y la investigación de los incidentes de seguridad de la información pasó a ser un proceso complejo y demandante de tiempo.

En ese contexto, el objetivo principal de usar sistemas DLP es prevenir cualquier incidente de uso indebido de la información confidencial, sin importar la causa ni el origen de la amenaza de seguridad.

¿Cómo funciona un sistema DLP?

Por regla general, el algoritmo de los sistemas DLP puede dividirse en cuatro etapas: interceptar y obtener la información, trasladarla a una base de datos para su almacenamiento, indexar todo el conjunto de datos y, por último, analizarlo.

La primera etapa consiste en interceptar y obtener información desde la mayor cantidad de fuentes y en la mayor cantidad de formatos posibles, según los que utilice la empresa. El indicador de calidad en este caso es que se cubran más fuentes de información: los sistemas DLP avanzados pueden capturar información de todos los canales de comunicación principales que usa la empresa:

• servicios de correo internos y externos (MS Outlook, Thunderbird, yahoo.com, gmail.com);

• transferencia de archivos por FTP/FTPS, HTTP/HTTPS, SSL para POP3, SMTP;

• mensajes de mensajería instantánea como ICQ, Google Talk, Yahoo! Messenger, Viber, Telegram;

• gestión del contenido de bases de datos PostgreSQL, MySQL, SQLite, Microsoft SQL Server, IBM;

• impresión y copia de información en impresoras y escáneres locales y de red;

• grabaciones de audio y video de la computadora de trabajo, capturas de pantalla del equipo.

Después de la interceptación, todo el volumen de datos se envía a la base de datos (BD) y se indexa. La indexación consiste en asignar a un objeto de datos un atributo de búsqueda único (índice) para acelerar su localización posterior en la base.

El paso final es el análisis. Los sistemas DLP emplean distintas formas de analizar los datos interceptados. Y, igual que ocurre con la cantidad de fuentes de interceptación, cuanto más diversas sean las capacidades de análisis presentes en el sistema, más amplia y confiable será la protección general de la información. Los cuatro tipos de análisis más usados son: de contenido, por atributos, estadístico y por eventos. Veámoslos con más detalle.

1. El análisis de contenido examina el contenido textual teniendo en cuenta la morfología y la transliteración del idioma (por palabras, frases y expresiones).
2. Por atributos – análisis basado en los atributos de los soportes (dispositivos, documentos, archivos).
3. Por eventos – análisis que se ejecuta cuando ocurre un evento predefinido (abrir una aplicación, entrar a un sitio web, intentar acceder a información protegida con contraseña, etcétera);
4. Estadístico – cuando se alcanza cierto volumen de eventos (cantidad de visitas a sitios, cantidad de correos enviados por día, etcétera).

¿Cómo elegir un sistema DLP?

Hace algunos años se consideraba que el uso de sistemas DLP estaba al alcance solo de las grandes empresas. El argumento principal para implementarlos era la escala, la complejidad de la gestión y la organización de los procesos internos corporativos. Pero hoy esa opinión cambió. El uso de sistemas DLP ya no depende del tamaño de la compañía, sino de sus procesos internos de intercambio de información, de la necesidad de asegurar un perímetro confiable de protección de datos, de la mayor frecuencia de las fugas y de la enorme cantidad de fuentes de amenazas a la seguridad de la información. Se necesita un software flexible, accesible y con amplia funcionalidad. Para elegir un sistema DLP para una empresa hay que responder varias preguntas:

¿Cuántos canales de comunicación necesitas monitorear?

La empresa debe determinar qué canales de comunicación se usan durante la jornada laboral, cuáles podrían ser una amenaza potencial para la seguridad de la información y cuáles podrían ser una fuente de pérdida indebida de tiempo laboral del personal.

¿Qué herramientas ofrece el software? ¿Qué capacidades analíticas están disponibles?

Es decir, si el sistema DLP se limita solo al monitoreo de la información o si además cuenta con un módulo de analítica, respuesta y contención de incidentes.

¿Qué especificaciones se requieren para instalar el software de seguridad?

Antes de instalar el sistema DLP es importante asegurarse de que no existan limitaciones de sistema para este tipo de software y averiguar si será necesario comprar hardware o capacidad adicional.

Confiabilidad del proveedor y calidad de la comunicación. ¿Necesitas soporte técnico?

Investiga la confiabilidad del proveedor del software. ¿Qué reseñas hay sobre su trabajo y su producto? ¿Cuenta con licencias y certificaciones para prestar este tipo de servicios? Pide una presentación del producto y, si está disponible, solicita un período de prueba del software. También conviene prestar atención a la retroalimentación de la empresa. ¿No te vas a quedar solo frente al nuevo software? Fíjate con qué rapidez y competencia trabaja el área de soporte técnico.

¿Hay que capacitar al personal de antemano? ¿Habrá costos adicionales por ampliar el equipo para el mantenimiento del software?

Con la ayuda de consultores, evalúa el alcance de la implementación del software. Además de los requisitos técnicos de operación, averigua si es necesario capacitar al personal de seguridad para mantener y configurar el software, cómo se capacitará y respaldará al equipo actual y cuáles serán los costos financieros y de horas de trabajo.

Y, por supuesto, el costo del producto considerando todas las necesidades. ¿Por cuánto tiempo te interesa adquirir la licencia?

Otro factor importante al elegir un sistema DLP.

Conveniencia de adquirir un sistema DLP

Cada compañía determina por sí misma la conveniencia de adquirir un sistema DLP. Aquí interviene un conjunto de factores: la necesidad de resolver problemas de seguridad de la información, la necesidad de automatizar los sistemas de protección y el trabajo del área de seguridad, la existencia de un gran volumen de datos confidenciales y sensibles que hay que proteger, los antecedentes previos en materia de seguridad, entre otros. El costo del software también es un factor importante, igual que la cantidad de empleados que trabajan en la compañía.

Cada uno de estos factores lo evalúa la empresa de forma individual. Lo único que podemos afirmar es que hoy ningún negocio puede desarrollarse sin seguridad de la información.

Qué influye en el costo de un sistema DLP

El costo de este tipo de software puede depender del modelo con el que el proveedor ofrece el producto: como un producto único (con toda la funcionalidad) o de forma modular (cada empresa define por sí misma un paquete prioritario de servicios y paga por él). El costo de un sistema DLP también puede verse afectado por el período de uso incluido en el software (permanente o por un plazo limitado) y por la cantidad de servicios y de soporte asociados.

El papel de los sistemas DLP en los procesos de negocio

Los sistemas DLP no son solo una herramienta de ciberseguridad, sino también un mecanismo potente para optimizar los procesos de negocio. Su tarea principal es prevenir las fugas de datos confidenciales, lo que ayuda a minimizar los riesgos reputacionales y financieros. Sin embargo, las capacidades del DLP no se limitan a la protección de la información.

Optimización de los procesos de negocio con un sistema DLP

Análisis de la seguridad y ajuste de los procesos

Los sistemas DLP ayudan a evaluar la efectividad de las medidas de protección vigentes, detectar vulnerabilidades y ajustar las políticas de seguridad. Eso los convierte no solo en una herramienta de defensa, sino en un instrumento estratégico de gestión de la seguridad de la información.

Archivo de las comunicaciones de negocio

Para trabajar con comodidad con los archivos de datos, el sistema DLP ofrece una interfaz intuitiva, búsqueda avanzada y herramientas de revisión de documentos. Esto facilita investigar incidentes y analizar las vulnerabilidades que llevaron a las fugas de datos.

Detección de amenazas internas

Los sistemas DLP monitorean una amplia gama de canales de comunicación, analizan los datos transmitidos y previenen las fugas no autorizadas de información confidencial. Son capaces de reconocer documentos confidenciales, supervisar la comunicación de los empleados e identificar amenazas potenciales.

Mayor eficiencia del área de seguridad

Las soluciones DLP modernas automatizan el control de la seguridad de la información en la empresa y reducen la carga sobre el personal de seguridad. A esto contribuyen funciones como:

• configuración de reglas de seguridad flexibles según las necesidades únicas de cada compañía;
• sistema de notificación de incidentes en tiempo real;
• reportes automatizados y tableros analíticos.

Gestión de los riesgos reputacionales y control de la lealtad de los empleados

Los sistemas DLP ayudan a monitorear la cultura corporativa, detectar posturas anticorporativas y minimizar los riesgos de ataques reputacionales.

Monitoreo de la productividad de los empleados

Los sistemas de seguridad permiten analizar el uso del tiempo laboral, monitorear la actividad en red y evaluar el impacto de distintos recursos (redes sociales, aplicaciones de mensajería, etcétera) en la eficiencia del trabajo.

Los sistemas DLP modernos no son solo protección de datos, sino una herramienta universal para gestionar riesgos, analizar los procesos de negocio y mejorar la eficiencia de la compañía. Ofrecen un enfoque integral de la seguridad de la información y permiten a la alta dirección tomar decisiones informadas en materia de política de personal, estrategia competitiva y planificación de recursos.

El mercado de los sistemas DLP

El mercado de los sistemas DLP recibió un fuerte impulso de crecimiento en los últimos años. Gran parte de esta mayor atención se debe a los procesos globales que ocurrieron en muchos países entre 2019 y 2024: la pandemia de COVID-19, la crisis financiera, la digitalización general de la economía y el paso a formatos de trabajo mixtos o remotos. También influyeron el alto nivel de penetración de internet, la aparición de la dependencia de muchas empresas y personas respecto de la disponibilidad de ese servicio, y muchos otros factores. En el mercado existe una necesidad real de garantizar la seguridad de la información ante la presencia de múltiples fuentes de amenaza.

Los sistemas DLP tienen presencia con sus productos en todas las regiones del mundo: América del Norte (Estados Unidos, Canadá), Europa (Reino Unido, Alemania, Francia, Italia, España, Rusia), Asia-Pacífico (China, Japón, India, Australia, Corea del Sur), América Latina, Medio Oriente y África. Los principales actores del mercado de sistemas DLP pertenecen a dos países: Estados Unidos (IBM, Palo Alto Networks, Microsoft, McAfee) y Japón (Trend Micro).

Por supuesto, como todo producto, y en especial en la industria del software, los sistemas DLP tienen sus ventajas y desventajas. Veámoslas con más detalle.

Ventajas de los sistemas DLP

• garantizar un perímetro seguro de registro e intercambio de información confidencial en la empresa;

• control de los empleados y de su desempeño;

• prevención de fugas de datos y respuesta a incidentes conforme a los estándares de ciberseguridad;

• personalización de las reglas de seguridad digital y de las respuestas según las necesidades de la compañía;

• el sistema como herramienta de analítica y de reportes para la seguridad de la información.

Entre las desventajas están

• alteración de los procesos de negocio y de los sistemas si el DLP no se configura correctamente;

• complejidad de configuración y administración (en algunos productos);

• costos adicionales de equipamiento y de servicios de almacenamiento en la nube.