‏وسم البيانات

العلامة ليست اسم مجلد ولا تعليقاً يقرؤه الناس. إنها بيانات وصفية منظمة مخزنة داخل الكائن أو مرفقة به، ليتمكن البرنامج من الاستعلام عنها.

يستطيع معالج النصوص وعميل البريد وعامل DLP وخدمة التشفير أن تقرأ العلامة نفسها وأن تصل إلى القرار ذاته بشأن المستند، حتى لو لم ينشئ أيٌّ منها هذه العلامة. وتصنيف البيانات هو الحكم على مستوى الحساسية. أما العلامة فهي السجل الدائم لذلك الحكم، فلا يحتاج القرار إلى تكراره في كل مرة يُفتح فيها الملف أو يُنسخ أو يُرسل بالبريد.

تجمع معظم أنظمة الوسم أكثر من نوع من المعلومات في علامة واحدة:

نادراً ما تأتي العلامات من مصدر واحد. تجمع معظم البيئات بين عدة طرق حتى لا يبقى شيء بلا وسم.

الوسم اليدوي: يختار المؤلف علامة من قائمة عند إنشاء المستند أو حفظه. ينجح هذا حين يكون المستخدمون مدربين، لكنه يُهمَل بسهولة تحت ضغط المواعيد.

الوسم الآلي: يفحص البرنامج المحتوى بحثاً عن كلمات مفتاحية ومعرّفات منظمة، مثل أرقام البطاقات أو أرقام الهوية، والبصمات الرقمية للمستندات، ويطبّق العلامة دون انتظار شخص.

الوسم الافتراضي: تُطبَّق علامة أساسية عند إنشاء الملف أو الرسالة. لا يبقى المستند بلا وسم أبداً، ولو قبل أن يراجعه أحد.

الوسم الموروث: تأخذ النسخة أو المرفق أو الملف المُصدَّر علامة مصدره. بهذا يبقى المحتوى المشتق خاضعاً للحوكمة دون خطوة وسم منفصلة.

يستطيع التشفير والوصول والمشاركة ومنع فقدان البيانات والاحتفاظ قراءة العلامة نفسها بدلاً من استنتاج الحساسية. تمر السياسة التي تستخدم العلامة بأربع خطوات:

1. 1

   فحص العلامة

   تتحقق السياسة من وجود العلامة، ومن معرّفها أو اسمها الداخلي.

2. 2

   مطابقة القاعدة

   تصبح العلامة المطابقة شرطاً إضافياً إلى جانب شروط النص والقناة.

3. 3

   تطبيق الإجراء

   السماح أو التسجيل أو التنبيه أو الحجر للمراجعة أو الحظر، عبر البريد والويب والتخزين السحابي والمراسلة والأجهزة القابلة للإزالة.

4. 4

   حفظ السجل

   يُسجَّل الحدث في السجل ليمكن مراجعة النتيجة لاحقاً.

الوسم سطح تحكم وليس ضماناً. وهو يفشل بثلاث طرق متوقعة، بينما تواصل الأدوات التي تتعرف على المحتوى الحساس مباشرة عملها حين تغيب العلامة.

• ثغرات التغطية: سنوات من البيانات غير المنظمة على مشاركات الملفات وفي صناديق البريد الشخصية نشأت قبل وجود أي سياسة وسم. ونادراً ما توسم لاحقاً.
• فقدان العلامة: العلامة موجودة على الحاوية. نسخ فقرة أو التقاط لقطة شاشة أو لصق المحتوى في نافذة دردشة ينقل المحتوى ويترك العلامة خلفه. وقد تصل الفقرة المنسوخة إلى مستلم غير مناسب، وهكذا تبدأ تسريبات البيانات.
• علامات قديمة: يُوسم المستند مرة واحدة ولا يُراجع بعد ذلك أبداً. وقد يبقى محمياً أكثر من اللازم بعد أن يتوقف عن الحساسية، أو أقل من اللازم بعد إضافة محتوى جديد.

في قاعدة حظر تراعي المحتوى، تطابق علامة Sensitivity labels العلامة نفسها لا النص وحده. ويمكن للشرط أن يتحقق من وجود العلامة أو من معرّفها أو من اسمها الداخلي.

نادراً ما تسمّي اللوائح مخططاً بعينه للوسم. لكنها تفترض أن المؤسسة قادرة على إثبات أي السجلات شخصية أو متعلقة بالمدفوعات أو بالصحة، وأن معالجتها توافقت مع الالتزام. والعلامة المتسقة دليل عملي على ذلك. فهي تتيح الرد على طلب صاحب البيانات، وتحديد نطاق إشعار الخرق، أو إثبات أمام المدقق أن السجل عُولج وفق حساسيته منذ لحظة إنشائه.