ما الذي يُعدّ تقنية معلومات خفية
السمة المحددة لتقنية المعلومات الخفية ليست نوع التقنية، بل غياب علم إدارة تقنية المعلومات وموافقتها. فالحساب السحابي نفسه يُعدّ معتمدًا عندما توفّره الإدارة، ويصبح تقنية معلومات خفية عندما يفتحه موظف بنفسه لإنجاز مهمة أسرع.
تظهر تقنية المعلومات الخفية في ثلاث طبقات: أجهزة مادية، مثل ذاكرة USB شخصية أو حاسوب محمول غير مُدار أو موجّه أُحضر من المنزل؛ وبرمجيات تُثبَّت مباشرة على حاسوب الشركة دون طلب رسمي؛ وخدمات سحابية أو SaaS يُشترك فيها بالبريد المؤسسي وببطاقة ائتمان، خارج إجراءات المشتريات.
الذكاء الاصطناعي الخفي (Shadow AI) مصطلح أحدث وأضيق، يصف استخدام الموظفين روبوتات محادثة عامة أو أدوات تعمل بالذكاء الاصطناعي دون موافقة. ويُعامَل عادةً جزءًا من مشكلة تقنية المعلومات الخفية الأوسع. ويستحق ذكره منفصلًا، لأن الأدوات المجانية تنتشر بسرعة، ويمكن أن تستوعب نصًا حساسًا يلصقه المستخدم فيها.
لماذا تظهر تقنية المعلومات الخفية
نادرًا ما تكون تقنية المعلومات الخفية محاولة متعمدة لتجاوز الأمن. بل تنشأ من احتكاكات يومية:
| السبب | ما الذي يدفع إليه |
|---|---|
| السرعة | حساب مجاني يُفتح في خمس دقائق، بينما ينتظر الطلب الرسمي |
| الألفة | يجلب الموظفون أدوات يعرفونها من وظائف سابقة |
| ثغرات في الأدوات المعتمدة | حين يعجز برنامج الشركة، يبحث الناس عن بديل يعمل |
| العمل عن بُعد والعمل الهجين | الأجهزة الشخصية تطمس الحد بين تقنية الشركة والتقنية الشخصية |
| التكلفة الظاهرة المنخفضة | أدوات SaaS الرخيصة تُقيَّد مصروفًا دون مراجعة شراء كبيرة |
ما الذي تراه إدارة تقنية المعلومات على محطة العمل
يعرض تبويب التطبيقات في بطاقة محطة العمل البرامج المثبّتة، وهي الطبقة التي يكشف فيها جرد البرمجيات عن برامج لم يطلبها أحد.
أمثلة شائعة
تظهر تقنية المعلومات الخفية بأشكال متعددة. وهذه أكثرها شيوعًا:
- حسابات شخصية للتخزين السحابي أو لمشاركة الملفات، تُستخدم لنقل ملفات العمل بين المنزل والمكتب.
- تطبيقات مراسلة استهلاكية تُستخدم لمحادثات العمل بدلًا من المنصة المؤسسية المعتمدة.
- فريق يشترك بميزانيته الخاصة في أداة SaaS لإدارة المشاريع أو التصميم، دون علم إدارة تقنية المعلومات.
- ذواكر USB شخصية أو أقراص صلبة خارجية أو حاسوب محمول أو هاتف شخصي متصل بشبكة الشركة.
- إضافات متصفح أو تطبيقات مساعدة صغيرة يثبّتها موظف لتوفير الوقت في مهمة روتينية.
- أدوات ذكاء اصطناعي عامة غير معتمدة تُستخدم لصياغة محتوى العمل أو تلخيصه أو تحليله (الذكاء الاصطناعي الخفي).
لماذا تُعدّ تقنية المعلومات الخفية خطرة
بما أن تقنية المعلومات الخفية تقع خارج جرد إدارة تقنية المعلومات، فإن الحمايات المعتادة لا تطالها:
| الخطر | ما الذي قد يحدث |
|---|---|
| غياب الرقابة الأمنية | تحديثات الأمان ومكافحة الفيروسات لا تشمل البرامج غير المعتمدة |
| تدفق بيانات غير مضبوط | تخرج البيانات من ضوابط الوصول ومسار التدقيق دون أثر |
| التعرض لمخاطر الامتثال | لا يمكن فرض قواعد مكان تخزين البيانات الخاضعة للتنظيم |
| إنفاق مكرَّر | فرق تدفع ثمن أدوات تتداخل مع تراخيص تملكها الشركة أصلًا |
| غياب الدعم | إذا غادر مُعدّ الأداة، لا يملك القسم سجلًا ولا وسيلة مساعدة |
كيف تكتشف المؤسسات تقنية المعلومات الخفية وتديرها
بما أن تقنية المعلومات الخفية تُعرَّف بغياب رؤية إدارة تقنية المعلومات، تبدأ إدارتها باستعادة هذه الرؤية عبر الاكتشاف الآلي وسجل أصول تقنية المعلومات المحدَّث. ثم عالج الأسباب:
- 1
الجرد والاكتشاف الآلي
تُبلغ الوكلاء على الأجهزة الطرفية وعمليات مسح الشبكة عن الأجهزة المتصلة فعليًا والبرمجيات المثبتة، فتكشف عناصر لم تُسجَّل قط في سجل الأصول.
- 2
الإعدادات المرجعية
مقارنة ما هو متصل بالحاسوب بالإعداد المعتمد المتوقع تُظهر الأجهزة الخارجة عنه.
- 3
رؤية حركة الشبكة والسحابة
مراقبة الخدمات السحابية والوجهات التي تتجه إليها الحركة تكشف استخدام SaaS لم يمرّ بعملية الشراء.
- 4
سياسات ومسار موافقة أسرع
عملية واضحة وسريعة لطلب الأدوات تقلل الدافع إلى تجاوز إدارة تقنية المعلومات.
- 5
توعية الموظفين
شرح المخاطر بعبارات بسيطة، بدلًا من مجرد حظر الأدوات، يجعل الموظفين أكثر ميلًا إلى السؤال قبل التثبيت.
كيف يبدو ذلك في Anexet
تمنح Anexet Inventory إدارة تقنية المعلومات رؤية لما هو مثبّت ومتصل على كل محطة عمل.
1 / 4
ابدأ بالرؤية
تُعرَّف تقنية المعلومات الخفية بغياب رؤية الإدارة، لذا فالخطوة الأولى استعادتها. ثم عالج الأسباب، مثل بطء الموافقات وقصور الأدوات المعتمدة.
للمزيد من القراءة: الأمن المؤسسي للمنشأة; أفضل 10 خرافات تمنع شركتك من الاهتمام بأمن المعلومات.
تبدأ إدارة تقنية المعلومات الخفية باستعادة رؤية الإدارة، ثم معالجة الأسباب.
Anexet Teamكيف تعالج Anexet ذلك
لا تُطلق Anexet على أي ميزة واحدة اسم "اكتشاف تقنية المعلومات الخفية"، لكن وحدة Inventory تمنح إدارة تقنية المعلومات الرؤية التي تُخفيها تقنية المعلومات الخفية عادةً:
بما أن المنصة تُنشَر داخل بنية المؤسسة التحتية (on-premise)، تبقى بيانات الأجهزة والبرمجيات المكتشَفة داخل البنية التحتية الخاصة بالمؤسسة نفسها.
جرد كامل للبرمجيات لكل حاسوب
يسرد تبويب Applications كل برنامج مثبَّت على كل محطة عمل، مع الجهة الناشرة وتاريخ التثبيت والحجم والإصدار والمسار، ما يمنح إدارة تقنية المعلومات صورة كاملة لما يعمل فعليًا، بدلًا مما طُلب رسميًا فقط.
تنبيهات انحراف الإعداد
يمكن تحديد إعداد مرجعي لكل حاسوب؛ وأي جهاز متصل يخرج عنه، أو جهاز متوقَّع لم يعد يُعثر عليه، يُوسَم ويُبلَّغ إلى مسؤول الأمن، فيكشف عن أجهزة وصلت إلى الشبكة خارج القنوات المعتمدة.
المواقع والتطبيقات غير المصنَّفة
تُصنِّف مراقبة النشاط المواقع التي تُزار والتطبيقات المستخدمة إلى فئات، وتبرز العناصر الخارجة عن الفئات المعروفة كوجهات غير معروفة تستحق المراجعة.
مدير الأجهزة وخريطة المكتب
يمكن مراجعة الأجهزة ومطابقتها ببطاقات الحواسيب وتحديد مواقعها على خريطة مرئية للمكتب، ما يسهّل اكتشاف المعدات التي لم تُدرَج قط في الإعداد المعتمد.
سجل التدقيق
يُسجَّل كل إضافة أو تغيير أو إعادة تصنيف لجهاز أو إعداد، بحيث يمتلك أي عنصر جهاز خفي يُكتشف حديثًا سجلًا تاريخيًا موثَّقًا منذ لحظة اكتشافه.
Anexet Inventory
اعرف المزيد