وحدة حفظ المخزون (SKU)

SKU ابتكار من ابتكارات تجارة التجزئة والتخزين، وليس من ابتكارات التصنيع. يمنح المصنع رقم طراز لتصميم معيّن. ثم تضيف الشركة التي تخزّن ذلك التصميم وتبيعه رمز SKU خاصًا بها فوقه. وهي تحتاج إلى الإجابة عن أسئلة لم يُصمَّم رقم الطراز أصلًا للإجابة عنها: كم وحدة من هذا المتغير بالتحديد موجودة على الرف، وكم وحدة قيد الطلب، وبأي سعر يُباع هذا المتغير بالتحديد. SKU هو الوحدة التي تُبنى عليها عمليات جرد المخزون ونقاط إعادة الطلب وتقارير المبيعات، أي جوهر إدارة المخزون.

بما أن الشركة هي من ينشئ رمز SKU، فهو داخلي بحكم تعريفه. فالبائعان اللذان يبيعان الحاسوب المحمول نفسه من الشركة المصنّعة نفسها نادرًا ما يستخدمان رمز SKU واحدًا له. لكل منهما نظام ترقيم خاص به وفئات خاصة به وأسباب خاصة لتقسيم المتغيرات أو دمجها. أما رقم القطعة لدى الشركة المصنّعة فيعمل بالعكس، إذ يحدد المنتج المادي نفسه بالطريقة نفسها أينما بيع.

لا يوجد معيار واحد لشكل رمز SKU. فعلى عكس رموز الباركود، يتحدد الشكل بحسب ما تقرره الشركة التي تصدره. وتتفق معظم المخططات على فكرة واحدة: سلسلة أبجدية رقمية قصيرة مكوّنة من مقاطع. يرمّز كل مقطع معلومة واحدة عن المنتج، وتُقرأ السلسلة من اليسار إلى اليمين.

يبقى المخطط الجيد قصيرًا بما يكفي ليقرأه الإنسان على بطاقة الرف، وليطبعه الماسح الضوئي بموثوقية. ويبقى فريدًا في الكتالوج كله.

إن تقسيم المخزون حسب SKU لا حسب اسم المنتج هو ما يتيح عددًا من مهام المخزون اليومية.

إعادة طلب المتغير الذي يقترب من النفاد وحده، لا خط المنتج كله، تتطلب معرفة أي SKU انخفض رصيده. ومقارنة اللون أو المقاس أو الإعداد الأسرع مبيعًا تحتاج إلى أرقام مبيعات مفصّلة لكل SKU، لا لكل منتج. ومطابقة أمر الشراء مع ما سُلّم، أي الكمية الصحيحة من الإعداد الصحيح، مطابقة بند بند على مستوى SKU. وهذا بالضبط الفرق الذي يتحقق منه فريق مشتريات تقنية المعلومات عند وصول شحنة حواسيب محمولة.

ينتمي SKU إلى مجموعة صغيرة من المعرّفات تبدو متشابهة على الملصق، ولهذا يُخلط بينها. ويجيب كل منها عن سؤال مختلف عن الجسم المادي نفسه.

في المشتريات وأعمال جرد تقنية المعلومات، يظهر SKU في أبكر مراحل دورة حياة الأصل، قبل أن يُفتح الجهاز أو يُوسم أو يُسند إلى أحد. تستخدم فرق المشتريات رمز SKU الخاص بالمورّد أو الموزّع لتحديد الإعداد الدقيق الذي تطلبه. فطراز معيّن من الحواسيب المحمولة بتركيبة محددة من ذاكرة الوصول العشوائي والتخزين هو SKU واحد. والطراز نفسه بتخزين أكبر هو SKU آخر. وإدراج رمز SKU الصحيح في أمر الشراء يمنع المستودع من استلام الإعداد الخاطئ.

وبمجرد وصول الأجهزة، تنتهي مهمة SKU عمليًا في معظم المؤسسات وتتولى المهمة معرّفات أخرى. فقد أخبر SKU فريق المشتريات بالمنتج الذي يجب شراؤه. ومنذ لحظة فتح العلبة، يحدد الرقم التسلسلي تلك الوحدة، ويُعلّم وسم الأصل أو رقم الجرد الصادر داخليًا الجهاز بوصفه بندًا مملوكًا وخاضعًا للتتبع، يمر بمراحل الإسناد والصيانة ثم الإخراج من الخدمة، وهي دورة الحياة التي تنظمها إدارة أصول الأجهزة. وقد يظل كتالوج النماذج المستخدم في تخطيط المشتريات يشير إلى رموز SKU للموردين. أما السجل اليومي لمن يحمل أي جهاز، فيقوم على الأرقام التسلسلية ووسوم الأصول، لا على SKU.

1. 1

   تحديد المواصفات

   تختار المشتريات رمز SKU للمورّد الذي يطابق الإعداد بدقة، مثل ذاكرة الوصول العشوائي والتخزين.

2. 2

   إصدار الطلب

   يُدرج SKU في أمر الشراء، ليرسل المستودع الإعداد الصحيح.

3. 3

   الاستلام

   تُطابق الوحدات المسلّمة مع الأمر بند بند، على مستوى SKU.

4. 4

   التعريف

   تُسجَّل لكل وحدة رقمها التسلسلي، إلى جانب وسم أصل أو رقم جرد.

5. 5

   التتبع

   تُسجَّل بعد ذلك عمليات الإسناد والصيانة والإخراج من الخدمة على تلك الوحدة، لا على SKU.

بعد التسليم، يحتفظ جرد الأجهزة في Anexet ببطاقة واحدة لكل جهاز، تتضمن الشركة المصنّعة والرقم التسلسلي ورقم الجرد والحالة والموقع. وعليه يقوم السجل اليومي على الرقم التسلسلي ورقم الجرد، لا على SKU.

لا يكون مخطط SKU مفيدًا إلا ما دام متسقًا. وتحفظ قاعدة بيانات إدارة التكوين رمز SKU الأصلي للبند في مكان واحد فيحفظ تاريخه. وتكسر أربعة أخطاء متكررة هذا الاتساق مع الزمن:

• إعادة استخدام SKU مُتقاعد تُفسد كل تقرير تاريخي للمبيعات والمخزون للبند الأصلي.
• تقسيم المتغيرات بشكل غير كافٍ: سعات تخزين مختلفة تحت SKU واحد لا يمكن إعادة طلبها بدقة.
• تقسيم المتغيرات بشكل مفرط: رموز SKU منفصلة لتغييرات لا تؤثر على السعر أو المخزون أو إعادة الطلب.
• ترتيب غير متسق للمقاطع: تغيير معنى المقاطع يجعل الرموز القديمة غير مقروءة.

دوّن قواعد المقاطع قبل إصدار أول رمز SKU، وأبقِ معنى كل مقطع ثابتًا طوال عمر الكتالوج. ولا تغطي سجلات المشتريات إلا ما اشتُري عبر هذه العملية، ولذلك ما زالت الاكتشاف ضروريًا للعثور على أجهزة وصلت من خارجها.