Dati Obsoleti

I dati diventano obsoleti quando hanno superato lo scopo per cui sono stati raccolti. Sono superati, sostituiti o conservati oltre la loro utilità, eppure restano in un repository, in una condivisione di file, in una casella di posta o in un backup, e di solito restano accessibili.

L'obsolescenza riguarda la pertinenza e lo stadio del ciclo di vita, non la riservatezza. Una copia di tre anni di un database clienti non è meno sensibile solo perché è vecchia. È semplicemente una copia che nessuno usa, controlla o ricorda.

Gran parte dei dati obsoleti deriva da normale lavoro quotidiano che non viene mai ripulito. Le fonti tipiche sono le copie non gestite e i record che sopravvivono alle persone e ai sistemi che li hanno creati:

I dati che nessuno usa generano quattro rischi distinti:

• Superficie d'attacco non presidiata: le copie dimenticate raramente rientrano nel monitoraggio, nelle verifiche degli accessi o nelle patch. Le vecchie repliche dei database sono bersagli appetibili, perché nessuno le mantiene né le protegge.
• Esposizione normativa: quadri come il GDPR richiedono la limitazione della conservazione, quindi i dati personali non possono essere tenuti più a lungo di quanto serva allo scopo. Accumulare record obsoleti senza motivo può violare di per sé questa regola, e ogni copia allarga il perimetro di una eventuale violazione dei dati.
• Decisioni sbagliate: i report basati su dati superati portano a scelte di business e di sicurezza errate.
• Costi e complessità: i dati obsoleti occupano spazio, rallentano i backup e rendono più difficili gli inventari e i progetti di classificazione.

I dati obsoleti non sono un file cancellato (rimosso dal file system ma forse recuperabile) né la rimanenza (dati residui che restano su un supporto fisico dopo la cancellazione). I dati obsoleti sono pienamente attivi nel sistema; semplicemente non servono più. La soluzione standard è la purge: una cancellazione deliberata e verificata alla fine del ciclo di vita, comprese le copie di backup.

Poiché l'obsolescenza riguarda la pertinenza e non il contenuto, non si può rilevare esaminando un singolo file. I segnali utili sono i metadati e l'uso:

• Date di ultimo accesso e di modifica: l'indicatore principale, anche se i backup possono aggiornare i timestamp
• Dati senza proprietario: file e caselle di posta il cui titolare non esiste più nella directory
• Contenuti duplicati: copie dello stesso documento, quasi tutte ridondanti tranne una
• Nomi di sostituzione: « final », « v2 », « old », « backup » o copie datate accanto a un file attivo
• Repository inattivi: condivisioni e cartelle di progetto ferme per lungo tempo, da ritirare in blocco

La maggior parte delle organizzazioni sa di conservare dati obsoleti e comunque non li elimina, per ragioni organizzative più che tecniche. Nessuno è responsabile della decisione, quindi nessuno la approva. Il costo di conservare i dati è invisibile, mentre quello di eliminare qualcosa di necessario è ben evidente. Blocchi legali e requisiti poco chiari fanno sembrare più sicura una conservazione illimitata di un calendario difendibile. E non esiste un modo affidabile per capire se un vecchio insieme di dati è davvero inutilizzato.

La risposta pratica è spostare la decisione al momento della creazione: ogni nuovo insieme di dati riceve un responsabile e una scadenza. Il patrimonio esistente va gestito con campagne circoscritte, partendo dai repository senza proprietario e inattivi, dove il rischio è più alto e le obiezioni sono minori. Ogni campagna inizia da una classificazione dei dati, per sapere cosa si sta eliminando.

La pulizia funziona meglio in quest'ordine:

1. 1

   Inventariare e classificare

   Non si può ritirare ciò che non si vede.

2. 2

   Definire i tempi di conservazione

   Fissare le date di eliminazione alla creazione dei dati, non dopo che si sono accumulati.

3. 3

   Rivedere gli accessi

   Revocare i permessi che sopravvivono al loro scopo, soprattutto quando un dipendente lascia l'azienda.

4. 4

   Smaltire in sicurezza

   Eseguire le purge secondo il calendario e verificare che includano i backup.

Parti dagli insiemi di dati il cui furto farebbe più danni, poi dai repository che nessuno gestisce. Le regole di conservazione scritte per tutti i file in una volta vengono spesso disattivate, quindi mantieni la prima campagna abbastanza piccola da poterla completare.