Systèmes DLP — qu'est-ce que c'est et comment ça fonctionne

L'informatisation et la numérisation de tous les processus de la vie constituent la tendance majeure de ces dernières années. Dès lors que chacun de ces domaines passe au numérique et devient plus mobile, il faut mettre en place un périmètre de protection des données tout aussi mobile, moderne et adapté à son époque. Les systèmes DLP sont l'une des incarnations de cette approche avancée de la sécurité de l'information.

La protection des données dans les systèmes DLP : les trois états de l'information

Les systèmes DLP protègent l'information à toutes les étapes de son cycle de vie, dans ses trois états clés : les données en cours d'utilisation, les données en mouvement et les données au repos.

Les données en cours d'utilisation (Data in Use)

Il s'agit des informations activement sollicitées pour le travail de l'entreprise. Des vulnérabilités peuvent apparaître lors de leur lecture, de leur mise à jour ou de leur suppression. Une protection insuffisante des données en cours d'utilisation peut entraîner des fuites d'informations ou des accès non autorisés.

Les données en mouvement (Data in Transit)

Ce type de données circule au sein d'un réseau, entre des bases de données ou vers l'extérieur de l'organisation. Les principaux risques sont liés au transfert d'informations sensibles vers des adresses de messagerie personnelles, vers des stockages dans le cloud ou par des canaux de communication non protégés. Les systèmes DLP empêchent ces fuites en contrôlant les flux de données et en bloquant les transferts non autorisés.

Les données au repos (Data at Rest)

Il s'agit des informations conservées à l'état archivé ou inactif. Ces données sont utilisées moins souvent, mais leur protection est critique : un stockage compromis peut conduire à la perte d'informations d'importance stratégique. Les systèmes DLP assurent le contrôle des accès et portent la sécurité des données archivées à son maximum.

Dans ces trois états, l'information peut être confidentielle : il s'agit alors de données dont l'accès est strictement réglementé et dont la fuite peut nuire à la réputation et à la situation financière de l'entreprise. En font partie :

• les données personnelles des employés ;

• les secrets commerciaux et les secrets d'État ;

• les informations financières et stratégiques.

Les systèmes DLP assurent une protection complète des informations sensibles : ils empêchent les fuites et encadrent l'accès aux données critiques, ce qui élève le niveau général de sécurité de l'entreprise.

Les missions d'un système DLP

Quelles sont les principales missions que remplit un système DLP ? On peut globalement en distinguer deux groupes :

1. la sécurité de l'information ;
2. la sécurité économique.

Assurer la sécurité de l'information suppose un cycle complet de protection des données confidentielles contre tout type de risque : fuite, acte malveillant d'un initié, transmission involontaire, altération, usage abusif, atteinte à la réputation, etc. Dans les systèmes DLP, toute la circulation des informations confidentielles est enregistrée et analysée afin d'identifier les risques éventuels pour l'entreprise.

La sécurité économique consiste à surveiller et à évaluer l'activité réseau du personnel sur le lieu de travail afin de détecter l'usage abusif du temps de travail et des ressources de l'entreprise. Elle comprend également la prévention des dommages que subirait l'entreprise en cas de fuite de données confidentielles. 

Les principaux bénéfices de l'utilisation d'un système DLP :

• une réduction significative des pertes financières possibles à la suite d'une fuite d'informations confidentielles de l'entreprise ;

• la détection de l'usage abusif des ressources de l'entreprise par les employés ;

• la diminution des risques réputationnels et d'image liés aux fuites d'informations ;

• l'identification des employés déloyaux susceptibles de nuire aux résultats de l'entreprise ;

• l'investigation des incidents de sécurité de l'information et l'identification des canaux de fuite ;

• l'optimisation des processus métier en fonction des problèmes identifiés.

Pourquoi utiliser un système DLP

La sécurité de l'information est aujourd'hui un enjeu très aigu pour l'entreprise moderne. L'approche des processus métier a changé et les objets d'infrastructure utilisés au travail sans se trouver directement dans le périmètre de sécurité et de protection de l'information sont plus nombreux. Par exemple, les services cloud, les postes de travail distants, l'usage d'un grand nombre de réseaux sociaux et de messageries, etc. De ce fait, les fuites d'informations sont devenues plus probables et l'investigation des incidents de sécurité, un processus long et complexe.

Dans ce contexte, l'objectif principal de l'utilisation d'un système DLP est d'empêcher tout incident d'usage inapproprié d'informations confidentielles, quelles que soient la cause et la source de la menace.

Comment fonctionne un système DLP ?

En règle générale, l'algorithme des systèmes DLP se décompose en quatre étapes : l'interception et la collecte de l'information, son transfert vers une base de données pour stockage, l'indexation de l'ensemble des données et, enfin, leur analyse.

Première étape : l'interception et la collecte de l'information depuis le plus grand nombre de sources possible et dans le plus grand nombre de formats possible, selon ceux qu'utilise l'entreprise. Le critère de qualité est ici le nombre de sources d'information couvertes, et les systèmes DLP avancés savent capter l'information sur tous les principaux canaux de communication utilisés par l'entreprise :

• les services de messagerie internes et externes (MS Outlook, Thunderbird, yahoo.com, gmail.com) ;

• le transfert de fichiers par FTP/FTPS, HTTP/HTTPS, SSL pour POP3, SMTP ;

• les messages échangés dans les messageries instantanées telles qu'ICQ, Google Talk, Yahoo! Messenger, Viber, Telegram ;

• la gestion du contenu des bases de données PostgreSQL, MySQL, SQLite, Microsoft SQL Server, IBM ;

• l'impression et la copie d'informations sur les imprimantes et les scanners locaux et réseau ;

• les enregistrements audio et vidéo de l'ordinateur de travail, les captures de l'écran du PC.

Après l'interception, tout le volume de données est transféré vers la base de données (BDD) puis indexé. L'indexation consiste à attribuer à un objet de données un attribut de recherche unique (un index) afin d'accélérer sa recherche ultérieure dans la base.

La dernière étape est l'analyse. Les systèmes DLP recourent à des méthodes variées pour analyser les données interceptées. Et, comme pour le nombre de sources d'interception, plus les capacités d'analyse du système sont diversifiées, plus la protection globale de l'information est étendue et fiable. Quatre types d'analyse sont utilisés le plus souvent : l'analyse de contenu, l'analyse par attributs, l'analyse statistique et l'analyse événementielle. Examinons-les de plus près.

1. L'analyse de contenu porte sur le contenu textuel, en tenant compte de la morphologie et de la translittération de la langue (par mots, par expressions, par phrases).
2. L'analyse par attributs – elle s'appuie sur les attributs des supports (appareils, documents, fichiers).
3. L'analyse événementielle – elle se déclenche lorsqu'un événement prédéfini se produit (lancement d'une application, accès à un site web, tentative d'accès à des informations protégées par mot de passe, etc.) ;
4. L'analyse statistique – elle intervient dès qu'un certain volume d'événements est atteint (nombre de visites d'un site, nombre de courriels transmis par jour, etc.).

Comment choisir un système DLP ?

Il y a quelques années encore, on estimait que les systèmes DLP étaient réservés aux grandes entreprises. Leur taille, la complexité de leur gestion et l'organisation de leurs processus internes constituaient l'argument principal. Aujourd'hui, l'opinion a changé. Le recours aux systèmes DLP est désormais dicté non par la taille de l'entreprise, mais par ses processus internes d'échange d'information, par la nécessité d'assurer un périmètre fiable de protection des données, par la fréquence accrue des fuites et par le grand nombre de sources de menaces pour la sécurité de l'information. Le besoin porte sur un logiciel souple, abordable et richement doté en fonctionnalités. Pour choisir un système DLP adapté à votre entreprise, vous devez répondre à plusieurs questions :

Combien de canaux de communication devez-vous surveiller ?

L'entreprise doit déterminer quels canaux de communication sont utilisés pendant les heures de travail, lesquels peuvent constituer une menace pour la sécurité de l'information et lesquels peuvent être une source de gaspillage du temps de travail du personnel.

Quels outils le logiciel propose-t-il ? Quelles capacités analytiques offre-t-il ?

Le système DLP se limite-t-il à la surveillance de l'information ou comprend-il aussi un module d'analyse, de réaction et de blocage des incidents ?

Quelles caractéristiques techniques sont nécessaires pour installer un logiciel de sécurité ?

Avant d'installer le système DLP, il est important de vous assurer qu'il n'existe aucune limitation système pour ce type de logiciel et de savoir s'il faudra acheter du matériel ou de la capacité supplémentaires.

Fiabilité de l'éditeur et qualité de la communication. Avez-vous besoin d'un support technique ?

Renseignez-vous sur la fiabilité de l'éditeur du logiciel. Quels avis circulent sur son travail et sur son produit ? Dispose-t-il des licences et des certifications requises pour fournir de tels services ? Demandez une présentation du produit et, si cela est possible, une période d'essai. Il vaut également la peine de prêter attention aux retours d'expérience des clients. Ne risquez-vous pas de vous retrouver seul face à ce nouveau logiciel ? Observez la rapidité et la compétence du service de support technique.

Le personnel doit-il être formé au préalable et faudra-t-il engager des dépenses supplémentaires pour étoffer l'équipe chargée de la maintenance du logiciel ?

Avec l'aide de consultants, évaluez l'ampleur du déploiement du logiciel. Au-delà des exigences techniques d'exploitation, déterminez s'il faut former des collaborateurs de la sécurité à la maintenance et au paramétrage du logiciel, comment le personnel en place sera formé et remplacé en cas d'absence, et quels seront les coûts financiers et humains.

Et, bien entendu, le coût du produit au regard de l'ensemble de vos besoins. Pour quelle durée souhaitez-vous acquérir une licence ?

Encore un point important à considérer lors du choix d'un système DLP.

L'intérêt d'acquérir un système DLP

Chaque entreprise détermine elle-même l'intérêt d'acquérir un système DLP. Tout un ensemble de facteurs entre en jeu : la nécessité de résoudre des problèmes de sécurité de l'information, le besoin d'automatiser les systèmes de protection et le travail du service de sécurité, la présence d'un volume important de données confidentielles et sensibles à protéger, les précédents déjà survenus en matière de sécurité, etc. Le coût du logiciel compte également, tout comme le nombre de personnes employées dans l'entreprise.

Chacun de ces facteurs est évalué individuellement par l'entreprise. Une seule chose est sûre : aujourd'hui, aucune activité ne peut se développer sans sécurité de l'information.

Ce qui influe sur le coût d'un système DLP

Le coût de ce type de logiciel peut dépendre du modèle de commercialisation retenu par l'éditeur : un produit unique couvrant l'ensemble des fonctionnalités, ou une offre modulaire dans laquelle chacun définit le lot de services prioritaire pour lui et ne paie que celui-ci. Le coût d'un système DLP peut également dépendre de la durée d'utilisation incluse dans le logiciel (illimitée ou limitée dans le temps) et du nombre de services et de prestations d'accompagnement associés.

Le rôle des systèmes DLP dans les processus métier

Les systèmes DLP ne sont pas seulement un outil de cybersécurité : ils constituent aussi un puissant mécanisme d'optimisation des processus métier. Leur mission première est d'empêcher les fuites de données confidentielles, ce qui permet de réduire au minimum les risques réputationnels et financiers. Les capacités d'un DLP ne se limitent toutefois pas à la protection de l'information.

L'optimisation des processus métier grâce à un système DLP

Analyse de la sécurité et ajustement des processus

Les systèmes DLP aident à évaluer l'efficacité des mesures de protection en place, à repérer les vulnérabilités et à corriger les politiques de sécurité. Ils deviennent ainsi non plus un simple outil de défense, mais un véritable instrument de pilotage stratégique de la sécurité de l'information.

Archive des communications professionnelles

Pour faciliter le travail avec les archives de données, le système DLP propose une interface intuitive, une recherche avancée et des outils de consultation des documents. L'investigation des incidents et l'analyse des vulnérabilités à l'origine des fuites en deviennent plus simples.

Détection des menaces internes

Les systèmes DLP surveillent un large éventail de canaux de communication, analysent les données transmises et empêchent les fuites non autorisées d'informations confidentielles. Ils savent reconnaître les documents confidentiels, suivre les échanges entre employés et repérer les menaces potentielles.

Gain d'efficacité pour le service de sécurité

Les solutions DLP modernes automatisent le contrôle de la sécurité de l'information dans l'entreprise et allègent la charge des équipes de sécurité. Y contribuent les fonctions suivantes :

• le paramétrage de règles de sécurité souples, adaptées aux besoins propres de chaque entreprise ;
• un système de notification des incidents en temps réel ;
• des rapports automatisés et des tableaux de bord analytiques.

Gestion des risques réputationnels et suivi de la loyauté des employés

Les systèmes DLP aident à surveiller la culture d'entreprise, à repérer les états d'esprit hostiles à l'entreprise et à réduire au minimum les risques d'atteinte à la réputation.

Suivi de la productivité des employés

Les systèmes de sécurité permettent d'analyser l'usage du temps de travail, de surveiller l'activité réseau et d'évaluer l'influence des différentes ressources (réseaux sociaux, messageries, etc.) sur l'efficacité du travail.

Les systèmes DLP modernes ne se limitent pas à la protection des données : ce sont des outils universels de gestion des risques, d'analyse des processus métier et d'amélioration de l'efficacité de l'entreprise. Ils offrent une approche globale de la sécurité de l'information et permettent à la direction de prendre des décisions éclairées en matière de politique RH, de stratégie concurrentielle et de planification des ressources.

Le marché des systèmes DLP

Le marché des systèmes DLP a connu une forte accélération ces dernières années. Cette attention accrue s'explique en grande partie par les processus mondiaux qui ont marqué de nombreux pays entre 2019 et 2024 : la pandémie de COVID-19, la crise financière, la numérisation générale de l'économie et le passage à un format de travail hybride ou à distance. Le taux élevé de pénétration d'Internet, la dépendance apparue de nombreuses entreprises et de nombreux particuliers à la disponibilité de ce service et bien d'autres facteurs ont également joué. Le marché exprime un besoin réel de sécurité de l'information face à la multiplication des sources de menaces.

Les systèmes DLP sont présents dans toutes les régions du monde : Amérique du Nord (États-Unis, Canada), Europe (Royaume-Uni, Allemagne, France, Italie, Espagne, Russie), Asie-Pacifique (Chine, Japon, Inde, Australie, Corée du Sud), Amérique latine, Moyen-Orient, Afrique. Les principaux acteurs du marché des systèmes DLP relèvent de deux pays : les États-Unis (IBM, Palo Alto Networks, Microsoft, McAfee) et le Japon (Trend Micro).

Bien entendu, comme tout produit, et plus encore dans le secteur du logiciel, les systèmes DLP ont leurs avantages et leurs inconvénients. Examinons-les de plus près.

Les avantages des systèmes DLP

• la garantie d'un circuit sécurisé d'enregistrement et d'échange des informations confidentielles dans l'entreprise ;

• le contrôle des employés et de leurs performances ;

• la prévention des fuites de données et l'aide au respect des normes de cybersécurité ;

• la personnalisation des règles de sécurité numérique et des réactions selon les besoins de l'entreprise ;

• un système qui fait aussi office d'outil d'analyse et de reporting pour la sécurité de l'information.

Parmi les inconvénients

• la perturbation des processus métier et des systèmes si le DLP est mal configuré ;

• la complexité du paramétrage et de l'administration (pour certains produits) ;

• des dépenses supplémentaires de matériel et de services de stockage dans le cloud.