Étiquette d'Actif

Le numéro de série du fabricant indique quel exemplaire a été assemblé en usine. Il ne dit pas qui utilise l'appareil, quel service l'a financé ni quand il doit être remplacé. L'organisation doit répondre elle-même à ces questions. L'étiquette d'inventaire comble ce manque : c'est un numéro que l'organisation contrôle, attribué lorsque l'appareil entre en service, et qui reste relié à la fiche tant que l'organisation en est propriétaire.

L'étiquette tient aussi là où d'autres identifiants échouent. Le numéro de série d'un ordinateur portable figure sur un autocollant qui peut s'effacer ou rester caché sous l'appareil. Un disque remplacé sous garantie reçoit un nouveau numéro de série, alors que l'ordinateur reste le même. Une étiquette durable et visible sur le châssis garde le numéro d'inventaire constant, quoi qu'il arrive aux composants internes. Elle est surtout utile comme l'un des identifiants d'un programme de gestion des actifs informatiques, et non comme un simple autocollant.

Quel que soit le format, l'étiquette physique ne fait que la moitié du système. Elle n'a de sens qu'avec une fiche logicielle qui précise à quoi correspond le numéro, qui en est responsable et où il devrait se trouver, par exemple dans une base de gestion de configuration.

Une étiquette n'est utile que si elle est apposée et enregistrée le jour où l'appareil entre en service. Sinon, le décompte et le stock physique divergent en quelques mois.

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   Attribuer

   Générez un numéro unique dans la séquence propre à l'organisation avant de remettre l'appareil à l'utilisateur.

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   Apposer

   Fixez l'étiquette sur le châssis, à un endroit visible qui résiste au nettoyage et au transport.

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   Enregistrer

   Saisissez le numéro sur la fiche de l'appareil, à côté du numéro de série, du responsable et de l'emplacement.

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   Contrôler

   À chaque audit, comparez les étiquettes physiques aux fiches et examinez les écarts.

Une fois l'appareil étiqueté, le même numéro sert à plusieurs tâches courantes :

• Audits physiques : parcourez un étage avec un scanner et vérifiez ce qui est présent par rapport au système d'inventaire, au lieu de supposer que rien n'a bougé.
• Responsabilité : lors d'une réaffectation, l'étiquette reste et la fiche du détenteur change, si bien qu'un objet égaré a un dernier détenteur identifiable.
• Cycle de vie et finance : date d'achat, garantie, amortissement et date de mise au rebut sont rattachés au numéro, que la comptabilité et l'IT utilisent toutes deux.
• Maintenance : réparations, remplacements de pièces et tickets d'assistance sont enregistrés sur l'étiquette, et non sur le numéro de série d'un composant qui a pu changer.

Tout objet étiqueté n'est pas un seul ordinateur. Un poste de travail, son écran, sa station d'accueil et son clavier peuvent être remis comme un ensemble et suivis sous une seule étiquette, si l'organisation préfère les gérer comme une unité.

L'inverse est vrai aussi. Une grosse machine peut porter plusieurs étiquettes si ses composants principaux, comme le châssis d'un serveur et les disques qu'il contient, sont suivis et amortis séparément. Le schéma d'étiquetage doit refléter la façon dont l'organisation comptabilise son matériel, et pas seulement la façon dont il est monté.

Dans Anexet Inventory, l'onglet Appareils de la fiche d'un poste liste le matériel détecté sur la machine, avec le type et le fabricant de chaque composant. Un ordinateur étiqueté peut être comparé à ses pièces réelles, et un composant remplacé se repère plus facilement.

Une étiquette ne vaut que par la rigueur qui l'entoure. Les autocollants se décollent ou sont recouverts de peinture, et une étiquette placée sur un composant qui part plus tard dans un autre châssis détache silencieusement le numéro de l'objet qu'il devait identifier.

Un équipement neuf mis en service sans étiquette crée un trou que le décompte d'inventaire ne comble jamais. Un appareil non étiqueté qui apparaît sur le réseau reste un appareil non autorisé jusqu'à ce qu'on l'identifie. C'est pourquoi les étiquettes sont recoupées avec les numéros de série, les noms d'hôte et ce qui est réellement connecté, et non traitées comme l'unique source de vérité.

Étiquetez d'abord les actifs dont la perte ou une erreur d'enregistrement coûterait le plus cher, puis recoupez les étiquettes avec le réseau selon un calendrier fixe. Une étiquette que personne ne contrôle n'est qu'un décor.