Ετικέτα Περιουσιακού Στοιχείου

Ο σειριακός αριθμός του κατασκευαστή δείχνει ποια μονάδα κατασκευάστηκε στο εργοστάσιο. Δεν δείχνει ποιος κρατά τη συσκευή, ποιο τμήμα την πλήρωσε ή πότε πρέπει να αντικατασταθεί. Αυτές τις ερωτήσεις πρέπει να απαντήσει ο ίδιος ο οργανισμός. Η ετικέτα απογραφής καλύπτει αυτό το κενό: είναι ένας αριθμός που ελέγχει ο οργανισμός, αποδίδεται όταν η συσκευή μπαίνει σε λειτουργία και παραμένει συνδεδεμένος με την εγγραφή της όσο ο οργανισμός είναι κάτοχός της.

Η ετικέτα αντέχει και εκεί όπου άλλα αναγνωριστικά αποτυγχάνουν. Ο σειριακός αριθμός ενός φορητού υπολογιστή βρίσκεται σε αυτοκόλλητο που μπορεί να ξεθωριάσει ή να κρυφτεί κάτω από τη συσκευή. Ένας δίσκος που αντικαθίσταται στην εγγύηση παίρνει νέο σειριακό αριθμό, ενώ ο υπολογιστής μένει ίδιος. Μια ανθεκτική, ορατή ετικέτα στο σασί κρατά σταθερό τον αριθμό απογραφής, ό,τι κι αν συμβεί στα εξαρτήματα μέσα. Λειτουργεί καλύτερα ως ένα από τα αναγνωριστικά ενός προγράμματος διαχείρισης περιουσιακών στοιχείων IT, και όχι ως μεμονωμένο αυτοκόλλητο.

Όποια μορφή κι αν έχει, η φυσική ετικέτα είναι μόνο το μισό του συστήματος. Αποκτά νόημα μόνο μαζί με μια εγγραφή στο λογισμικό που καταγράφει τι αναφέρεται ο αριθμός, ποιος είναι υπεύθυνος γι' αυτόν και πού πρέπει να βρίσκεται, όπως σε μια βάση δεδομένων διαχείρισης διαμόρφωσης.

Η ετικέτα έχει αξία μόνο αν επικολληθεί και καταγραφεί την ημέρα που η συσκευή μπαίνει σε λειτουργία. Αλλιώς η καταμέτρηση και το φυσικό απόθεμα αποκλίνουν μέσα σε λίγους μήνες.

1. 1

   Απόδοση

   Δώστε μοναδικό αριθμό από τη δική σας σειρά, πριν παραδοθεί η συσκευή στον χρήστη.

2. 2

   Επικόλληση

   Στερεώστε την ετικέτα στο σασί, σε εμφανές σημείο που αντέχει στον καθαρισμό και στη μεταφορά.

3. 3

   Καταχώριση

   Γράψτε τον αριθμό στην καρτέλα της συσκευής, δίπλα στον σειριακό, τον υπεύθυνο και την τοποθεσία.

4. 4

   Έλεγχος

   Σε κάθε έλεγχο συγκρίνετε τις φυσικές ετικέτες με τις εγγραφές και ερευνήστε τις διαφορές.

Όταν μια συσκευή φέρει ετικέτα, ο ίδιος αριθμός υποστηρίζει αρκετές καθημερινές εργασίες:

• Φυσικοί έλεγχοι: περπατήστε έναν όροφο με σαρωτή και συγκρίνετε τα παρόντα με το σύστημα απογραφής, αντί να υποθέτετε ότι τίποτα δεν μετακινήθηκε.
• Ευθύνη: όταν μια συσκευή ανατεθεί σε άλλον, η ετικέτα μένει και αλλάζει η εγγραφή του κατόχου, οπότε ένα χαμένο αντικείμενο έχει έναν ιχνηλατήσιμο τελευταίο κάτοχο.
• Κύκλος ζωής και οικονομικά: η ημερομηνία αγοράς, η εγγύηση, η απόσβεση και η ημερομηνία απόσυρσης συνδέονται με τον αριθμό, τον οποίο χρησιμοποιούν η λογιστική και το IT.
• Συντήρηση: επισκευές, αντικαταστάσεις εξαρτημάτων και αιτήματα υποστήριξης καταγράφονται στην ετικέτα, και όχι στον σειριακό ενός εξαρτήματος που μπορεί να έχει αλλάξει.

Δεν είναι κάθε σημασμένο αντικείμενο ένας μεμονωμένος υπολογιστής. Ένας σταθμός εργασίας, η οθόνη του, ο σταθμός σύνδεσης και το πληκτρολόγιο μπορούν να δοθούν ως ένα σετ και να παρακολουθούνται με μία ετικέτα, αν ο οργανισμός προτιμά να τα διαχειρίζεται ως μία μονάδα.

Ισχύει και το αντίστροφο. Μια μεγάλη μηχανή μπορεί να φέρει περισσότερες ετικέτες, αν τα κύρια εξαρτήματά της, όπως το σασί ενός διακομιστή και οι δίσκοι μέσα του, παρακολουθούνται και αποσβένονται χωριστά. Το σύστημα ετικετών πρέπει να αντανακλά τον τρόπο που ο οργανισμός λογιστικοποιεί τον εξοπλισμό, όχι μόνο τον τρόπο που συναρμολογείται.

Στο Anexet Inventory, η καρτέλα Συσκευές της κάρτας ενός σταθμού εμφανίζει το υλικό που εντοπίστηκε στον υπολογιστή, με τον τύπο και τον κατασκευαστή κάθε εξαρτήματος. Ένας επισημασμένος υπολογιστής μπορεί να συγκριθεί με τα πραγματικά του μέρη, και μια αλλαγή εξαρτήματος γίνεται πιο εύκολα αντιληπτή.

Μια ετικέτα αξίζει όσο η πειθαρχία γύρω της. Τα αυτοκόλλητα ξεκολλούν ή βάφονται από πάνω, και μια ετικέτα σε εξάρτημα που αργότερα περνά σε άλλο σασί αποσυνδέει σιωπηλά τον αριθμό από το αντικείμενο που έπρεπε να ταυτοποιεί.

Νέος εξοπλισμός που μπαίνει κατευθείαν σε χρήση χωρίς ετικέτα δημιουργεί ένα κενό που η καταμέτρηση δεν κλείνει ποτέ. Μια συσκευή χωρίς ετικέτα που εμφανίζεται στο δίκτυο παραμένει μη εξουσιοδοτημένη συσκευή μέχρι να ταυτοποιηθεί. Γι' αυτό οι ετικέτες διασταυρώνονται με σειριακούς αριθμούς, ονόματα υπολογιστών και ό,τι είναι πράγματι συνδεδεμένο, και δεν θεωρούνται η μοναδική πηγή αλήθειας.

Επισημάνετε πρώτα τα στοιχεία των οποίων η απώλεια ή η λανθασμένη καταγραφή θα κόστιζε περισσότερο, και μετά ελέγξτε τις ετικέτες απέναντι στο δίκτυο με σταθερό πρόγραμμα. Μια ετικέτα που κανείς δεν ελέγχει είναι απλώς διακόσμηση.