Υπηρεσίες Ηλεκτρονικής Αλληλογραφίας

Οι υπηρεσίες ηλεκτρονικής ανταλλαγής μηνυμάτων είναι τα κανάλια που μεταφέρουν μηνύματα και συνημμένα ανάμεσα σε ανθρώπους: εταιρικό email και webmail, εσωτερικό chat, πλατφόρμες συνεργασίας, καταναλωτικές εφαρμογές ανταλλαγής μηνυμάτων και SMS. Το καθένα μετακινεί τα δεδομένα με διαφορετικό τρόπο, οπότε μια πολιτική γραμμένη για το email σπάνια ταιριάζει στα υπόλοιπα.

Για την προστασία δεδομένων η κατηγορία έχει σημασία, επειδή το μήνυμα είναι ο πιο συνηθισμένος τρόπος να φεύγουν πληροφορίες από έναν οργανισμό χωρίς να το θέλει κανείς. Το περιεχόμενο αυτών των καναλιών το διέπει η πρόληψη απώλειας δεδομένων (DLP), ενώ την πλευρά των αρχείων του ίδιου προβλήματος καλύπτουν οι υπηρεσίες κοινής χρήσης αρχείων.

Η επιχειρησιακή αλληλογραφία στηρίζεται σε διαφορετικά είδη υπηρεσιών. Καθεμία μεταφέρει δεδομένα με διαφορετικό τρόπο και χρειάζεται δική της προσοχή.

Η ανταλλαγή μηνυμάτων είναι φτιαγμένη ακριβώς για την ενέργεια που προσπαθεί να ελέγξει η προστασία δεδομένων: την αποστολή περιεχομένου σε κάποιον άλλον. Τέσσερις ιδιότητες επιδεινώνουν τον κίνδυνο. Το κανάλι χρησιμοποιείται όλη μέρα, οπότε ο όγκος μόνος του εγγυάται λάθη. Η επιλογή παραλήπτη είναι επιρρεπής σε σφάλματα, επειδή η αυτόματη συμπλήρωση και τα παρόμοια ονόματα προκαλούν αποκάλυψη χωρίς πρόθεση. Τα συνημμένα μεταφέρουν ολόκληρα έγγραφα με ένα κλικ. Και σε κοινόχρηστη συσκευή, ένα αρχείο που μπαίνει σε προσωπική συνομιλία αντί για το κανάλι της ομάδας έχει ήδη φύγει από τον οργανισμό.

Η σκόπιμη κατάχρηση ακολουθεί τα ίδια μονοπάτια. Την τυχαία πλευρά περιγράφει η ακούσια αποκάλυψη, ενώ τη σκόπιμη η εξαγωγή δεδομένων. Γι' αυτό το κανάλι δεν μπορεί απλώς να εμπιστευτεί κανείς ή να το μπλοκάρει, επειδή το μπλοκάρισμα σταματά τη δουλειά.

Η κρυπτογράφηση από άκρο σε άκρο κρύβει το περιεχόμενο του μηνύματος κατά τη μετάδοση και από τον πάροχο της υπηρεσίας, οπότε ο έλεγχος δικτύου και πύλης βλέπει μόνο μεταδεδομένα: ποιος έγραψε σε ποιον, πότε και πόσο μεγάλο ήταν το συνημμένο. Από αυτό προκύπτουν δύο συνέπειες. Ο έλεγχος περιεχομένου πρέπει να λειτουργεί εκεί όπου το περιεχόμενο είναι ακόμη αναγνώσιμο, δηλαδή στον τερματικό σταθμό, πριν την κρυπτογράφηση ή μετά την αποκρυπτογράφηση, και αυτή είναι η δουλειά του DLP τερματικού σταθμού. Και ο οργανισμός δεν μπορεί να βασιστεί στον πάροχο για να κρατά αρχείο όσων στάλθηκαν, κάτι που μετράει για έρευνες και υποχρεώσεις διατήρησης.

Πέντε έλεγχοι μαζί καλύπτουν το κανάλι, από την πολιτική μέχρι το προστατευόμενο περιεχόμενο. Ο καθένας αποτυγχάνει μόνος του: μια πολιτική χωρίς επιθεώρηση είναι απλώς έγγραφο, και η επιθεώρηση χωρίς κανόνες παραληπτών χάνει το λάθος διεύθυνσης. Οι κανόνες που συνδυάζουν περιεχόμενο με προορισμό δένουν τους ελέγχους μεταξύ τους, όπως περιγράφεται στον έλεγχο ροής δεδομένων.

Στην παρακολούθηση μηνυμάτων της Anexet, κάθε web messenger έχει τον δικό του διακόπτη, οπότε ο διαχειριστής αποφασίζει υπηρεσία προς υπηρεσία ποιες συνομιλίες επιθεωρούνται. Το webmail λειτουργεί με τον ίδιο τρόπο. Το εταιρικό email το καλύπτει η παρακολούθηση email, ενώ ένα προσωπικό γραμματοκιβώτιο που ανοίγεται στον εταιρικό περιηγητή ρυθμίζεται χωριστά.

1 / 2

• 
• 

Τα αρχεία της ανταλλαγής μηνυμάτων υπόκεινται συχνά σε νομικές υποχρεώσεις: κανόνες διατήρησης στις χρηματοοικονομικές υπηρεσίες και στον δημόσιο τομέα, αιτήματα πρόσβασης σε προσωπικά δεδομένα βάσει GDPR και ανεύρεση στοιχείων σε δικαστικές διαδικασίες. Την επικοινωνία σε μη εγκεκριμένες καταναλωτικές υπηρεσίες είναι δύσκολο να την παρουσιάσεις κατ' απαίτηση, γι' αυτό η πολιτική καναλιών είναι θέμα συμμόρφωσης και όχι μόνο ασφάλειας.

Η παρακολούθηση της επικοινωνίας των εργαζομένων ρυθμίζεται και αυτή σε πολλές δικαιοδοσίες. Η διακυβέρνηση συνήθως συνδυάζει τεχνικούς ελέγχους με ενημέρωση, αναλογικότητα και, όπου απαιτείται, συμφωνία με τα συμβούλια εργαζομένων ή τους εκπροσώπους τους. Έλεγξε τους τοπικούς κανόνες πριν ενεργοποιήσεις την επιθεώρηση οποιουδήποτε καναλιού.

Ξεκινήστε από τα δεδομένα που θα έβλαπταν περισσότερο αν έφευγαν, και μετά δείτε τα κανάλια που πράγματι χρησιμοποιούν αυτά τα δεδομένα. Οι πολιτικές που γράφονται για όλα τα αρχεία σε όλες τις υπηρεσίες μαζί καταλήγουν να μπλοκάρουν τη δουλειά και να απενεργοποιούνται. Μια σύντομη λίστα προστατευόμενου περιεχομένου και δύο ή τριών εγκεκριμένων καναλιών αποδίδει περισσότερο από μια μακριά λίστα απαγορεύσεων.

Περισσότερα: Συστήματα DLP — τι είναι και πώς λειτουργούν; Κοινωνική μηχανική και συστήματα DLP: πώς να προστατεύσετε την εταιρεία σας από τις διαρροές δεδομένων.