Τι θεωρείται Shadow IT
Το στοιχείο που ορίζει το shadow IT δεν είναι το είδος της τεχνολογίας, αλλά η απουσία γνώσης και έγκρισης από το IT. Ο ίδιος λογαριασμός αποθήκευσης στο cloud είναι εγκεκριμένο IT όταν τον παρέχει το τμήμα. Γίνεται shadow IT όταν ένας εργαζόμενος τον ανοίγει μόνος του για να τελειώσει μια εργασία πιο γρήγορα.
Το shadow IT εμφανίζεται σε τρία επίπεδα: υλικό, όπως προσωπική συσκευή USB, μη διαχειριζόμενο laptop ή router που φέρθηκε από το σπίτι. Λογισμικό που εγκαθίσταται σε εταιρικό υπολογιστή χωρίς αίτημα. Υπηρεσίες cloud ή SaaS που εγγράφηκαν με εταιρικό email και πιστωτική κάρτα, εκτός των αγορών.
Το shadow AI είναι νεότερος και πιο στενός όρος, που περιγράφει τη χρήση δημόσιων chatbot τεχνητής νοημοσύνης ή εργαλείων με AI από εργαζομένους χωρίς έγκριση. Συνήθως θεωρείται μέρος του ευρύτερου προβλήματος shadow IT. Αξίζει ξεχωριστή αναφορά, γιατί τα δωρεάν εργαλεία AI εξαπλώνονται γρήγορα και μπορούν να απορροφήσουν ευαίσθητο κείμενο που επικολλά ο χρήστης.
Γιατί εμφανίζεται το Shadow IT
Το shadow IT σπάνια είναι σκόπιμη προσπάθεια παράκαμψης της ασφάλειας. Προκύπτει από καθημερινές δυσκολίες:
| Αιτία | Τι το προκαλεί |
|---|---|
| Ταχύτητα | Ένας δωρεάν λογαριασμός ανοίγει σε πέντε λεπτά, ενώ το αίτημα περιμένει |
| Οικειότητα | Οι εργαζόμενοι φέρνουν εργαλεία που ήδη ξέρουν από άλλες δουλειές |
| Κενά στα εγκεκριμένα εργαλεία | Όταν το λογισμικό της εταιρείας αποτυγχάνει, βρίσκουν άλλο |
| Απομακρυσμένη και υβριδική εργασία | Οι προσωπικές συσκευές θολώνουν το όριο με την εταιρική τεχνολογία |
| Χαμηλό ορατό κόστος | Φθηνά εργαλεία SaaS καταχωρίζονται ως έξοδα χωρίς μεγάλη αγορά |
Τι βλέπει το IT σε έναν σταθμό εργασίας
Η καρτέλα Εφαρμογές στην κάρτα ενός σταθμού εργασίας δείχνει τα εγκατεστημένα προγράμματα, δηλαδή το επίπεδο όπου η καταγραφή λογισμικού αποκαλύπτει προγράμματα που δεν ζητήθηκαν ποτέ.
Συνήθη παραδείγματα
Το shadow IT εμφανίζεται με πολλούς τρόπους. Αυτά είναι τα πιο συνηθισμένα:
- Προσωπικοί λογαριασμοί cloud ή κοινής χρήσης αρχείων για τη μεταφορά αρχείων εργασίας ανάμεσα στο σπίτι και το γραφείο.
- Εφαρμογές μηνυμάτων καταναλωτικού τύπου για εργασιακές συνομιλίες, αντί για την εγκεκριμένη εταιρική πλατφόρμα.
- Μια ομάδα που εγγράφεται με δικό της προϋπολογισμό σε εργαλείο SaaS διαχείρισης έργων ή σχεδίασης, χωρίς το IT.
- Προσωπικές συσκευές USB, εξωτερικοί σκληροί δίσκοι ή προσωπικό laptop ή κινητό συνδεδεμένα στο εταιρικό δίκτυο.
- Επεκτάσεις περιηγητή ή μικρές βοηθητικές εφαρμογές που εγκαθιστά ο εργαζόμενος για να εξοικονομήσει χρόνο σε μια ρουτίνα.
- Μη εγκεκριμένα δημόσια εργαλεία AI για σύνταξη, περίληψη ή ανάλυση εργασιακού περιεχομένου (shadow AI).
Γιατί το Shadow IT είναι επικίνδυνο
Επειδή το shadow IT μένει εκτός του αποθέματος του IT, δεν το καλύπτουν οι συνήθεις προστασίες:
| Κίνδυνος | Τι μπορεί να πάει στραβά |
|---|---|
| Καμία εποπτεία ασφαλείας | Οι ενημερώσεις και το antivirus δεν καλύπτουν μη εγκεκριμένο λογισμικό |
| Ανεξέλεγκτη ροή δεδομένων | Τα δεδομένα βγαίνουν εκτός ελέγχων πρόσβασης και ίχνους ελέγχου |
| Έκθεση σε συμμόρφωση | Οι κανόνες για το πού αποθηκεύονται ρυθμιζόμενα δεδομένα δεν εφαρμόζονται |
| Διπλή δαπάνη | Ομάδες πληρώνουν εργαλεία που επικαλύπτουν ήδη αδειοδοτημένο λογισμικό |
| Καμία υποστήριξη | Αν φύγει ο δημιουργός του, το IT δεν έχει αρχείο ούτε βοήθεια |
Πώς οι οργανισμοί εντοπίζουν και διαχειρίζονται το Shadow IT
Επειδή το shadow IT ορίζεται από την έλλειψη ορατότητας του IT, η διαχείριση ξεκινά με την ανάκτησή της, μέσω αυτόματης ανακάλυψης και ενός ενημερωμένου μητρώου περιουσιακών στοιχείων IT. Μετά αντιμετωπίστε τις αιτίες:
- 1
Αυτόματη καταγραφή και ανακάλυψη
Οι πράκτορες τελικών σημείων και οι σαρώσεις δικτύου δείχνουν ποιο υλικό είναι συνδεδεμένο και ποιο λογισμικό είναι εγκατεστημένο, ακόμη και στοιχεία που δεν καταχωρίστηκαν ποτέ.
- 2
Βασικές διαμορφώσεις
Η σύγκριση όσων είναι συνδεδεμένα σε έναν υπολογιστή με την εγκεκριμένη διαμόρφωση επισημαίνει συσκευές εκτός αυτής.
- 3
Ορατότητα κίνησης
Η παρακολούθηση των υπηρεσιών cloud και των προορισμών της κίνησης αποκαλύπτει χρήση SaaS που δεν πέρασε ποτέ από αγορές.
- 4
Ταχύτερη έγκριση
Μια σαφής και γρήγορη διαδικασία αιτήσεων μειώνει το κίνητρο να παρακάμπτεται το IT.
- 5
Ευαισθητοποίηση εργαζομένων
Η εξήγηση του κινδύνου με απλά λόγια, και όχι μόνο η απαγόρευση εργαλείων, κάνει πιθανότερο να ρωτούν πριν εγκαταστήσουν.
Πώς φαίνεται στο Anexet
Το Anexet Inventory δίνει στο IT εικόνα για το τι είναι εγκατεστημένο και συνδεδεμένο σε κάθε σταθμό εργασίας.
1 / 4
Ξεκινήστε από την ορατότητα
Το shadow IT ορίζεται από την έλλειψη ορατότητας του IT, άρα το πρώτο βήμα είναι η ανάκτησή της. Μετά αντιμετωπίστε τις αιτίες, όπως οι αργές εγκρίσεις και τα κενά στα εγκεκριμένα εργαλεία.
Περισσότερα: Εταιρική ασφάλεια της επιχείρησης; Οι 10 κορυφαίοι μύθοι που εμποδίζουν την εταιρεία σας να ασχοληθεί με την ασφάλεια πληροφοριών.
Η διαχείριση του shadow IT ξεκινά με την ανάκτηση της ορατότητας του IT και συνεχίζεται με την αντιμετώπιση των αιτιών.
Anexet TeamΠώς το αντιμετωπίζει η Anexet
Το Anexet δεν χαρακτηρίζει καμία μεμονωμένη λειτουργία ως «εντοπισμό shadow IT», αλλά η ενότητα Inventory παρέχει στο IT την ορατότητα που το shadow IT συνήθως κρύβει:
Επειδή η πλατφόρμα αναπτύσσεται on-premise, τα δεδομένα υλικού και λογισμικού που εντοπίζονται παραμένουν εντός της υποδομής του ίδιου του οργανισμού.
Πλήρες απόθεμα λογισμικού ανά υπολογιστή
η καρτέλα Applications καταγράφει κάθε εγκατεστημένο πρόγραμμα σε κάθε σταθμό εργασίας, με εκδότη, ημερομηνία εγκατάστασης, μέγεθος, έκδοση και διαδρομή, δίνοντας στο IT μια πλήρη εικόνα του τι πραγματικά εκτελείται, αντί για το τι ζητήθηκε επίσημα.
Ειδοποιήσεις απόκλισης διαμόρφωσης
για κάθε υπολογιστή μπορεί να οριστεί μια διαμόρφωση αναφοράς· μια συνδεδεμένη συσκευή που βρίσκεται εκτός αυτής, ή μια αναμενόμενη συσκευή που δεν εντοπίζεται πλέον, επισημαίνεται και αναφέρεται στον υπεύθυνο ασφαλείας, αποκαλύπτοντας υλικό που έφτασε στο δίκτυο εκτός εγκεκριμένων καναλιών.
Μη κατηγοριοποιημένοι ιστότοποι και εφαρμογές
η παρακολούθηση δραστηριότητας ομαδοποιεί σε κατηγορίες τους ιστότοπους που επισκέπτονται και τις εφαρμογές που χρησιμοποιούνται, και στοιχεία που βρίσκονται εκτός των γνωστών κατηγοριών ξεχωρίζουν ως μη αναγνωρισμένοι προορισμοί που αξίζουν επανεξέταση.
Διαχειριστής συσκευών και χάρτης γραφείου
οι συσκευές μπορούν να επανεξεταστούν, να αντιστοιχιστούν σε κάρτες υπολογιστών και να εντοπιστούν σε έναν οπτικό χάρτη γραφείου, διευκολύνοντας τον εντοπισμό εξοπλισμού που δεν καταχωρίστηκε ποτέ στην εγκεκριμένη διαμόρφωση.
Ίχνος ελέγχου
κάθε προσθήκη, αλλαγή ή αναταξινόμηση συσκευής ή διαμόρφωσης καταγράφεται, ώστε ένα νεοανακαλυφθέν στοιχείο σκιώδους υλικού να διαθέτει ήδη καταγεγραμμένο ιστορικό από τη στιγμή που εντοπίστηκε.
Anexet Inventory
Μάθετε περισσότερα