Εκτυπωτής

Τα περισσότερα μέτρα προστασίας δεδομένων είναι σχεδιασμένα γύρω από ψηφιακές διαδρομές μεταφοράς: πύλες email, διαμεσολαβητές ιστού, μεσίτες πρόσβασης στο cloud και πολιτικές για αφαιρούμενα μέσα. Μια εργασία εκτύπωσης δεν περνά από καμία από αυτές. Το έγγραφο μεταφέρεται από την εφαρμογή στον τοπικό διαχειριστή εκτύπωσης και από εκεί στο χαρτί. Από εκείνη τη στιγμή βρίσκεται έξω από κάθε αρχείο καταγραφής, αρχείο και μηχανή πολιτικών. Είναι ένα μη ευρετηριασμένο αντίγραφο που μπορεί να μεταφερθεί σε τσάντα, να φωτογραφηθεί ή να παραδοθεί χωρίς ίχνος στα συστήματα που παρακολουθούν το email και την κίνηση ιστού.

Το κανάλι δεν περιορίζεται στο χαρτί. Οι εικονικοί εκτυπωτές, όπως οι λειτουργίες εκτύπωσης σε PDF ή εικόνα που υπάρχουν σε κάθε σταθμό εργασίας, χρησιμοποιούν την ίδια διαδρομή για να δημιουργήσουν νέο αρχείο. Αυτό το αρχείο δεν κληρονομεί ετικέτες, περιορισμούς ή παρακολούθηση από το πρωτότυπο.

Το μοτίβο επαναλαμβάνεται σε οργανισμούς κάθε μεγέθους, και οι περισσότερες περιπτώσεις καταλήγουν σε διαρροή δεδομένων που είναι δύσκολο να ανιχνευθεί στη συνέχεια:

Η εκτύπωση είναι νόμιμη, καθημερινή επιχειρηματική λειτουργία και γι' αυτό δεν μπορεί απλώς να απενεργοποιηθεί. Μια πολιτική που θα μπλόκαρε κάθε εκτύπωση θα σταματούσε τον οργανισμό. Η πραγματική δυσκολία είναι να ξεχωρίσει κανείς ένα νόμιμο τιμολόγιο από ένα σχέδιο περιορισμένης πρόσβασης. Αυτό απαιτεί έλεγχο του περιεχομένου της εργασίας και όχι απλώς καταγραφή ότι κάτι εκτυπώθηκε.

Η φυσική έξοδος δεν διαθέτει δικό της έλεγχο πρόσβασης. Όταν ένα φύλλο βγει από τον δίσκο, δεν υπάρχει αρχείο για το ποιος το διάβασε ούτε τρόπος ανάκλησης της πρόσβασης. Δεν διατηρείται αντίγραφο, εκτός αν η εργασία καταγράφηκε πριν από την εκτύπωση. Τα πολυμηχανήματα προσθέτουν δικούς τους κινδύνους: εσωτερική μνήμη που κρατά αντίγραφα σαρωμένων και εκτυπωμένων εργασιών, υπηρεσίες δικτύου στις εργοστασιακές ρυθμίσεις και, σε πολλά γραφεία, μια συσκευή που μπορεί να χειριστεί οποιοσδήποτε.

Μια ώριμη στρατηγική ελέγχου εκτύπωσης συνδυάζει πολλά μέτρα, το καθένα μέρος του ευρύτερου ελέγχου συσκευών του σταθμού εργασίας:

1. 1

   Καταγραφή κάθε εργασίας

   Καταγράφεται κάθε εκτύπωση με χρήστη, εκτυπωτή και χρονική σήμανση, ώστε κάθε αντίγραφο να έχει υπεύθυνο.

2. 2

   Έλεγχος περιεχομένου

   Διαβάζεται το κείμενο της εργασίας και, ανάλογα με την ευαισθησία, μπλοκάρεται, καταγράφεται ή ειδοποιείται.

3. 3

   Μόνο εγκεκριμένοι εκτυπωτές

   Οι εγκεκριμένες συσκευές μπαίνουν σε λίστα επιτρεπόμενων και οι υπόλοιπες αποκλείονται.

4. 4

   Περιορισμός όγκου

   Όρια μεγέθους εγγράφου και αριθμού σελίδων κάνουν τη μαζική εκτύπωση μη πρακτική.

5. 5

   Ασφάλεια του χαρτιού

   Ασφαλής εκτύπωση με παραλαβή, υδατογραφήματα και ασφαλής καταστροφή όσων φτάνουν πραγματικά στο χαρτί.

Η εκτύπωση είναι ένα από τα τοπικά κανάλια του σταθμού εργασίας, μαζί με το πρόχειρο, τα στιγμιότυπα οθόνης, την αφαιρούμενη μνήμη και τους κοινόχρηστους φακέλους δικτύου. Κανένα από αυτά δεν διασχίζει το δίκτυο ως αναγνώσιμο περιεχόμενο, επομένως τα εργαλεία πύλης δεν τα βλέπουν. Χρειάζονται έναν πράκτορα στον σταθμό που παρακολουθεί τον διαχειριστή εκτύπωσης, το πρόχειρο και τη στοίβα των συσκευών.

Στις έρευνες, τα συμβάντα εκτύπωσης αξίζουν περισσότερο όταν συσχετίζονται. Ένας χρήστης που κατεβάζει ένα περιορισμένης πρόσβασης αποθετήριο, εκτυπώνει μέρος του και συνδέει έναν δίσκο USB το ίδιο απόγευμα, διηγείται μια πιο καθαρή ιστορία από οποιοδήποτε μεμονωμένο συμβάν. Γι' αυτό ο έλεγχος εκτύπωσης πρέπει να είναι μέρος ενός ευρύτερου προγράμματος πρόληψης απώλειας δεδομένων και όχι αυτόνομες ρυθμίσεις εκτυπωτών.

Η υποκλοπή ενεργοποιείται ανά προφίλ πράκτορα, ως μέρος του ελέγχου εκτύπωσης, με όρια μεγέθους εγγράφου και αριθμού σελίδων. Ο αποκλεισμός λειτουργεί μόνο όταν είναι ενεργή η υποκλοπή, γι' αυτό η ρύθμιση του προφίλ έρχεται πρώτη.

Ένας κανόνας αποκλεισμού εκτύπωσης συνδυάζει συνθήκες με ΚΑΙ ή Ή. Οι συνθήκες μπορούν να αφορούν το κείμενο της εργασίας, τον χρήστη, την ημερομηνία και την ώρα, την ημέρα της εβδομάδας, τον υπολογιστή ή τον τομέα και τον εκτυπωτή. Ο επεξεργαστής κανόνων δείχνει τη λίστα των συνθηκών:

Το συχνότερο λάθος είναι η απαγόρευση κάθε εκτύπωσης. Σταματά τη νόμιμη εργασία, και οι χρήστες περνούν σε προσωπικές συσκευές και άλλες διαδρομές. Ο έλεγχος εκτύπωσης λειτουργεί καλύτερα όταν είναι στενός: λίγες κατηγορίες εγγράφων, μια σύντομη λίστα εκτυπωτών και κανόνες που μπορεί να καταλάβει το προσωπικό.

Τα περισσότερα αποτυχημένα προγράμματα εκτύπωσης ξεκινούν από τους εκτυπωτές και όχι από τη λίστα των εγγράφων που πρέπει να προστατευθούν. Η αρχή είναι η ταξινόμηση δεδομένων, και από εκεί προκύπτουν οι κανόνες.

Ξεκινήστε από τα έγγραφα των οποίων η εκτύπωση θα έκανε τη μεγαλύτερη ζημιά και μετά από τους εκτυπωτές που μπορούν να τα φτάσουν. Οι πολιτικές που εφαρμόζονται σε κάθε σελίδα ταυτόχρονα καταλήγουν να μπλοκάρουν τη δουλειά και απενεργοποιούνται.

Η εργασία εκτύπωσης είναι η τελευταία στιγμή κατά την οποία ένα ψηφιακό αρχείο μπορεί ακόμη να ελεγχθεί πριν γίνει χαρτί.