Come funziona la messaggistica istantanea
I sistemi di messaggistica istantanea condividono una struttura comune. Un'applicazione client su desktop, telefono o browser si collega a un servizio di messaggistica. Il servizio autentica gli account, instrada e memorizza i messaggi e applica il proprio modello di cifratura. L'IM fa parte della famiglia più ampia dei servizi di messaggistica elettronica, ma è più rapido e informale dell'e-mail.
Le funzioni principali includono la presenza (sapere chi è disponibile), conversazioni singole e di gruppo, conferme di consegna e lettura, trasferimento di file e immagini, e chiamate vocali o video nella stessa chat. Le conversazioni si sincronizzano su ogni dispositivo collegato all'account, e il servizio conserva la cronologia, a meno che qualcuno non la elimini.
Tipi di servizi IM
Il termine copre diversi tipi di servizio, che differiscono per chi li gestisce e per quanto l'organizzazione può vedere:
| Tipo | Chi lo gestisce | Cosa può vedere l'organizzazione |
|---|---|---|
| Messenger consumer | L'utente, con un account personale | Poco, a meno che l'endpoint non sia ispezionato |
| Piattaforme di chat e collaborazione di team | L'organizzazione o il suo fornitore | Conservazione e audit amministrativo, se configurati |
| Chat basata sul web | Lo stesso fornitore, tramite browser | Traffico simile al normale uso del web |
| Messaggi diretti sulle piattaforme social | L'utente, con un account personale | Poco, perché i messaggi restano fuori dai sistemi aziendali |
| Messaggistica a livello di protocollo | Chi ospita il server | Dipende da come è configurato il server |
| Chat nelle app vocali e video | Il fornitore della chiamata | Testo e file scambiati durante le chiamate, spesso trascurati |
Perché l'IM è un canale rilevante di perdita di dati
La chat riduce la distanza tra la decisione di condividere e la condivisione stessa. Un file rilasciato in una conversazione lascia l'organizzazione con un'unica azione. L'informalità gioca anche contro il controllo: in chat si scrive ciò che non si metterebbe mai in un messaggio formale. Il completamento automatico e nomi di gruppo simili collocano i contenuti nella conversazione sbagliata, e la composizione del gruppo cambia finché persone esterne non si ritrovano in un thread nato come interno. La maggior parte di questi episodi sono errori, per questo la divulgazione involontaria è il primo rischio che una policy deve coprire.
Le stesse proprietà favoriscono l'abuso deliberato. L'esfiltrazione via chat sembra lavoro ordinario e sposta documenti interi al ritmo di una conversazione, ed è così che di solito avviene una fuga di dati tramite messenger. Gli screenshot portano il contenuto fuori dal registro, e i messaggi che scompaiono cancellano la traccia di cui avrebbe bisogno un'indagine. Una minaccia interna usa gli stessi strumenti di proposito. Separare l'uso legittimo dalla violazione della policy è quindi una questione di contenuto, non di canale.
Cifratura e punto di ispezione
La maggior parte dei messenger consumer cifra i messaggi end-to-end, quindi il contenuto è leggibile solo sui dispositivi della conversazione. Un gateway di rete o un proxy vede al massimo i metadati. I controlli consapevoli del contenuto devono quindi operare dove il contenuto è ancora in chiaro, cioè sull'endpoint, prima che il messaggio venga cifrato in uscita. La tabella confronta ciò che ogni punto di ispezione può vedere:
| Capacità | Gateway di rete | Agente sull'endpoint |
|---|---|---|
| Legge il testo dei messaggi cifrati end-to-end | ||
| Vede chi scrive a chi, e quando | ||
| Ispeziona i file prima della cifratura | ||
| Conserva una traccia senza un archivio del fornitore |
Come appare in Anexet
Il controllo dei messenger in Anexet si imposta per applicazione. Ogni messenger ha un proprio interruttore per messaggi, file e chiamate, e lo stesso vale per la versione web. Il blocco funziona solo dove l'intercettazione corrispondente è attiva, quindi è la prima cosa da verificare.
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Governare la messaggistica istantanea sul lavoro
Cinque aree richiedono decisioni prima che venga scritta qualsiasi regola. Le piattaforme di team approvate fanno eccezione: quando l'organizzazione le gestisce o le sottoscrive in modo centralizzato, conservazione e audit possono essere impostati nel servizio stesso, ma l'accesso ospite e i client web aprono ancora percorsi che quelle impostazioni non coprono del tutto. Prese le decisioni, le regole alimentano il blocco basato sul contenuto, dalla registrazione alla quarantena.
| Area | Responsabile | Cosa copre |
|---|---|---|
| Policy sui canaliQuali servizi sono consentiti | IT e sicurezza | Servizi approvati, classi di dati e dispositivi, con alternative approvate da offrire |
| Monitoraggio consapevole del contenutoCosa viene verificato | Team sicurezza | Messaggi e file verificati secondo regole, dalla registrazione al blocco |
| Conservazione e registriPer quanto tempo sono conservati i dati | Compliance e legale | I settori regolati richiedono conservazione; le app non approvate non soddisfano le richieste di discovery |
| Limiti legaliCosa è permesso | Legale e HR | Regolamentato in molte giurisdizioni; da abbinare a informativa e proporzionalità |
| Formazione e abitudiniComportamento delle persone | HR e responsabili | La maggior parte delle fughe sono errori; la consapevolezza riduce il volume che i controlli devono intercettare |
Da dove iniziare
Partite dai dati il cui abbandono causerebbe il danno maggiore, poi guardate ai canali che le persone usano davvero per inviarli. Una policy scritta per ogni messaggio in una volta sola finisce per bloccare il lavoro ordinario e viene disattivata.
Monitorare le chat è anche una questione legale, non solo tecnica. Informare i dipendenti e definire una finalità chiara rende i controlli difendibili quando qualcuno li contesta.
Per approfondire: Come proteggere i tuoi dati sui social network: consigli pratici.
La chat è il luogo in cui le persone lavorano già, quindi i controlli devono seguire il contenuto, non l'applicazione.
Anexet TeamCome Anexet affronta questo
La messaggistica istantanea è uno dei canali coperti dal modulo DLP di Anexet. Gli agenti endpoint intercettano le chat finché il contenuto è leggibile, cioè prima che il messaggio venga cifrato in uscita. In questo modo i messenger cifrati end-to-end restano nell'ambito. La messaggistica è uno dei più di 25 canali di intercettazione:
Messenger desktop
gli agenti catturano messaggi, trasferimenti di file e, dove supportato, chiamate nei messenger desktop più diffusi: WhatsApp, Telegram, Viber, Signal, WeChat, Zoom, Aitu Super App e altri. Ogni messenger ha un proprio interruttore. Per Telegram sono visibili anche i post dei canali.
Chat di team via web
la chat di collaborazione basata sul web, come Microsoft Teams, Rocket.Chat o Mattermost, viene catturata attraverso il canale web. Messaggi, file e chiamate hanno controlli separati.
Analisi del contenuto
i messaggi e gli allegati catturati vengono valutati con tesauri di sicurezza (170 dizionari predefiniti), banche di hash per corrispondenze esatte, librerie di impronte digitali ed etichette di sensibilità. Una chat viene giudicata per ciò che contiene, non per l'app che l'ha trasportata.
Blocco e quarantena
le policy di sicurezza possono bloccare i trasferimenti di file via messenger che corrispondono alle regole sui contenuti sensibili, metterli in quarantena per la revisione, oppure solo registrare e avvisare. Le condizioni combinano la classificazione del contenuto con il messenger specifico.
Traccia di audit
ogni evento intercettato viene registrato con utente, timestamp, messenger, classificazione e azione intrapresa. Il risultato è una traccia di audit completa e attribuibile. L'architettura on-premise mantiene le conversazioni catturate all'interno dell'infrastruttura dell'organizzazione stessa.
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