إدارة أصول الأجهزة

يحتفظ HAM بسجل لكل أصل تقنية معلومات مادي تمتلكه المؤسسة أو تستأجره. ويشمل ذلك أجهزة الكمبيوتر والحواسيب المحمولة والخوادم، ومعدات الشبكات مثل المحولات والموجهات والمودمات، والملحقات مثل الشاشات والطابعات، والمكونات الداخلية مثل المعالجات والذاكرة العشوائية وأقراص التخزين، والمعدات المحمولة.

لكل عنصر في السجل هوية، كالاسم أو الرقم التسلسلي أو رقم الجرد. وله أيضًا سمات تجعل إدارته ممكنة: حالة، وشخص مسؤول، وقسم، وموقع فعلي. والسجل لا يكتمل أبدًا، لأن الأجهزة تتغير باستمرار، ولذلك فإن HAM عملية مستمرة وليس عدًّا سنويًا.

تتتبع برامج HAM عادةً كل جهاز عبر خمس مراحل.

1. 1

   الشراء

   يُشترى الجهاز أو يُستأجر، ويُسجَّل في السجل قبل وصوله إلى مكتب العمل.

2. 2

   النشر

   يُشغَّل الجهاز ويُمنح مسؤولًا وحالة وموقعًا. كما تحصل أجهزة الكمبيوتر على تهيئة مرجعية توضح المكونات المتوقعة فيها.

3. 3

   التشغيل

   تُراقب حالة الأصل واستهلاكه للموارد ومدى مطابقته للتهيئة المرجعية. وتُضاف المكونات أو تُستبدل أو تُزال مع الوقت.

4. 4

   النقل وإعادة التخصيص

   تنتقل المعدة إلى موظف أو قسم أو مكتب آخر، ويُحدَّث سجلها بما يطابق ذلك.

5. 5

   الإتلاف والشطب

   يُسحب الجهاز من الخدمة ويُشطب من السجلات. ويبقى سجله التاريخي محفوظًا في السجل بدلًا من حذفه.

يمكن إنشاء سجلات الأجهزة بطريقتين. ففي الإدخال اليدوي يكتب المسؤول كل جهاز كمبيوتر وكل جهاز في السجل. والسجل يكون دقيقًا وقت إدخاله، لكنه يصبح قديمًا بمجرد تغيّر أحد المكونات دون أن يحدّثه أحد.

يعتمد الاكتشاف الآلي على وكلاء على الأجهزة الطرفية أو فحوصات الشبكة للإبلاغ عمّا هو متصل فعليًا. وهكذا يعكس السجل الحالة الراهنة للأجهزة، لا آخر تحديث يدوي.

تجمع معظم برامج HAM الناضجة بين الطريقتين. فالاكتشاف يُبقي الجرد الأساسي محدثًا، ويضيف المسؤولون السياق التجاري الذي لا يستطيع الفحص استنتاجه، مثل مالك الجهاز وقسمه والحالة التي يجب أن يكون عليها.

من أهم وظائف HAM مقارنة ما هو متصل بالكمبيوتر بما يجب أن يكون متصلًا به. فعند تحديد تهيئة مرجعية لجهاز، تشمل قرصه المتوقع وذاكرته وبطاقة الشبكة والملحقات، يستطيع النظام الإبلاغ عن نوعين من الانحراف. فالجهاز المجهول قد يكون جهازًا غير مصرح به وُصل دون موافقة. والنوعان يتعلقان بالأمن، ويجب أن يصلا إلى مسؤول الأمن دون انتظار تدقيق يدوي.

في Anexet Inventory تعرض علامة التبويب الأجهزة في بطاقة كل كمبيوتر مكوناته مع نوع كل منها ورقمه التسلسلي. وتشير أيقونات التحذير إلى الصفوف التي تحتاج إلى انتباه، فيجدها المسؤول حتى في قائمة طويلة.

يعمل HAM وإدارة أصول البرمجيات (SAM) جنبًا إلى جنب، لكنهما يتتبعان أشياء مختلفة. أما HAM فيغطي الأجهزة المادية، وأما SAM فيغطي البرمجيات التي تعمل عليها. ومعًا يشكلان نصفي إدارة أصول تقنية المعلومات (ITAM).

يدعم السجل الدقيق للأجهزة عدة أمور يعتمد عليها العمل:

• الرؤية الأمنية: الجهاز غير المسجل لا يمكن تحديثه أو مراقبته أو إدراجه في الاستجابة للحوادث.
• منع الفقد وسوء الاستخدام: معرفة ما هو موجود ومن المسؤول عنه تُسهّل اكتشاف السرقة والاستخدام الشخصي لمعدات الشركة.
• الصيانة وتخطيط دورة الحياة: يوضح السجل المحدَّث الأجهزة التي تتقادم، وتلك التي تحتاج إلى إصلاح، وتلك التي حان وقت استبدالها.
• التدقيق والامتثال: كثيرًا ما تسأل عمليات التدقيق الداخلية والتنظيمية عن الأجهزة الموجودة ومن يتحكم فيها. والسجل المحدَّث يحوّل هذا السؤال إلى تقرير.

ابدأ بالأجهزة التي تحتوي على أكثر البيانات حساسية وسجّلها أولًا. فالضابط الذي يُطبَّق على سجل ناقص يترك ثغرات في المواضع التي يكون الخطر فيها أكبر.

والسجل المحدَّث للأجهزة هو أيضًا أساس جرد الأجهزة الذي تعتمد عليه عمليات التدقيق والاستجابة للحوادث وتخطيط دورة الحياة.