Επισήμανση ως μεταδεδομένα, όχι ως αρχειοθέτηση
Μια ετικέτα δεν είναι όνομα φακέλου ούτε σχόλιο για να το διαβάζουν οι άνθρωποι. Είναι δομημένα μεταδεδομένα που αποθηκεύονται στο αντικείμενο ή επισυνάπτονται σε αυτό, ώστε το λογισμικό να μπορεί να τα αναζητήσει.
Ένας επεξεργαστής κειμένου, ένας πελάτης email, ένας πράκτορας DLP και μια υπηρεσία κρυπτογράφησης μπορούν να διαβάσουν την ίδια ετικέτα και να καταλήξουν στην ίδια απόφαση για ένα έγγραφο, ακόμη κι αν κανένας τους δεν την δημιούργησε. Η ταξινόμηση δεδομένων είναι η κρίση για το επίπεδο ευαισθησίας. Η ετικέτα είναι η μόνιμη καταγραφή αυτής της κρίσης, οπότε η απόφαση δεν χρειάζεται να επαναλαμβάνεται κάθε φορά που το αρχείο ανοίγει, αντιγράφεται ή στέλνεται με email.
Τι κωδικοποιεί συνήθως μια ετικέτα
Τα περισσότερα σχήματα επισήμανσης συνδυάζουν πολλά είδη πληροφοριών σε μία ετικέτα:
| Στοιχείο | Τι καταγράφει |
|---|---|
| Ευαισθησία | Ένα επίπεδο, όπως Δημόσιο, Εσωτερικό, Εμπιστευτικό ή Περιορισμένης πρόσβασης |
| Ιδιοκτησία | Η ομάδα ή το πρόσωπο που ευθύνεται για τα δεδομένα |
| Διατήρηση | Πόσο καιρό κρατείται η εγγραφή και μετά αρχειοθέτηση, επανέλεγχος ή διαγραφή |
| Κανονιστικό πεδίο | Υποχρεώσεις για προσωπικά δεδομένα, δεδομένα καρτών πληρωμής ή υγείας |
| Σήμανση περιεχομένου | Ορατή κεφαλίδα, υποσέλιδο ή υδατογράφημα που επαναλαμβάνει την ετικέτα για τους χρήστες |
Πώς εφαρμόζονται οι ετικέτες
Οι ετικέτες σπάνια προέρχονται από μία μόνο πηγή. Τα περισσότερα περιβάλλοντα συνδυάζουν πολλές μεθόδους, ώστε τίποτα να μη μένει χωρίς ετικέτα.
Χειροκίνητη επισήμανση: ο συντάκτης επιλέγει μια ετικέτα από μενού κατά τη δημιουργία ή την αποθήκευση ενός εγγράφου. Λειτουργεί όταν οι χρήστες είναι εκπαιδευμένοι, αλλά παραλείπεται εύκολα υπό την πίεση της προθεσμίας.
Αυτόματη επισήμανση: το λογισμικό εξετάζει το περιεχόμενο για λέξεις-κλειδιά και δομημένα αναγνωριστικά, όπως αριθμούς καρτών ή ταυτότητας, και ψηφιακά αποτυπώματα εγγράφων, και εφαρμόζει ετικέτα χωρίς να περιμένει άνθρωπο.
Προεπιλεγμένη επισήμανση: μια βασική ετικέτα εφαρμόζεται όταν δημιουργείται ένα αρχείο ή ένα email. Ένα έγγραφο δεν μένει ποτέ εντελώς χωρίς ετικέτα, ακόμη και πριν το εξετάσει κάποιος.
Κληρονομούμενη επισήμανση: ένα αντίγραφο, ένα συνημμένο ή ένα εξαγόμενο αρχείο παίρνει την ετικέτα της πηγής του. Έτσι, το παράγωγο περιεχόμενο παραμένει υπό έλεγχο χωρίς ξεχωριστό βήμα επισήμανσης.
Πού οι ετικέτες κάνουν τη δουλειά της επιβολής
Η κρυπτογράφηση, η πρόσβαση και η κοινή χρήση, η πρόληψη απώλειας δεδομένων και η διατήρηση μπορούν να διαβάζουν την ίδια ετικέτα αντί να συμπεραίνουν την ευαισθησία. Μια πολιτική που χρησιμοποιεί ετικέτα ακολουθεί τέσσερα βήματα:
- 1
Έλεγχος ετικέτας
Η πολιτική ελέγχει αν υπάρχει η ετικέτα, καθώς και το αναγνωριστικό ή το εσωτερικό της όνομα.
- 2
Αντιστοίχιση με τον κανόνα
Η ταιριαστή ετικέτα γίνεται μία ακόμη συνθήκη, δίπλα στις συνθήκες κειμένου και καναλιού.
- 3
Εφαρμογή ενέργειας
Επιτρέπει, καταγράφει, ειδοποιεί, βάζει σε καραντίνα για έλεγχο ή μπλοκάρει στο email, στον ιστό, στο cloud, στους messenger και στις αφαιρούμενες συσκευές.
- 4
Καταγραφή αποτελέσματος
Το συμβάν καταγράφεται στο αρχείο καταγραφής, ώστε το αποτέλεσμα να ελέγχεται αργότερα.
Πού αποτυγχάνει η επισήμανση
Η επισήμανση είναι επιφάνεια ελέγχου, όχι εγγύηση. Αποτυγχάνει με τρεις προβλέψιμους τρόπους, ενώ τα εργαλεία που αναγνωρίζουν άμεσα ευαίσθητο περιεχόμενο συνεχίζουν να λειτουργούν όταν λείπει η ετικέτα.
Η έλλειψη ετικέτας δεν είναι λόγος να παραλειφθεί ο έλεγχος περιεχομένου. Η αναγνώριση δρα πάνω στο ίδιο το ευαίσθητο κείμενο.
- Κενά κάλυψης: χρόνια μη δομημένων δεδομένων σε κοινόχρηστους φακέλους και σε προσωπικά γραμματοκιβώτια δημιουργήθηκαν πριν υπάρξει οποιαδήποτε πολιτική επισήμανσης. Σπάνια επισημαίνονται εκ των υστέρων.
- Απώλεια ετικέτας: η ετικέτα βρίσκεται στο περιέχον αντικείμενο. Η αντιγραφή μιας παραγράφου, ένα στιγμιότυπο οθόνης ή η επικόλληση σε παράθυρο συνομιλίας μεταφέρει το περιεχόμενο και αφήνει την ετικέτα πίσω. Μια αντιγραμμένη παράγραφος μπορεί να φτάσει στον λάθος παραλήπτη, και έτσι ξεκινά μια διαρροή δεδομένων.
- Παρωχημένες ετικέτες: το έγγραφο επισημαίνεται μία φορά και δεν ξαναεξετάζεται ποτέ. Μπορεί να μένει υπερπροστατευμένο πολύ αφού πάψει να είναι ευαίσθητο, ή υποπροστατευμένο όταν προστεθεί νέο περιεχόμενο.
Πώς φαίνεται στο Anexet
Σε έναν κανόνα αποκλεισμού με αναγνώριση περιεχομένου, η καρτέλα Sensitivity labels αντιστοιχίζει την ίδια την ετικέτα, όχι μόνο το κείμενο. Η συνθήκη μπορεί να ελέγξει αν η ετικέτα υπάρχει, ποιο είναι το αναγνωριστικό της ή το εσωτερικό της όνομα.
Επισήμανση και συμμόρφωση
Οι κανονισμοί σπάνια ονομάζουν συγκεκριμένο σχήμα επισήμανσης. Προϋποθέτουν όμως ότι ένας οργανισμός μπορεί να δείξει ποιες εγγραφές είναι προσωπικές, σχετικές με πληρωμές ή υγεία και ότι ο χειρισμός τους ταίριαζε με την υποχρέωση. Μια συνεπής ετικέτα είναι πρακτική απόδειξη γι' αυτό. Επιτρέπει να απαντηθεί ένα αίτημα του υποκειμένου των δεδομένων, να οριοθετηθεί μια ειδοποίηση παραβίασης ή να δείξει σε έναν ελεγκτή ότι η εγγραφή αντιμετωπίστηκε σύμφωνα με την ευαισθησία της από τη στιγμή της δημιουργίας.
Οι ετικέτες προστατεύουν μόνο όσα περιγράφουν, γι' αυτό η απόφαση πρέπει να συνοδεύει την εγγραφή από την αρχή.
Anexet TeamΠώς το αντιμετωπίζει η Anexet
Το Anexet δεν δημιουργεί τις δικές του ετικέτες εγγράφων· διαβάζει και επιβάλλει ετικέτες που ένα άλλο σύστημα έχει ήδη εφαρμόσει, ώστε η υπάρχουσα επένδυση του οργανισμού στην επισήμανση να οδηγεί την πολιτική άμεσα:
Όροι βασισμένοι σε ετικέτες ευαισθησίας
οι πολιτικές αναζήτησης και μπλοκαρίσματος μπορούν να εξαρτούν την ενέργεια από το αν υπάρχει μια ετικέτα, το αναγνωριστικό της, το εσωτερικό της όνομα και αν εγκαταστάθηκε αυτόματα ή χειροκίνητα.
Έλεγχος σήμανσης περιεχομένου
οι πολιτικές μπορούν να ελέγξουν αν ένα έγγραφο φέρει ορατή σήμανση, κεφαλίδα σελίδας, υποσέλιδο ή υδατογράφημα, ως μέρος του ίδιου όρου.
Κατάσταση κρυπτογράφησης
το αν το επισημασμένο περιεχόμενο είναι κρυπτογραφημένο είναι από μόνο του ένας όρος πάνω στον οποίο μπορεί να δράσει μια πολιτική.
Επιβολή σε όλα τα κανάλια
μόλις εντοπιστεί μια ετικέτα, ισχύει το ίδιο σύνολο ενεργειών όπως για κάθε άλλο όρο περιεχομένου, να επιτραπεί, να καταγραφεί, να ειδοποιηθεί, να σταλεί σε καραντίνα για έλεγχο ή να μπλοκαριστεί, στο email, στον ιστό, στην αποθήκευση cloud, στις εφαρμογές μηνυμάτων και στα αφαιρούμενα μέσα.
Αρχιτεκτονική on-premise
οι επιθεωρημένες ετικέτες, οι πολιτικές που χτίζονται πάνω τους και τα αρχεία καταγραφής που προκύπτουν παραμένουν μέσα στην ίδια υποδομή του οργανισμού.
Anexet DLP
Μάθετε περισσότερα