إدارة جرد تقنية المعلومات

تشمل إدارة الجرد أربعة أنشطة متكررة، وليست لقطة واحدة. يحدد التعرّف الأجهزة والبرمجيات الموجودة فعلا. ويسجّل التسجيل كل عنصر في سجل الجرد مع حالته ومسؤوله وقسمه وموقعه. ويحافظ التحديث على صحة هذه البيانات عند نقل جهاز أو تغيّر برنامج. وتقارن المطابقة السجل بما هو متصل أو مثبّت فعلا، وتكشف العناصر التي تظهر في أحد الجانبين فقط.

تتغير المعدات والبرمجيات وفق جدولها الخاص، لا وفق جدول التدقيق السنوي. لذلك تعمل إدارة الجرد بشكل مستمر. فالسجل الدقيق يوم إنشائه، ثم لا يُمسّ بعد ذلك، يفقد قيمته خلال أسابيع قليلة.

يمكن تنفيذ إدارة الجرد بطريقتين. في الطريقة اليدوية، يكتب المسؤول كل جهاز وكل تطبيق في السجل بيده. يكون الإدخال صحيحا لحظة كتابته، لكن السجل يبدأ بالانحراف بمجرد حدوث أي تغيير ولا يحدّثه أحد. أما الطريقة الآلية فتعتمد على وكلاء على الأجهزة الطرفية أو على عمليات مسح للشبكة لاكتشاف ما هو موجود فعلا، فيتبع السجل الواقع.

تجمع البرامج الناضجة بين الطريقتين. يحافظ الاكتشاف الآلي على السجل الأساسي محدّثا دون جهد يدوي، بينما يضيف المسؤولون السياق المؤسسي الذي لا يستطيع المسح استنتاجه، مثل من هو مالك الجهاز وإلى أي قسم ينتمي.

تتبع إدارة الجرد عادة العنصر عبر خمس مراحل:

1. 1

   إنشاء خط الأساس

   أنشئ سجلا أوليا يتضمن كل الأجهزة والبرمجيات المستخدمة حاليا، قبل أن يبدأ التتبع المستمر.

2. 2

   التسجيل

   أضف الأجهزة والبرمجيات الجديدة أو المكتشفة حديثا فور ظهورها، مع تحديد المسؤول والحالة والموقع.

3. 3

   التحديث المستمر

   راجع السجل عند إضافة المكونات أو استبدالها أو إزالتها، وعند تثبيت البرمجيات أو تحديثها، وعند انتقال العناصر بين الأشخاص أو الأقسام أو المكاتب.

4. 4

   المطابقة والتدقيق

   قارن السجل بما تم اكتشافه فعلا، حتى تُصحَّح الفروقات بدل أن تتراكم دون أن يلاحظها أحد.

5. 5

   الإيقاف من الخدمة

   أوقف العنصر من الخدمة وسجّله كمشطوب. يبقى تاريخه محفوظا في السجل بدل حذفه.

يدعم الجرد المحدَّث باستمرار عدة أمور تعتمد عليها المؤسسة:

• رؤية أمنية: الأجهزة أو البرمجيات غير الموجودة في السجل لا يمكن تحديثها أو مراقبتها أو إدراجها في الاستجابة للحوادث.
• كشف الانحرافات: يمكن الإبلاغ عن جهاز متصل خارج الإعداد المتوقع، أو عن جهاز مسجَّل اختفى. المبدأ نفسه يقف وراء اكتشاف تغييرات العتاد.
• تخطيط الصيانة: يبيّن السجل الحالي أي الأجهزة تتقادم، وأيها يحتاج إلى إصلاح، وأي التطبيقات تقترب من نهاية الدعم.
• التدقيق والامتثال: تطلب عمليات التدقيق الداخلية والتنظيمية دليلا على ما هو موجود ومن المسؤول عنه. وتحوّل الإدارة المستمرة هذا الطلب إلى تقرير بدل عملية عدّ طارئة.

في Anexet Inventory، لكل حاسوب وجهاز بطاقته الخاصة التي تعرض الحالة والمسؤول والقسم والموقع. وتضع خريطة المكتب المعدات على مخطط الطابق، ويعرض تبويب التطبيقات البرمجيات المثبتة فعلا على الجهاز.

1 / 2

• 
• 

أربع مشكلات تسبب انحراف معظم عمليات الجرد عن الدقة:

• Shadow IT: يدخل جهاز أو برنامج الاستخدام دون تسجيل، فلا يصل أبدا إلى السجل.
• سجلات قديمة: كان السجل دقيقا عند إنشائه، لكنه لم يُحدَّث أبدا عند تغيّر المعدات والتطبيقات.
• العمل الموزع وعن بُعد: تجعل المكاتب والإعدادات المنزلية ومواقع العمل المتنقلة رصد التغييرات صعبا دون الاكتشاف الآلي.
• الجهد اليدوي عند الاتساع: تتأخر عمليات الجرد المكتوبة يدويا حين يتجاوز عدد الأجهزة والمعدات والتطبيقات ما يستطيع فريق صغير متابعته.

ابدأ بخط الأساس: أنشئ سجلا أوليا يضم كل الأجهزة والبرمجيات المستخدمة حاليا. ثم سجّل العناصر الجديدة فور ظهورها، وراجع السجل كلما انتقل جهاز، أو تغيّر مكوّن، أو حُدّث تطبيق.

البيانات الحالية هي المدخل الذي تعتمد عليه إدارة أصول تقنية المعلومات (ITAM). وبدونها تستند قرارات الشراء والتراخيص والإيقاف من الخدمة إلى سجلات قديمة أصلا.