Αναφορά Περιουσιακών Στοιχείων

Μια αναφορά περιουσιακών στοιχείων είναι τόσο χρήσιμη όσο τα χαρακτηριστικά που καταγράφει. Οι αναφορές για λογιστικούς, ασφαλειακούς ή αδειοδοτικούς σκοπούς τονίζουν διαφορετικά πεδία, αλλά οι περισσότερες στηρίζονται στο ίδιο βασικό σύνολο.

Η ταυτοποίηση περιλαμβάνει το όνομα και τον τύπο του στοιχείου, τον κατασκευαστή, το μοντέλο, τον σειριακό αριθμό, τον αριθμό απογραφής και την ετικέτα περιουσιακού στοιχείου. Η ευθύνη και η τοποθεσία αφορούν τον υπεύθυνο ή τον ανατεθειμένο χρήστη, το τμήμα, τον οργανισμό και τη θέση εργασίας ή το γραφείο.

Η κατάσταση κύκλου ζωής δείχνει αν το στοιχείο είναι σε χρήση, εκτός χρήσης, σε επισκευή ή σε αναμονή απόσυρσης, μαζί με τις ημερομηνίες αγοράς και εγκατάστασης.

Οι τεχνικές λεπτομέρειες περιλαμβάνουν το λειτουργικό σύστημα, τον επεξεργαστή, τη μνήμη και την αποθήκευση για το υλικό, και την έκδοση, τον εκδότη, την ημερομηνία εγκατάστασης και το μέγεθος για το λογισμικό. Το ιστορικό αλλαγών καταγράφει προσθήκες, αφαιρέσεις, μετακινήσεις και αναδιαμορφώσεις, με χρονοσφραγίδες και το πρόσωπο που τις πραγματοποίησε.

Οι οργανισμοί σπάνια βασίζονται σε ένα μόνο έγγραφο γενικής χρήσης. Δημιουργούν εστιασμένες αναφορές, και καθεμία απαντά σε διαφορετικό ερώτημα.

Τα ίδια δεδομένα εξυπηρετούν διαφορετικά κοινά με διαφορετικά ερωτήματα. Ο υπεύθυνος ασφάλειας ρωτά αν κάθε συσκευή έχει καταγραφεί και αντιστοιχεί στη βάση αναφοράς της. Ο υπεύθυνος αδειών ρωτά αν οι εγκαταστάσεις αντιστοιχούν στα αγορασμένα δικαιώματα.

Ο οικονομικός διευθυντής ρωτά τι να προϋπολογίσει για αντικαταστάσεις τον επόμενο χρόνο. Οι εξωτερικοί και οι εσωτερικοί ελεγκτές θέτουν όλα αυτά τα ερωτήματα μαζί.

Λόγω αυτής της ευρύτητας, οι αναφορές περιουσιακών στοιχείων είναι από τα πιο συχνά ζητούμενα έγγραφα στη διαχείριση περιουσιακών στοιχείων IT. Είναι τυπικό τεκμήριο σε ελέγχους υλικού, αφετηρία των τακτοποιήσεων αδειών και ο κατάλογος αναφοράς που ορίζει το πεδίο μιας απόκρισης σε συμβάν.

Η παραδοσιακή μέθοδος είναι η χειροκίνητη καταμέτρηση, με ένα υπολογιστικό φύλλο που συμπληρώνεται σε περιοδικούς ελέγχους απογραφής. Ξεπερνιέται γρήγορα, επειδή οι σταθμοί εργασίας επανεγκαθίστανται, τα laptop μετακινούνται και οι άνθρωποι αλλάζουν ρόλους. Όσο μεγαλύτερο το πάρκο, τόσο ταχύτερη η φθορά.

Η αυτόματη ανακάλυψη αφαιρεί το μεγαλύτερο μέρος αυτής της απόκλισης. Αυτό που ξεχωρίζει μια αξιόπιστη αναφορά από μια διακοσμητική είναι η φρεσκάδα των δεδομένων, όχι η μορφοποίηση. Η διαδικασία έχει τρία μέρη:

1. 1

   Οι πράκτορες αναφέρουν συνεχώς

   Οι πράκτορες στους σταθμούς εργασίας αναφέρουν τη σύνθεση του υλικού και το εγκατεστημένο λογισμικό.

2. 2

   Η ανακάλυψη βρίσκει μη καταγεγραμμένες συσκευές

   Συσκευές που δεν έχει καταγράψει κανείς εμφανίζονται και αυτές στην απογραφή.

3. 3

   Οι αναφορές είναι προβολές του μητρώου

   Η απογραφή είναι ζωντανό μητρώο. Οι αναφορές εξάγονται κατ' απαίτηση ή με πρόγραμμα.

Τα πλαίσια ασφάλειας και διακυβέρνησης αντιμετωπίζουν την απογραφή ως προαπαιτούμενο για τη διαχείριση συμμόρφωσης. Ένας οργανισμός δεν μπορεί να προστατεύσει, να ενημερώσει ή να λογοδοτήσει για ό,τι δεν έχει καταγράψει. Η ISO/IEC 27001 αναμένει τεκμηριωμένες απογραφές με ανατεθειμένη ευθύνη, ενώ το PCI DSS ζητά απογραφή των στοιχείων συστήματος που εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής. Οι οικονομικοί έλεγχοι των εισηγμένων εταιρειών στηρίζονται σε ακριβή μητρώα παγίων.

Σε έλεγχο, η αναφορά περιουσιακών στοιχείων είναι συνήθως το πρώτο έγγραφο που ζητείται, και εύκολα μπορεί να βγει λάθος χωρίς να το θέλει κανείς. Μία ανεξήγητη συσκευή ή μία εγκατάσταση χωρίς άδεια αποτελούν από μόνες τους ευρήματα. Οι ομάδες με συνεχείς, καταγεγραμμένες απογραφές απαντούν σε αυτά τα ερωτήματα μέσα σε λεπτά, όχι σε εβδομάδες.

Κάθε κάρτα σταθμού εργασίας στο Anexet Inventory εμφανίζει το υλικό και το εγκατεστημένο λογισμικό, οπότε τα δεδομένα πίσω από μια αναφορά μπορούν να ελεγχθούν μηχάνημα προς μηχάνημα. Η προβολή της απογραφής λογισμικού δείχνει την έκδοση και την ημερομηνία εγκατάστασης από τις οποίες εξαρτώνται οι έλεγχοι αδειών.

1 / 2

• 
• 

Ξεκινήστε από τα πεδία που πραγματικά ζητούν οι ομάδες ελέγχου, οικονομικών και αδειών, και συμφωνήστε πάνω τους πριν φτιάξετε το πρώτο πρότυπο. Έπειτα αυτοματοποιήστε τη συλλογή τους και προγραμματίστε την αποστολή, ώστε η επόμενη αναφορά να είναι προβολή του τρέχοντος πάρκου και όχι ξεχωριστό έργο.