Gestione dell'Inventario IT

La gestione dell'inventario comprende quattro attività ricorrenti, non un'unica fotografia. L'identificazione individua l'hardware e il software che esistono davvero. La registrazione inserisce ogni elemento nel registro dell'inventario con stato, responsabile, reparto e posizione. L'aggiornamento mantiene corretti questi dati quando una macchina cambia postazione o un software viene modificato. La riconciliazione confronta il registro con ciò che è realmente collegato o installato e segnala gli elementi che compaiono da un solo lato.

Apparecchiature e software cambiano secondo un ritmo proprio, non secondo quello di un audit annuale. Per questo la gestione dell'inventario è continua. Un registro accurato il giorno in cui viene creato e mai più toccato perde valore nel giro di poche settimane.

La gestione dell'inventario può essere svolta in due modi. Nell'approccio manuale un amministratore digita a mano ogni macchina, dispositivo e applicazione nel registro. La voce è corretta nel momento in cui viene inserita, ma il registro si disallinea non appena qualcosa cambia e nessuno lo aggiorna. Nell'approccio automatizzato, agenti sugli endpoint o scansioni di rete rilevano ciò che è effettivamente presente, quindi il registro segue la realtà.

La maggior parte dei programmi maturi combina entrambi. La scoperta automatica mantiene aggiornato il registro di base senza sforzo manuale, mentre gli amministratori aggiungono il contesto di business che una scansione non può dedurre, come chi è responsabile di una macchina e a quale reparto appartiene.

La gestione dell'inventario segue solitamente un elemento attraverso cinque fasi:

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   Creazione della baseline

   Costruite un registro iniziale che includa tutto l'hardware e il software già in uso, prima di avviare il monitoraggio continuo.

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   Inserimento

   Registrate subito l'hardware e il software appena acquistato o appena rilevato, con responsabile, stato e posizione assegnati.

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   Aggiornamento continuo

   Revisionate il registro quando componenti vengono aggiunti, sostituiti o rimossi, quando un software viene installato o aggiornato e quando gli elementi cambiano persona, reparto o ufficio.

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   Riconciliazione e verifica

   Confrontate il registro con ciò che è stato effettivamente rilevato, così le discrepanze vengono corrette invece di accumularsi senza essere notate.

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   Dismissione

   Dismettete l'elemento e segnatelo come stralciato. La sua storia resta nel registro invece di essere cancellata.

Un inventario mantenuto in modo continuo sostiene diverse esigenze da cui dipende l'azienda:

• Visibilità per la sicurezza: hardware o software assenti dal registro non possono essere aggiornati, monitorati o inclusi nella risposta agli incidenti.
• Rilevamento delle deviazioni: un dispositivo collegato al di fuori della configurazione prevista, o un dispositivo registrato che scompare, può essere segnalato. Lo stesso principio sta alla base del rilevamento delle modifiche hardware.
• Pianificazione della manutenzione: un registro aggiornato mostra quali macchine stanno invecchiando, quali richiedono riparazioni e quali applicazioni si avvicinano alla fine del supporto.
• Audit e conformità: gli audit interni e normativi chiedono prove di ciò che esiste e di chi ne risponde. La gestione continua trasforma questa richiesta in un report invece che in un conteggio d'emergenza.

In Anexet Inventory ogni computer e ogni dispositivo ha una propria scheda con stato, responsabile, reparto e posizione. Una mappa dell'ufficio colloca le apparecchiature sulla planimetria del piano, e la scheda Applicazioni elenca il software effettivamente installato sulla macchina.

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Quattro problemi fanno disallineare la maggior parte degli inventari:

• Shadow IT: hardware o software entra in uso senza essere registrato e quindi non raggiunge mai il registro.
• Record obsoleti: il registro era accurato alla creazione, ma non è mai stato aggiornato quando apparecchiature e applicazioni sono cambiate.
• Lavoro distribuito e da remoto: uffici, postazioni domestiche e spazi mobili rendono difficili da rilevare le modifiche senza la scoperta automatica.
• Sforzo manuale su larga scala: gli inventari compilati a mano restano indietro quando il numero di macchine, dispositivi e applicazioni supera ciò che un piccolo team riesce a seguire.

Partite dalla baseline: costruite un registro iniziale di tutto l'hardware e il software già in uso. Poi registrate i nuovi elementi non appena compaiono e revisionate il registro ogni volta che una macchina cambia posto, un componente viene sostituito o un'applicazione viene aggiornata.

I dati aggiornati sono l'input da cui dipende la gestione degli asset IT (ITAM). Senza di essi, le decisioni su acquisti, licenze e dismissioni si basano su record già superati.