جرد تقنية المعلومات

ينقسم جرد تقنية المعلومات عادةً إلى شقين مترابطين. تحتاج معظم الضوابط إلى الشقين معًا، لذلك تتابعهما البرامج الناضجة سويًا ضمن إدارة أصول تقنية المعلومات (ITAM).

يُسجَّل كل عنصر بحالته ومالكه وقسمه وموقعه. وبيانات البرامج هي ما تعتمد عليه إدارة التراخيص والتحديثات.

يمكن إدخال السجلات يدويًا، لكن الجرد اليدوي يتقادم بسرعة في أي مؤسسة تضيف المعدات أو تعيد تخصيصها بانتظام.

يسجّل المسؤولون المعدات عند الشراء أو خلال تدقيق مادي دوري. يكون السجل دقيقًا لحظة إدخاله، لكنه يصبح قديمًا بمجرد أن يتغيّر شيء دون ملاحظة.

تُبلّغ وكلاء البرامج على نقاط النهاية، أو عمليات المسح عبر الشبكة، عن تركيبة الأجهزة والتطبيقات المثبَّتة تلقائيًا. تظهر الأجهزة الجديدة والمعدَّلة دون أن يكتبها أحد يدويًا.

تجمع معظم البرامج الناضجة بين الأسلوبين. يحافظ الاكتشاف الآلي على امتلاء السجل، ويضيف المسؤولون الملكية والحالة والموقع، وهي معلومات لا يستطيع الاكتشاف وحده استنتاجها.

في Anexet Inventory يظهر كل جهاز مع نوعه ورقم جرده وحالته ومكان عمله وقسمه. وتُظهر العدادات في الأعلى أجهزة الحاسوب ذات الانحرافات وأجهزة الحاسوب المكتشفة حديثًا، فتظهر التغييرات قبل أن يفتح أحد أي بطاقة.

يخدم الجرد الدقيق أربع حاجات:

• الرؤية. المعدات والبرامج غير المدرجة في الجرد لا يمكن تحديثها أو مراقبتها أو تغطيتها بالاستجابة للحوادث. والأدوات غير المسجّلة شكل شائع من تقنية المعلومات الخفية، ومصدر متكرر للنقاط العمياء.
• التحكم في التراخيص والتكاليف. يقارن جرد البرامج ما هو مثبَّت بما هو مرخَّص، فيكشف خطر نقص التراخيص والمقاعد المدفوعة التي لا يستخدمها أحد.
• الامتثال للتهيئة. يتيح تسجيل خط أساس لكل جهاز كشف الانحرافات، مثل جهاز غير مصرح به متصل بالشبكة أو جهاز متوقَّع غائب، بدلًا من اكتشافها مصادفةً.
• الصيانة والتدقيق. يشكّل الجرد المحدَّث نقطة البداية لتخطيط تجديد الأجهزة وعمليات تدقيق تقنية المعلومات وأي مراجعة لما تشغّله المؤسسة فعليًا.

لا يكون الجرد مفيدًا إلا إذا بقي محدَّثًا. تنتقل المعدات بين الموظفين، وتُعاد تخصيص الأجهزة أو تُسحب من الخدمة أو تُستبدل، وتُثبَّت برامج جديدة باستمرار. ولقطة تُؤخذ مرة في السنة تصبح خاطئة حين يقرأها أحد.

تقارن عمليات التدقيق الجرد المسجَّل بما يجده الاكتشاف فعليًا. وتدعم التقارير القابلة للتصدير حسب نوع الجهاز أو القسم أو الحالة أو البرامج المثبَّتة تجديد التراخيص وتخطيط الميزانية وأدلة المدققين.

1. 1

   إبقاء الاكتشاف مستمرًا

   التعامل مع الاكتشاف عملية دائمة، لا مسحًا دوريًا.

2. 2

   تسجيل كل تغيير

   توثيق كل إضافة ونقل وتغيير في الحالة، حتى يبقى السجل قابلًا للتدقيق.

3. 3

   الإبلاغ عن الانحرافات فورًا

   الإبلاغ عن أي خروج عن التهيئة المتوقعة حين يظهر، لا عند الفحص المجدول التالي.

تتداخل المصطلحات الثلاثة وغالبًا ما تُستخدم بالتبادل، لكنها تصف مستويات تفصيل مختلفة. سجل الأصول هو المفهوم الأوسع: يشمل البيانات والأشخاص والخدمات إلى جانب المعدات، ويتمحور حول القيمة والملكية.

الجرد أضيق نطاقًا وأكثر تشغيلية، فهو يقتصر على الأجهزة والبرامج الموجودة فعلًا، ويُحدَّث بالاكتشاف لا بالسياسات. أما قاعدة بيانات إدارة التهيئة (CMDB) فتذهب أبعد من ذلك: تحتفظ بالسجلات نفسها، وتضيف العلاقات بينها، فيمكن تتبّع أثر تغيير في عنصر واحد على كل ما يتأثر به.

عمليًا، يكون الجرد طبقة البيانات الحيّة التي تغذّي سجل الأصول، وفي البيئات الأكبر تكون قاعدة CMDB فوقه.

يُستحسن البدء بالخوادم والأجهزة التي تحفظ بيانات العملاء والبرامج التي تعمل عليها. هذه السجلات تعطي أسرع نتيجة، ويمكن أن يُبنى عليها باقي الجرد.

حافظ على تحديث السجلات منذ اليوم الأول. فالجرد الدقيق مرةً واحدةً ثم يُترك دون متابعة يتحوّل إلى النقطة العمياء نفسها التي كان يجب أن يغلقها.