Geolocalizzazione

Una scheda dell'asset con il numero di serie di un portatile, il proprietario e le specifiche, ma senza posizione, è utile solo a metà. La posizione risponde a domande che l'inventario da solo non può affrontare. Il dispositivo è ancora nell'ufficio a cui era assegnato? È tornato a casa con un dipendente in smart working? È comparso in un luogo in cui non dovrebbe essere? Senza un segnale di posizione, un'organizzazione scopre che un dispositivo è scomparso solo quando qualcuno lo cerca e non lo trova.

La posizione alimenta anche direttamente la sicurezza e il monitoraggio della conformità. Un dispositivo che si segnala da un Paese inatteso, o che ha smesso di segnalarsi dal suo ufficio abituale, merita un controllo. La geolocalizzazione trasforma un elenco di inventario passivo in una fonte di questo tipo di segnali.

Nessun metodo funziona ovunque. La geolocalizzazione pratica combina di solito più metodi, ciascuno con la propria precisione e i propri punti ciechi.

I computer fissi, le stampanti e le altre apparecchiature senza ricevitore GPS si spostano comunque. Gli uffici vengono trasferiti, i piani riorganizzati e le attrezzature passano silenziosamente da una postazione all'altra. Per questa categoria, la geolocalizzazione Wi-Fi è il metodo pratico. Il dispositivo segnala le reti wireless che vede, insieme all'intensità del segnale e al tipo di connessione. Questa impronta viene confrontata con le posizioni note delle reti per dedurre in quale ufficio o edificio si trovi ora il dispositivo. Funziona al chiuso, dove il segnale GPS è spesso bloccato, e non richiede alcun hardware oltre a una scheda wireless.

La geolocalizzazione Wi-Fi è uno strumento meno preciso del GPS. Di solito colloca un asset in un edificio o in un piano, non in coordinate esatte. La scoperta degli asset IT dice all'IT che cos'è il dispositivo; la geolocalizzazione dice dove si trova. Per la gestione degli asset IT questa risoluzione di solito basta. La domanda operativa è se il dispositivo si trova dove dovrebbe, non la sua posizione al metro.

I metodi si differenziano soprattutto per tre caratteristiche: funzionano al chiuso, richiedono hardware aggiuntivo e si aggiornano senza che un amministratore intervenga sulla scheda.

Un dispositivo smarrito è un problema di ricerca, e l'ultima posizione nota restringe la zona da cercare. I passaggi seguenti funzionano con qualsiasi segnale di posizione, dalle segnalazioni Wi-Fi all'inserimento manuale sulla mappa dell'ufficio.

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   Verificare l'ultima posizione segnalata

   Apra la scheda del computer e controlli l'ultima variazione di posizione nel registro eventi e le reti Wi-Fi viste all'ultimo contatto.

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   Confrontare con la mappa dell'ufficio

   Individui la postazione sulla mappa. Un dispositivo registrato su un piano diverso da quello abituale è il primo indizio.

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   Restringere la ricerca al piano

   Cerchi nel piano indicato dal segnale Wi-Fi, non in tutto l'edificio.

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   Registrare il risultato

   Aggiorni la posizione nella scheda dell'asset, così la ricerca successiva parte dalla nuova posizione.

I segnali di geolocalizzazione sono stime, non prove. La geolocalizzazione IP sbaglia spesso di decine o centinaia di chilometri quando la connessione passa da una VPN, da un proxy o da un gateway aziendale. Il posizionamento Wi-Fi funziona solo dove è stata costruita in anticipo la mappa delle reti circostanti. Nessuno di questi metodi traccia il dispositivo in modo continuo, come farebbe un tracker dedicato. Riportano la posizione nei momenti in cui il dispositivo si collega.

Localizzare i dispositivi dei dipendenti tocca anche la privacy personale. Questo vale in modo particolare per il personale in smart working e ibrido, la cui posizione può rivelare dove vive. Le organizzazioni che geolocalizzano gli asset di solito limitano la pratica alle apparecchiature aziendali, la dichiarano nella policy e trattano la posizione come un segnale di gestione degli asset, non come un modo per seguire i movimenti di una persona. Chi usa anche il monitoraggio remoto dovrebbe avere un'unica policy che copra entrambi.

In Anexet Inventory, ogni scheda del computer conserva una postazione di lavoro e una mappa dell'ufficio. La vista mappa mostra dove si trova ogni macchina sulla planimetria del piano, e le variazioni di posizione restano nel registro eventi, così la cronologia resta visibile.

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Inizi dai dispositivi che causano il danno maggiore quando spariscono: i portatili che escono dall'ufficio e le attrezzature negli spazi condivisi. Annotare dove deve trovarsi ciascun dispositivo è il passo meno costoso e rende più leggibile ogni segnale di posizione successivo.

I dati di posizione sono utili solo se restano aggiornati. Un confronto periodico tra la mappa dell'ufficio e l'elenco dei dispositivi assegnati fa emergere per tempo le discrepanze, e un report degli asset con le posizioni è il modo più semplice per condividere il risultato.