‏إطار الأصول

في إدارة الأصول، الإطار هو النموذج الذي يحوّل سجلات المعدات والتراخيص المتفرقة إلى برنامج منظَّم. يحدد أربعة أمور: تصنيفاً لفئات الأصول، ودورة حياة تمر بها كل الأصول، وأدواراً تُسند الملكية والحيازة والإشراف، وقواعد قرار لاعتماد الأصول وتغييرها وإيقافها. وجوده يضمن أن تأتي إجابات الأسئلة العملية من السياسة لا من الارتجال. هل يحق لقسم أن يشتري أجهزته المحمولة بنفسه؟ من يعتمد شراء برنامج؟

المصطلح أوسع من أي سجل أو قاعدة بيانات. جدول بيانات يضم أرقاماً تسلسلية ليس إطاراً، وكذلك أداة الاكتشاف مهما بلغ شمول فحصها. الإطار هو مجموعة التعريفات والمسؤوليات التي تحدد ما يجب أن تتضمنه تلك السجلات، ومن يحافظ عليها، وأي القرارات تغذيها. وضمن إدارة الأصول التقنية هو البنية التي تؤتمتها الأدوات، لكنها لا تحل محله.

يبدأ الإطار بتقسيم مجموعة الأصول إلى فئات. تحدد الفئة كل ما يليها: الخصائص المسجلة، والضوابط المطبقة، والمالك الطبيعي، وطريقة تقييم الأصل. يميز التصنيف المؤسسي المعتاد الفئات الخمس الواردة أدناه.

قاعدتان تجعلان التصنيف فعالاً. يجب أن تكون الفئات متنافية، بحيث يكون لكل أصل موضع واحد فقط في البنية. ويجب أن تكون شاملة، بحيث لا يقع خارجها شيء تنفق عليه المؤسسة. تحتاج كل فئة إلى قاعدة تسمية ووسم، موضحة في تعريف الأصول. وعندما لا يناسب نوعٌ جديد من الأصول التصنيف، يُعدَّل الإطار نفسه. والقوائم المرتجلة خارجه هي المكان الذي تنشأ فيه تقنية المعلومات الظل.

لا تحتاج أي مؤسسة إلى ابتكار إطار من الصفر. هناك عدة مجموعات ممارسات مُعتمدة على نطاق واسع. تصف سلسلة ISO 55000 نظام إدارة الأصول بعبارات عامة: قرارات متوافقة بشأن الأصول، ودورة التخطيط والتنفيذ والتحقق والتصرف، وخط رؤية يمتد من السياسة إلى كل أصل على حدة. تتعامل ITIL مع إدارة الأصول بوصفها ممارسة لإدارة الخدمات، وتربط دورة حياة الأصل بتقديم الخدمة وسجلات الإعدادات وقاعدة بيانات إدارة الإعدادات. وتضيف الرؤية الأمنية متطلب الجرد. يتوقع NIST SP 800-53 جرداً كاملاً ومحدّثاً لمكونات النظام يُراجع على فترات محددة. ويتطلب ISO/IEC 27001 جرداً للأصول مع ملكية معينة.

نادراً ما تتبنى المؤسسات الناضجة مرجعاً واحداً بالكامل. والنمط الشائع هو غلاف حوكمة على طريقة ISO 55000، وربط بدورة الحياة على طريقة ITIL، ومتطلب جرد يقوده الأمن، مع تكييف ذلك مع حجم المؤسسة وملف مخاطرها.

دورة الحياة هي العمود الفقري للإطار. كل أصل يكون دائماً في مرحلة واحدة فقط، ولكل مرحلة معايير دخول ومعايير خروج محددة ودور مسؤول. يتضمن النموذج الكلاسيكي خمس مراحل:

1. 1

   التخطيط

   تُحدَّد المتطلبات وتُعتمد الميزانيات وتُضبط معايير الشراء. السجلات الرئيسية: المعايير المعتمدة، وبنود الميزانية.

2. 2

   الاقتناء

   يُشترى الأصل أو يُستأجر أو يُستلم، ثم يُسجَّل ويُوسم. السجلات الرئيسية: فاتورة الشراء، وقيد الجرد، ووسم الأصل.

3. 3

   النشر والتشغيل

   يُهيأ الأصل ويُسلَّم ويُصان ويُعاد التحقق منه دورياً. السجلات الرئيسية: سجل الإسناد، وسجلات الصيانة.

4. 4

   التغيير

   النقل أو الترقية أو إعادة الإسناد أو إعادة التصنيف مع تطور الاستخدام. السجلات الرئيسية: سجل التغييرات، والخصائص المحدّثة.

5. 5

   الإيقاف

   يُوقف الأصل عن الخدمة وتُزال بياناته ويُعاد استخدام الجهاز أو يُباع أو يُتلف. السجلات الرئيسية: محضر الإيقاف، وأدلة محو البيانات.

أكثر أنماط الفشل شيوعاً هو شراء أداة واعتبار المهمة منتهية. وكيل الاكتشاف الذي يسرد كل نقطة طرفية ليس إطاراً، ولا قاعدة بيانات إدارة الإعدادات كذلك. الإطار هو الاتفاق على الفئات والملكية والمراحل وحقوق القرار التي تسجلها هذه الأنظمة وتفرضها. أما الأداة فهي المكان الذي تعيش فيه السجلات. بدون إطار تتحول مخرجات الأداة إلى قائمة بلا مالك، وبدون أداة يغرق الإطار في الصيانة اليدوية.

الاختبار العملي هو قدرة المؤسسة على الإجابة من سجلاتها لا من الذاكرة. ما الأصول التي نملكها؟ من المسؤول عن كل منها؟ في أي مرحلة من دورة حياتها يقع كل منها؟ متى جرى التحقق من الإجابة آخر مرة؟ الإطار السليم يجعل هذه الأسئلة روتينية، والإطار الضعيف يحوّل كل سؤال منها إلى تحقيق.

في Anexet Inventory، تعرض بطاقة كل محطة عمل علامة التبويب Devices التي تسرد كل مكوّن مع نوعه وشركته المصنعة. وفي بطاقة الخادم تضيف العلامة نفسها عمودي رقم الجرد والرقم التسلسلي، فيمكن مطابقة السجل مع فواتير الشراء والمخزون الفعلي.

1 / 2

• 
• 

يُسند الإطار العمل إلى أدوار محددة بالاسم، لا إلى من يلاحظ المشكلة أولاً. مجموعة الأدوار صغيرة ومستقرة، ولكل دور قرار يتولاه:

ابدأ بالفئات وملاكها، لا بالبرمجيات. عيّن مسؤولاً لكل فئة، واتفق على المراحل الخمس لدورة الحياة، ثم اختر أداة تسجّل ما يقرره الإطار أصلاً. اربط الإطار مبكراً بـإدارة أصول البرمجيات، فالتراخيص هي المكان الذي تظهر فيه التكلفة ومخاطر القائمة غير المملوكة أولاً.