‏خدمات المراسلة الإلكترونية

خدمات المراسلة الإلكترونية هي القنوات التي تنقل الرسائل والمرفقات بين الأشخاص: البريد المؤسسي وبريد الويب، والدردشة الداخلية، ومنصات التعاون، وتطبيقات المراسلة الاستهلاكية، والرسائل القصيرة. تنقل كل منها البيانات بطريقة مختلفة، لذلك نادرًا ما تناسب سياسة كُتبت للبريد بقية القنوات.

تكمن أهمية هذه الفئة في حماية البيانات لأن الرسالة هي أكثر الطرق شيوعًا لخروج المعلومات من المؤسسة دون أن يقصد أحد ذلك. تُدار قواعد محتوى هذه القنوات ضمن منع فقدان البيانات (DLP)، وتغطي خدمات مشاركة الملفات الجانب المتعلق بالملفات من المشكلة نفسها.

تعتمد المراسلة في بيئة العمل على أنواع متعددة من الخدمات. ينقل كل نوع البيانات بطريقة مختلفة، ويحتاج إلى عناية خاصة.

صُممت المراسلة للفعل الذي تحاول حماية البيانات ضبطه: إرسال المحتوى إلى شخص آخر. أربع خصائص تزيد الخطر. القناة تُستخدم طوال اليوم، فالحجم وحده يضمن الأخطاء. اختيار المستلم عرضة للخطأ، لأن الإكمال التلقائي والأسماء المتشابهة تسبب إفشاءً دون قصد. المرفقات تحمل مستندات كاملة بنقرة واحدة. وعلى جهاز مشترك، يكفي ملف يُرسل إلى دردشة شخصية بدلًا من قناة الفريق ليكون قد غادر المؤسسة.

الاستخدام المتعمد يسلك المسارات نفسها. يُوصف الجانب العرضي في الإفشاء غير المقصود، ويُوصف الجانب المتعمد في استخراج البيانات. لذلك لا يمكن ببساطة الوثوق بهذه القناة أو حظرها، لأن الحظر يوقف العمل.

يُخفي التشفير من طرف إلى طرف محتوى الرسالة أثناء النقل وعن مزوّد الخدمة، فلا ترى فحوصات الشبكة والبوابة سوى البيانات الوصفية: من كتب إلى من، ومتى، وما حجم المرفق. ينتج عن ذلك أمران. يجب أن يعمل التحكم في المحتوى حيث يبقى المحتوى مقروءًا، أي على الجهاز الطرفي قبل التشفير أو بعد فك التشفير، وهذه مهمة DLP على الأجهزة الطرفية. ولا تستطيع المؤسسة الاعتماد على المزوّد لحفظ سجل بما أُرسل، وهذا مهم للتحقيقات والتزامات الاحتفاظ بالبيانات.

خمسة ضوابط معًا تغطي القناة، من السياسة حتى المحتوى المحمي. كل ضابط يفشل وحده: السياسة دون فحص مجرد وثيقة، والفحص دون قواعد للمستلمين يفوّت خطأ العنوان. القواعد التي تجمع المحتوى مع الوجهة تربط الضوابط ببعضها، كما هو موضح في التحكم في تدفق البيانات.

في اعتراض المراسلة في Anexet، لكل تطبيق مراسلة ويب مفتاح تشغيل خاص، فيقرر المسؤول لكل خدمة على حدة أي المحادثات تُفحص. ويعمل بريد الويب بالطريقة نفسها. يغطي البريد المؤسسي اعتراض البريد الإلكتروني، بينما يُضبط صندوق بريد شخصي مفتوح في متصفح الشركة بشكل منفصل.

1 / 2

• 
• 

غالبًا ما تخضع سجلات المراسلة لالتزامات قانونية: قواعد الاحتفاظ في الخدمات المالية وقطاع الدولة، وطلبات الوصول إلى البيانات الشخصية بموجب اللائحة العامة لحماية البيانات، والإفصاح عن الأدلة في النزاعات. يصعب تقديم المراسلات التي تمت عبر خدمات استهلاكية غير معتمدة عند الطلب، لذلك تصبح سياسة القنوات مسألة امتثال إلى جانب كونها مسألة أمان.

مراقبة اتصالات الموظفين منظمة بدورها في كثير من الدول. وعادةً ما تجمع الحوكمة بين الضوابط التقنية والإخطار والتناسب، وحيث يُشترط، الاتفاق مع مجالس العمال أو ممثلي الموظفين. تحقق من القواعد المحلية قبل تفعيل الفحص لأي قناة.

ابدأ بالبيانات التي يكون تسريبها أشد ضررًا، ثم انظر إلى القنوات التي تستخدمها فعلًا. السياسات التي تُكتب لكل ملف على كل الخدمات دفعة واحدة تنتهي بتعطيل العمل ثم إيقافها. قائمة قصيرة بالمحتوى المحمي وبقناتين أو ثلاث معتمدة تؤدي أكثر من قائمة طويلة من المحظورات.

للمزيد من القراءة: أنظمة DLP: ما هي وكيف تعمل; الهندسة الاجتماعية وأنظمة DLP: كيف تحمي شركتك من تسريب البيانات.