Απογραφή IT

Η απογραφή IT συνήθως χωρίζεται σε δύο συνδεδεμένα μέρη. Οι περισσότεροι έλεγχοι χρειάζονται και τα δύο ταυτόχρονα, γι' αυτό τα ώριμα προγράμματα τα παρακολουθούν μαζί στο πλαίσιο της διαχείρισης περιουσιακών στοιχείων IT (ITAM).

Κάθε στοιχείο καταγράφεται με κατάσταση, ιδιοκτήτη, τμήμα και τοποθεσία. Τα δεδομένα λογισμικού είναι αυτά από τα οποία εξαρτώνται η διαχείριση αδειών και ενημερώσεων.

Οι εγγραφές μπορούν να καταχωρούνται χειροκίνητα, όμως η χειροκίνητη απογραφή παλιώνει γρήγορα σε κάθε οργανισμό που προσθέτει ή ανακατανέμει εξοπλισμό τακτικά.

Οι διαχειριστές καταγράφουν τον εξοπλισμό κατά την προμήθεια ή σε περιοδικό φυσικό έλεγχο. Η εγγραφή είναι ακριβής τη στιγμή της καταχώρισης, αλλά ξεπερασμένη μόλις κάτι αλλάξει χωρίς να γίνει αντιληπτό.

Πράκτορες λογισμικού στα endpoints, ή σαρώσεις του δικτύου, αναφέρουν από μόνοι τους τη σύνθεση του υλικού και τις εγκατεστημένες εφαρμογές. Νέες και τροποποιημένες συσκευές εμφανίζονται χωρίς να τις πληκτρολογήσει κανείς.

Τα περισσότερα ώριμα προγράμματα συνδυάζουν και τα δύο. Η αυτόματη ανίχνευση κρατά το μητρώο γεμάτο, και οι διαχειριστές προσθέτουν ιδιοκτησία, κατάσταση και τοποθεσία, που η ανίχνευση από μόνη της δεν μπορεί να συμπεράνει.

Στο Anexet Inventory κάθε συσκευή εμφανίζεται με τον τύπο της, τον αριθμό απογραφής, την κατάσταση, τη θέση εργασίας και το τμήμα της. Οι μετρητές στην κορυφή δείχνουν υπολογιστές με αποκλίσεις και νεοεντοπισμένους υπολογιστές, ώστε οι αλλαγές να φαίνονται πριν ανοίξει κανείς μια κάρτα.

Μια ακριβής απογραφή καλύπτει τέσσερις ανάγκες:

• Ορατότητα. Εξοπλισμός και λογισμικό που λείπουν από την απογραφή δεν μπορούν να διορθωθούν, να παρακολουθηθούν ή να καλυφθούν από την αντιμετώπιση περιστατικών. Τα μη καταγεγραμμένα εργαλεία αποτελούν συνηθισμένη μορφή Shadow IT και επαναλαμβανόμενη πηγή τυφλών σημείων.
• Έλεγχος αδειών και κόστους. Η απογραφή λογισμικού συγκρίνει τι είναι εγκατεστημένο με τι έχει άδεια. Εντοπίζει τον κίνδυνο ανεπαρκούς αδειοδότησης και τις πληρωμένες θέσεις που κανείς δεν χρησιμοποιεί.
• Συμμόρφωση διαμόρφωσης. Μια καταγεγραμμένη βασική διαμόρφωση για κάθε μηχάνημα αποκαλύπτει αποκλίσεις, όπως μια μη εξουσιοδοτημένη συσκευή συνδεδεμένη στο δίκτυο ή μια αναμενόμενη που λείπει, αντί να τις ανακαλύπτει κανείς τυχαία.
• Συντήρηση και έλεγχος. Μια ενημερωμένη απογραφή είναι το σημείο εκκίνησης για τον σχεδιασμό ανανέωσης υλικού, τους ελέγχους IT και κάθε αναθεώρηση του τι λειτουργεί πραγματικά ο οργανισμός.

Μια απογραφή είναι χρήσιμη μόνο όσο είναι επίκαιρη. Ο εξοπλισμός αλλάζει χέρια, τα μηχανήματα ανακατανέμονται ή αντικαθίστανται, και νέο λογισμικό εγκαθίσταται συνεχώς. Ένα στιγμιότυπο που παίρνεις μία φορά τον χρόνο είναι ήδη λάθος όταν το διαβάσει κάποιος.

Οι έλεγχοι συγκρίνουν την καταγεγραμμένη απογραφή με αυτό που βρίσκει στην πραγματικότητα η ανίχνευση. Εξαγώγιμες αναφορές ανά τύπο συσκευής, τμήμα, κατάσταση ή εγκατεστημένο λογισμικό στηρίζουν τις ανανεώσεις αδειών, τον προϋπολογισμό υλικού και τα αποδεικτικά που ζητούν οι ελεγκτές.

1. 1

   Διατήρηση συνεχούς ανίχνευσης

   Αντιμετωπίστε την ανίχνευση ως συνεχή διαδικασία, όχι ως περιοδική σάρωση.

2. 2

   Καταγραφή κάθε αλλαγής

   Καταγράφετε κάθε προσθήκη, μετακίνηση και αλλαγή κατάστασης, ώστε το ιστορικό να παραμένει ελέγξιμο.

3. 3

   Άμεση επισήμανση αποκλίσεων

   Αναφέρετε κάθε απόκλιση από την αναμενόμενη διαμόρφωση μόλις εμφανιστεί, όχι στον επόμενο προγραμματισμένο έλεγχο.

Οι τρεις όροι επικαλύπτονται και συχνά χρησιμοποιούνται χαλαρά, αλλά περιγράφουν διαφορετικά επίπεδα λεπτομέρειας. Το μητρώο περιουσιακών στοιχείων είναι η ευρύτερη έννοια: μπορεί να περιλαμβάνει δεδομένα, ανθρώπους και υπηρεσίες δίπλα στον εξοπλισμό, και οργανώνεται γύρω από την αξία και την ιδιοκτησία.

Η απογραφή είναι στενότερη και πιο επιχειρησιακή: αφορά το υλικό και το λογισμικό που υπάρχουν πραγματικά, και ανανεώνεται μέσω ανίχνευσης, όχι μέσω πολιτικής. Μια βάση δεδομένων διαχείρισης διαμόρφωσης (CMDB) πηγαίνει ένα βήμα παραπέρα: κρατά τις ίδιες εγγραφές και προσθέτει τις σχέσεις μεταξύ τους, ώστε μια αλλαγή σε ένα στοιχείο να εντοπίζεται σε ό,τι επηρεάζει.

Στην πράξη, η απογραφή είναι συνήθως το ζωντανό επίπεδο δεδομένων που τροφοδοτεί το μητρώο περιουσιακών στοιχείων και, σε μεγαλύτερα περιβάλλοντα, το CMDB από πάνω του.

Καλό είναι να ξεκινήσετε από τους διακομιστές, τα μηχανήματα που φιλοξενούν δεδομένα πελατών και το λογισμικό που εκτελούν. Αυτές οι εγγραφές δίνουν το ταχύτερο αποτέλεσμα, και το υπόλοιπο της απογραφής μπορεί να στηριχθεί πάνω τους.

Διατηρήστε τις εγγραφές ενημερωμένες από την πρώτη μέρα. Μια απογραφή που ήταν ακριβής μία φορά και μετά αφέθηκε χωρίς φροντίδα γίνεται το ίδιο τυφλό σημείο που έπρεπε να κλείσει.