Πλαίσιο Περιουσιακών Στοιχείων

Στη διαχείριση περιουσιακών στοιχείων, το πλαίσιο (framework) είναι το μοντέλο που μετατρέπει διάσπαρτες εγγραφές εξοπλισμού και αδειών σε ένα διαχειριζόμενο πρόγραμμα. Ορίζει τέσσερα πράγματα: μια ταξινόμηση κατηγοριών στοιχείων, έναν κύκλο ζωής από τον οποίο διέρχεται κάθε στοιχείο, ρόλους που αναθέτουν ιδιοκτησία, φύλαξη και εποπτεία, και κανόνες απόφασης για έγκριση, αλλαγή και απόσυρση στοιχείων. Υπάρχει ώστε οι απαντήσεις σε πρακτικά ερωτήματα να προέρχονται από πολιτική και όχι από αυτοσχεδιασμό. Μπορεί ένα τμήμα να αγοράσει δικούς του φορητούς υπολογιστές; Ποιος εγκρίνει μια αγορά λογισμικού;

Ο όρος είναι ευρύτερος από οποιοδήποτε μητρώο ή βάση δεδομένων. Ένα υπολογιστικό φύλλο με σειριακούς αριθμούς δεν είναι πλαίσιο, ούτε ένα εργαλείο ανακάλυψης, όσο πλήρης κι αν είναι η σάρωσή του. Το πλαίσιο είναι το σύνολο των ορισμών και των αρμοδιοτήτων που αποφασίζει τι πρέπει να περιέχουν αυτές οι εγγραφές, ποιος τις τηρεί και ποιες αποφάσεις τροφοδοτούν. Μέσα στη διαχείριση πληροφοριακών στοιχείων είναι η δομή που αυτοματοποιούν τα εργαλεία. Δεν τα αντικαθιστά.

Ένα πλαίσιο ξεκινά χωρίζοντας τον πληθυσμό των στοιχείων σε κατηγορίες. Η κατηγορία καθορίζει όλα όσα ακολουθούν: ποια χαρακτηριστικά καταγράφονται, ποιοι έλεγχοι ισχύουν, ποιος είναι ο φυσικός ιδιοκτήτης και πώς αποτιμάται το στοιχείο. Μια τυπική επιχειρησιακή ταξινόμηση διακρίνει τις πέντε κατηγορίες που ακολουθούν.

Δύο κανόνες κάνουν την ταξινόμηση να λειτουργεί. Οι κατηγορίες πρέπει να είναι αμοιβαία αποκλειστικές, ώστε κάθε στοιχείο να έχει ακριβώς μία θέση στη δομή. Πρέπει επίσης να είναι συλλογικά εξαντλητικές, ώστε τίποτα από όσα δαπανά ο οργανισμός να μη μένει έξω. Κάθε κατηγορία χρειάζεται κανόνα ονοματολογίας και επισήμανσης, που περιγράφεται στην ταυτοποίηση στοιχείων. Όταν ένας νέος τύπος στοιχείου δεν ταιριάζει, τροποποιείται το ίδιο το πλαίσιο. Οι αυτοσχέδιες λίστες έξω από αυτό είναι το σημείο όπου ξεκινά η σκιώδης IT.

Κανένας οργανισμός δεν χρειάζεται να επινοήσει ένα πλαίσιο από το μηδέν. Αρκετά σώματα πρακτικής υιοθετούνται ευρέως. Η σειρά ISO 55000 περιγράφει ένα σύστημα διαχείρισης περιουσιακών στοιχείων με γενικούς όρους: ευθυγραμμισμένες αποφάσεις για τα στοιχεία, τον κύκλο σχεδίασε-εκτέλεσε-έλεγξε-δράσε και μια γραμμή ορατότητας από την πολιτική ως κάθε μεμονωμένο στοιχείο. Η ITIL αντιμετωπίζει τη διαχείριση στοιχείων ως πρακτική διαχείρισης υπηρεσιών και συνδέει τον κύκλο ζωής του στοιχείου με την παροχή υπηρεσιών, τις εγγραφές παραμετροποίησης και τη βάση δεδομένων διαχείρισης παραμετροποίησης. Η οπτική της ασφάλειας προσθέτει την απαίτηση απογραφής. Το NIST SP 800-53 αναμένει πλήρη και επικαιροποιημένη απογραφή των συστατικών του συστήματος, που επανεξετάζεται σε καθορισμένα διαστήματα. Το ISO/IEC 27001 απαιτεί απογραφή στοιχείων με ανατεθείσα ιδιοκτησία.

Οι ώριμοι οργανισμοί σπάνια υιοθετούν ολόκληρο ένα πρότυπο. Το συνηθισμένο μοτίβο είναι ένα κέλυφος διακυβέρνησης σε ύφος ISO 55000, η σύνδεση με τον κύκλο ζωής σε ύφος ITIL και μια απαίτηση απογραφής με γνώμονα την ασφάλεια, προσαρμοσμένα στην κλίμακα και στο προφίλ κινδύνου του οργανισμού.

Ο κύκλος ζωής είναι η ραχοκοκαλιά του πλαισίου. Κάθε στοιχείο βρίσκεται πάντοτε σε ακριβώς ένα στάδιο, και κάθε στάδιο έχει καθορισμένα κριτήρια εισόδου, κριτήρια εξόδου και έναν υπεύθυνο ρόλο. Το κλασικό μοντέλο έχει πέντε στάδια:

1. 1

   Σχεδιασμός

   Εντοπίζονται οι απαιτήσεις, εγκρίνονται οι προϋπολογισμοί και καθορίζονται τα πρότυπα αγοράς. Βασικές εγγραφές: εγκεκριμένα πρότυπα, γραμμές προϋπολογισμού.

2. 2

   Απόκτηση

   Το στοιχείο αγοράζεται, μισθώνεται ή παραλαμβάνεται και στη συνέχεια καταγράφεται και επισημαίνεται. Βασικές εγγραφές: τιμολόγιο αγοράς, εγγραφή απογραφής, ετικέτα στοιχείου.

3. 3

   Ανάπτυξη και λειτουργία

   Το στοιχείο ρυθμίζεται, χορηγείται, συντηρείται και επανελέγχεται περιοδικά. Βασικές εγγραφές: ιστορικό ανάθεσης, αρχεία συντήρησης.

4. 4

   Αλλαγή

   Μετεγκατάσταση, αναβάθμιση, επανανάθεση ή επαναταξινόμηση καθώς εξελίσσεται η χρήση. Βασικές εγγραφές: ιστορικό αλλαγών, ενημερωμένα χαρακτηριστικά.

5. 5

   Απόσυρση

   Το στοιχείο απενεργοποιείται, τα δεδομένα του αφαιρούνται και ο εξοπλισμός επαναχρησιμοποιείται, πωλείται ή καταστρέφεται. Βασικές εγγραφές: πρωτόκολλο απόσυρσης, τεκμήρια εκκαθάρισης.

Το συχνότερο σφάλμα είναι η αγορά ενός εργαλείου και η θεώρηση της δουλειάς ως ολοκληρωμένης. Ένας πράκτορας ανακάλυψης που καταγράφει κάθε τελικό σημείο δεν είναι πλαίσιο, ούτε είναι μια βάση διαχείρισης παραμετροποίησης. Το πλαίσιο είναι η συμφωνία για κατηγορίες, ιδιοκτησία, στάδια και δικαιώματα απόφασης που αυτά τα συστήματα καταγράφουν και επιβάλλουν. Το εργαλείο είναι εκεί όπου ζουν οι εγγραφές. Χωρίς πλαίσιο, η έξοδος του εργαλείου καταλήγει σε λίστα χωρίς ιδιοκτήτη. Χωρίς εργαλείο, το πλαίσιο πνίγεται στη χειροκίνητη συντήρηση.

Η πρακτική δοκιμασία είναι αν ο οργανισμός μπορεί να απαντήσει από τις εγγραφές του και όχι από τη μνήμη. Ποια στοιχεία έχουμε; Ποιος λογοδοτεί για το καθένα; Σε ποιο στάδιο κύκλου ζωής βρίσκεται το καθένα; Πότε επαληθεύτηκε η απάντηση τελευταία φορά; Ένα στέρεο πλαίσιο κάνει αυτά τα ερωτήματα ρουτίνα. Ένα αδύναμο μετατρέπει το καθένα σε έρευνα.

Στο Anexet Inventory, η κάρτα κάθε σταθμού εργασίας έχει καρτέλα Devices που απαριθμεί κάθε συνιστώσα με τον τύπο και τον κατασκευαστή της. Στην κάρτα ενός διακομιστή, η ίδια καρτέλα προσθέτει στήλες αριθμού απογραφής και σειριακού αριθμού, ώστε το μητρώο να μπορεί να συγκριθεί με τα τιμολόγια αγοράς και το φυσικό απόθεμα.

1 / 2

• 
• 

Ένα πλαίσιο αναθέτει τη δουλειά σε ονομαστικούς ρόλους, όχι σε όποιον πρώτος παρατηρήσει ένα πρόβλημα. Το σύνολο των ρόλων είναι μικρό και σταθερό, και κάθε ρόλος έχει μία απόφαση που του ανήκει:

Ξεκινήστε από τις κατηγορίες και τους ιδιοκτήτες τους, όχι από το λογισμικό. Ορίστε έναν υπεύθυνο για κάθε κατηγορία, συμφωνήστε τα πέντε στάδια του κύκλου ζωής και μόνο τότε επιλέξτε ένα εργαλείο που καταγράφει όσα ήδη αποφασίζει το πλαίσιο. Συνδέστε νωρίς το πλαίσιο με τη διαχείριση λογισμικού ως στοιχείου, επειδή στις άδειες εμφανίζονται πρώτα το κόστος και ο κίνδυνος μιας λίστας χωρίς ιδιοκτήτη.