Stampante

La maggior parte dei controlli di protezione dei dati è costruita attorno ai percorsi di trasferimento digitali: gateway di posta, proxy web, broker di accesso al cloud e politiche per i supporti rimovibili. Un lavoro di stampa non passa da nessuno di essi. Il documento va dall'applicazione allo spooler di stampa locale e poi sulla carta. Da quel momento esiste fuori da ogni registro, archivio e motore di policy. È una copia non indicizzata che può essere portata in una borsa, fotografata o consegnata senza lasciare traccia nei sistemi che controllano la posta e il traffico web.

Il canale non si limita alla carta. Le stampanti virtuali, come le funzioni di stampa in PDF o in immagine presenti su ogni postazione, usano lo stesso percorso per creare un nuovo file. Quel file non eredita etichette, restrizioni o tracciamento del documento originale.

Lo schema si ripete in organizzazioni di ogni dimensione, e la maggior parte dei casi finisce in una fuga di dati difficile da ricostruire in seguito:

La stampa è un'operazione aziendale legittima e quotidiana, quindi non può semplicemente essere disattivata. Una politica che bloccasse ogni stampa fermerebbe l'organizzazione. La difficoltà reale è distinguere una fattura regolare da un documento di progetto riservato. Serve ispezionare il contenuto del lavoro, non solo registrare che qualcosa è stato stampato.

L'output fisico non ha un controllo degli accessi proprio. Quando un foglio esce dal vassoio, non c'è traccia di chi lo ha letto né modo di revocarne l'accesso. Nessuna copia viene conservata, a meno che il lavoro non sia stato catturato prima della stampa. I multifunzione aggiungono rischi propri: una memoria interna che conserva copie dei lavori scansionati e stampati, servizi di rete lasciati alle impostazioni di fabbrica e, in molti uffici, un apparecchio che chiunque può usare.

Una strategia matura di controllo della stampa combina più misure, ciascuna parte del più ampio controllo dei dispositivi della postazione:

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   Registrare ogni lavoro

   Catturare ogni stampa con utente, stampante e data e ora, così ogni copia ha un responsabile.

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   Analizzare il contenuto

   Leggere il testo del lavoro e bloccare, registrare o segnalare in base alla sensibilità.

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   Consentire solo stampanti approvate

   Tenere i dispositivi approvati in una lista di autorizzati ed escludere gli altri.

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   Limitare il volume

   Limiti su dimensione del documento e numero di pagine rendono impraticabile la stampa di massa.

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   Proteggere la carta

   Stampa sicura con rilascio, filigrane e distruzione sicura di ciò che finisce davvero su carta.

La stampa è uno dei canali locali della postazione, insieme agli appunti, alle schermate, alla memoria rimovibile e alle condivisioni di rete. Nessuno di questi attraversa il perimetro di rete come contenuto leggibile, quindi gli strumenti di gateway non li vedono. Serve un agente sulla postazione che osservi lo spooler di stampa, gli appunti e lo stack dei dispositivi.

Nelle indagini gli eventi di stampa valgono di più in correlazione. Un utente che scarica un archivio riservato, ne stampa una parte e collega una chiavetta USB nello stesso pomeriggio racconta una storia più chiara di qualsiasi evento isolato. Per questo il controllo della stampa deve far parte di un programma più ampio di prevenzione della perdita di dati, e non di impostazioni isolate sulle stampanti.

L'intercettazione si attiva per profilo agente, come parte del controllo della stampa, con limiti su dimensione del documento e numero di pagine. Il blocco funziona solo con l'intercettazione attiva, quindi l'impostazione del profilo viene per prima.

Una regola di blocco della stampa combina condizioni con E o O. Le condizioni possono riguardare il testo del lavoro, l'utente, data e ora, il giorno della settimana, il computer o il dominio e la stampante. L'editor delle regole mostra l'elenco delle condizioni:

L'errore più comune è vietare ogni stampa. Blocca il lavoro legittimo e gli utenti passano a dispositivi personali e ad altri canali. Il controllo della stampa funziona meglio quando è mirato: poche classi di documenti, un elenco breve di stampanti e regole che il personale può capire.

La maggior parte dei programmi di stampa che falliscono parte dalle stampanti invece che dall'elenco dei documenti da proteggere. Si comincia dalla classificazione dei dati, e le regole ne derivano.

Parti dai documenti la cui stampa farebbe più danni, poi dalle stampanti che possono raggiungerli. Le politiche che valgono per ogni pagina in una volta sola finiscono per bloccare il lavoro e vengono disattivate.

Il lavoro di stampa è l'ultimo momento in cui un file digitale può ancora essere verificato prima di diventare carta.