Etichetta di Asset

Il numero di serie del produttore indica quale unità è stata costruita in fabbrica. Non dice chi usa il dispositivo, quale reparto ne ha sostenuto il costo o quando va sostituito. Queste domande deve porsele l'organizzazione. L'etichetta inventariale colma questo vuoto: è un numero che l'organizzazione controlla, assegnato quando il dispositivo entra in servizio, e resta collegato al registro finché l'organizzazione ne è proprietaria.

L'etichetta regge anche dove altri identificativi falliscono. Il numero di serie di un portatile sta su un adesivo che può sbiadire o restare nascosto sotto l'apparecchio. Un disco sostituito in garanzia riceve un nuovo numero di serie, mentre il computer resta lo stesso. Un'etichetta durevole e visibile sullo chassis mantiene costante il numero inventariale, qualunque cosa accada ai componenti interni. Funziona meglio come uno degli identificativi di un programma di gestione degli asset IT, non come un adesivo isolato.

Qualunque sia il formato, l'etichetta fisica è solo metà del sistema. Acquista senso solo insieme a una scheda nel software che registri a cosa si riferisce il numero, chi ne è responsabile e dove dovrebbe trovarsi, per esempio in un database di gestione della configurazione.

L'etichetta è utile solo se viene applicata e registrata il giorno in cui il dispositivo entra in servizio. Altrimenti il conteggio e il magazzino fisico si separano nel giro di pochi mesi.

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   Assegnare

   Generate un numero unico dalla sequenza dell'organizzazione prima di consegnare il dispositivo.

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   Applicare

   Fissate l'etichetta sullo chassis, in un punto visibile che resista a pulizia e trasporto.

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   Registrare

   Inserite il numero nella scheda del dispositivo, accanto a numero di serie, responsabile e ubicazione.

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   Verificare

   A ogni audit confrontate le etichette fisiche con i registri e indagate sulle differenze.

Quando un dispositivo ha un'etichetta, lo stesso numero supporta diverse attività di routine:

• Audit fisici: percorrete un piano con uno scanner e verificate cosa è presente rispetto al sistema di inventario, invece di dare per scontato che nulla si sia spostato.
• Responsabilità: quando un dispositivo viene riassegnato, l'etichetta resta e cambia la scheda del detentore, così un oggetto smarrito ha un ultimo detentore tracciabile.
• Ciclo di vita e finanza: data di acquisto, garanzia, ammortamento e data di dismissione sono legati al numero, che contabilità e IT usano entrambe.
• Manutenzione: riparazioni, sostituzioni di componenti e ticket di supporto sono registrati sull'etichetta, non sul numero di serie di un componente che potrebbe essere cambiato.

Non ogni oggetto etichettato è un singolo computer. Una postazione, il suo monitor, la stazione di aggancio e la tastiera possono essere consegnati come un unico kit e tracciati sotto una sola etichetta, se l'organizzazione preferisce gestirli come un'unità.

Vale anche il contrario. Una macchina di grandi dimensioni può avere più etichette se i componenti principali, come lo chassis di un server e i dischi al suo interno, sono tracciati e ammortizzati separatamente. Lo schema di etichettatura deve riflettere il modo in cui l'organizzazione contabilizza le apparecchiature, non solo come sono assemblate fisicamente.

In Anexet Inventory, la scheda di una postazione include una scheda Dispositivi con l'hardware rilevato sulla macchina, con tipo e produttore di ogni componente. Un computer etichettato si può confrontare con le sue parti reali, e un componente sostituito è più facile da notare.

Un'etichetta vale quanto la disciplina che la circonda. Le etichette si staccano o vengono coperte di vernice, e un'etichetta su un componente che poi passa a un altro chassis separa in silenzio il numero dall'oggetto che avrebbe dovuto identificare.

Un'apparecchiatura nuova che entra in uso senza etichetta crea una lacuna che il conteggio non chiude mai. Un dispositivo senza etichetta che compare in rete resta un dispositivo non autorizzato finché qualcuno non lo identifica. Per questo le etichette si incrociano con numeri di serie, nomi host e ciò che è realmente connesso, senza considerarle l'unica fonte di verità.

Etichettate per primi i beni la cui perdita o registrazione errata costerebbe di più, poi verificate le etichette rispetto alla rete con una cadenza fissa. Un'etichetta che nessuno controlla è solo decorazione.