Διαχείριση Απογραφής IT

Η διαχείριση απογραφής καλύπτει τέσσερις επαναλαμβανόμενες δραστηριότητες και όχι ένα μεμονωμένο στιγμιότυπο. Η αναγνώριση εντοπίζει το υλικό και το λογισμικό που υπάρχουν πραγματικά. Η καταχώριση εγγράφει κάθε στοιχείο στο μητρώο απογραφής με την κατάστασή του, τον υπεύθυνο, το τμήμα και τη θέση του. Η ενημέρωση διατηρεί αυτά τα στοιχεία σωστά όταν ένας υπολογιστής αλλάζει θέση ή όταν αλλάζει ένα πρόγραμμα. Η συμφωνία συγκρίνει το μητρώο με όσα είναι πράγματι συνδεδεμένα ή εγκατεστημένα και εντοπίζει στοιχεία που εμφανίζονται μόνο από τη μία πλευρά.

Ο εξοπλισμός και το λογισμικό αλλάζουν με το δικό τους χρονοδιάγραμμα, όχι με το χρονοδιάγραμμα του ετήσιου ελέγχου. Γι' αυτό η διαχείριση απογραφής λειτουργεί συνεχώς. Ένα μητρώο που είναι ακριβές την ημέρα που δημιουργείται και δεν αγγίζεται ξανά χάνει την αξία του μέσα σε λίγες εβδομάδες.

Η διαχείριση απογραφής μπορεί να γίνει με δύο τρόπους. Στη χειροκίνητη προσέγγιση, ένας διαχειριστής καταχωρίζει με το χέρι κάθε υπολογιστή, συσκευή και εφαρμογή στο μητρώο. Η καταχώριση είναι σωστή τη στιγμή που γίνεται, αλλά το μητρώο αποκλίνει μόλις αλλάξει κάτι και κανείς δεν το ενημερώσει. Στην αυτόματη προσέγγιση, πράκτορες στους τερματικούς σταθμούς ή σαρώσεις δικτύου εντοπίζουν ό,τι υπάρχει πραγματικά, οπότε το μητρώο ακολουθεί την πραγματικότητα.

Τα ώριμα προγράμματα συνδυάζουν και τα δύο. Η αυτόματη ανακάλυψη κρατά το βασικό μητρώο ενημερωμένο χωρίς χειροκίνητη προσπάθεια, ενώ οι διαχειριστές προσθέτουν το επιχειρησιακό πλαίσιο που μια σάρωση δεν μπορεί να συμπεράνει, όπως ποιος είναι ο κάτοχος ενός μηχανήματος και σε ποιο τμήμα ανήκει.

Η διαχείριση απογραφής ακολουθεί συνήθως ένα στοιχείο σε πέντε στάδια:

1. 1

   Δημιουργία βάσης

   Δημιουργήστε αρχικό μητρώο που καταγράφει όλο το υλικό και το λογισμικό που ήδη χρησιμοποιούνται, πριν ξεκινήσει η συνεχής παρακολούθηση.

2. 2

   Ένταξη

   Καταχωρίστε αμέσως το νέο ή το πρόσφατα εντοπισμένο υλικό και λογισμικό, με καθορισμένο υπεύθυνο, κατάσταση και θέση.

3. 3

   Συνεχής ενημέρωση

   Αναθεωρήστε το μητρώο όταν προστίθενται, αντικαθίστανται ή αφαιρούνται εξαρτήματα, όταν εγκαθίσταται ή αναβαθμίζεται λογισμικό και όταν τα στοιχεία μετακινούνται μεταξύ ατόμων, τμημάτων ή γραφείων.

4. 4

   Συμφωνία και έλεγχος

   Συγκρίνετε το μητρώο με όσα εντοπίστηκαν πραγματικά, ώστε οι αποκλίσεις να διορθώνονται αντί να συσσωρεύονται απαρατήρητες.

5. 5

   Απόσυρση

   Αποσύρετε το στοιχείο και σημειώστε το ως διαγραμμένο. Το ιστορικό του παραμένει στο μητρώο αντί να διαγραφεί.

Μια απογραφή που συντηρείται συνεχώς στηρίζει αρκετά πράγματα από τα οποία εξαρτάται μια επιχείρηση:

• Ορατότητα ασφάλειας: υλικό ή λογισμικό που λείπει από το μητρώο δεν μπορεί να ενημερωθεί, να παρακολουθηθεί ή να συμπεριληφθεί στην αντιμετώπιση συμβάντων.
• Εντοπισμός αποκλίσεων: μια συσκευή που συνδέεται έξω από την αναμενόμενη διαμόρφωση, ή μια καταχωρισμένη συσκευή που εξαφανίζεται, μπορεί να επισημανθεί. Η ίδια αρχή βρίσκεται πίσω από τον εντοπισμό αλλαγών υλικού.
• Σχεδιασμός συντήρησης: ένα επίκαιρο μητρώο δείχνει ποια μηχανήματα γερνούν, ποια χρειάζονται επισκευή και ποιες εφαρμογές πλησιάζουν το τέλος της υποστήριξης.
• Έλεγχος και συμμόρφωση: οι εσωτερικοί και οι ρυθμιστικοί έλεγχοι ζητούν αποδείξεις για το τι υπάρχει και ποιος είναι υπεύθυνος. Η συνεχής διαχείριση μετατρέπει αυτό το αίτημα σε αναφορά και όχι σε επείγουσα καταμέτρηση.

Στο Anexet Inventory, κάθε υπολογιστής και κάθε συσκευή έχει τη δική της κάρτα με κατάσταση, υπεύθυνο, τμήμα και θέση. Ο χάρτης γραφείου τοποθετεί τον εξοπλισμό πάνω στην κάτοψη του ορόφου, και η καρτέλα Εφαρμογές απαριθμεί το λογισμικό που είναι πράγματι εγκατεστημένο στο μηχάνημα.

1 / 2

• 
• 

Τέσσερα προβλήματα προκαλούν την απόκλιση της περισσότερης απογραφής:

• Shadow IT: υλικό ή λογισμικό μπαίνει σε χρήση χωρίς καταχώριση και γι' αυτό δεν φτάνει ποτέ στο μητρώο.
• Παλιές εγγραφές: το μητρώο ήταν ακριβές τη στιγμή της δημιουργίας του, αλλά δεν ενημερώθηκε ποτέ όταν άλλαξαν ο εξοπλισμός και οι εφαρμογές.
• Κατανεμημένη και εξ αποστάσεως εργασία: γραφεία, οικιακές εγκαταστάσεις και κινητοί χώροι εργασίας δυσκολεύουν τον εντοπισμό αλλαγών χωρίς αυτόματη ανακάλυψη.
• Χειροκίνητη προσπάθεια σε κλίμακα: οι απογραφές που γράφονται με το χέρι μένουν πίσω όταν ο αριθμός των μηχανημάτων, των συσκευών και των εφαρμογών ξεπεράσει ό,τι μπορεί να παρακολουθήσει μια μικρή ομάδα.

Ξεκινήστε από τη βάση: δημιουργήστε ένα αρχικό μητρώο με όλο το υλικό και το λογισμικό που χρησιμοποιείται ήδη. Στη συνέχεια, καταχωρίζετε τα νέα στοιχεία καθώς εμφανίζονται και αναθεωρείτε την εγγραφή κάθε φορά που ένα μηχάνημα μετακινείται, ένα εξάρτημα αλλάζει ή μια εφαρμογή αναβαθμίζεται.

Τα τρέχοντα δεδομένα είναι η είσοδος από την οποία εξαρτάται η διαχείριση περιουσιακών στοιχείων IT (ITAM). Χωρίς αυτά, οι αποφάσεις για αγορές, άδειες και απόσυρση στηρίζονται σε εγγραφές που έχουν ήδη παρωχηθεί.