‏الطابعة

تعتمد معظم ضوابط حماية البيانات على مسارات النقل الرقمية: بوابات البريد، والوكلاء الوسيطون للويب، ووسطاء الوصول إلى السحابة، وسياسات الوسائط القابلة للإزالة. ولا تمر مهمة الطباعة عبر أيٍّ منها. ينتقل المستند من التطبيق إلى مدير الطباعة المحلي، ثم إلى الورق. ومن تلك اللحظة يصبح خارج كل سجل وأرشيف ومحرك سياسات. إنها نسخة غير مفهرسة يمكن حملها في حقيبة أو تصويرها أو تسليمها دون أثر في الأنظمة التي تراقب البريد وحركة الويب.

ولا تقتصر القناة على الورق. فالطابعات الافتراضية، مثل وظيفتي الطباعة إلى PDF أو إلى صورة الموجودتين على كل محطة عمل، تسلك المسار نفسه لإنشاء ملف جديد. وهذا الملف لا يرث أي تصنيف أو قيود أو تتبّع من المستند الأصلي.

يتكرر هذا النمط في المؤسسات على اختلاف أحجامها، وينتهي معظم الحالات بـتسرب للبيانات يصعب تتبعه لاحقاً:

الطباعة عملية عمل مشروعة ومعتادة، ولذلك لا يمكن إيقافها ببساطة. فسياسة تحظر كل طباعة ستوقف المؤسسة. الصعوبة الحقيقية هي التمييز بين فاتورة مشروعة ومستند تصميم مقيّد، وهذا يتطلب فحص محتوى المهمة، لا مجرد تسجيل أن شيئاً ما قد طُبع.

ليس للمخرجات المادية ضابط وصول خاص بها. فبمجرد أن تغادر الورقة الصينية لا يبقى سجل بمن قرأها، ولا طريقة لسحب هذا الوصول. ولا تُحفظ أي نسخة إلا إذا التُقطت المهمة قبل طباعتها. وتضيف أجهزة الطباعة متعددة الوظائف مخاطرها الخاصة: ذاكرة داخلية تحتفظ بنسخ من المهام الممسوحة والمطبوعة، وخدمات شبكية تُركت على إعداداتها الافتراضية، وفي كثير من المكاتب جهاز يستطيع أي شخص تشغيله.

تجمع استراتيجية ناضجة للتحكم في الطباعة عدة إجراءات، وكل منها جزء من التحكم في الأجهزة الأوسع على محطة العمل:

1. 1

   تسجيل كل مهمة

   تسجيل كل مهمة طباعة مع المستخدم والطابعة والطابع الزمني، حتى يكون لكل مطبوع صاحب.

2. 2

   فحص المحتوى

   قراءة نص المهمة، ثم الحظر أو التسجيل أو التنبيه بحسب درجة حساسيته.

3. 3

   السماح بالطابعات المعتمدة فقط

   إبقاء الأجهزة المعتمدة في قائمة السماح واستبعاد البقية.

4. 4

   تحديد الحجم

   حدود لحجم المستند وعدد الصفحات تجعل الطباعة الجماعية غير عملية.

5. 5

   تأمين الورق

   طباعة آمنة بالاستلام، وعلامات مائية، وإتلاف آمن لما يصل فعلاً إلى الورق.

الطباعة إحدى القنوات المحلية على محطة العمل، إلى جانب الحافظة ولقطات الشاشة والتخزين القابل للإزالة ومجلدات الشبكة المشتركة. ولا يعبر أيٌّ منها حدود الشبكة كمحتوى مقروء، لذلك لا ترى أدوات البوابات هذه القنوات. وهي تحتاج إلى وكيل على محطة العمل يراقب مدير الطباعة والحافظة ومكدس الأجهزة.

في التحقيقات، تكون أحداث الطباعة أكثر قيمة عند ربطها ببعضها. فالمستخدم الذي يُنزل مستودعاً مقيّداً، ويطبع جزءاً منه، ويوصل محرك USB في الظهيرة نفسها، يروي قصة أوضح من أي حدث منفرد. ولهذا ينبغي أن يكون التحكم في الطباعة جزءاً من برنامج أوسع لمنع فقدان البيانات، لا إعدادات طابعات منفصلة.

يُفعَّل الاعتراض لكل ملف تعريف للوكيل، ضمن التحكم في الطباعة، مع حدود على حجم المستند وعدد الصفحات. ولا يعمل الحظر إلا عند تفعيل الاعتراض، لذلك يأتي إعداد ملف التعريف أولاً.

تجمع قاعدة حظر الطباعة بين الشروط بالعامل «و» أو «أو». ويمكن أن تتعلق الشروط بنص المهمة، والمستخدم، والتاريخ والوقت، ويوم الأسبوع، والحاسوب أو النطاق، والطابعة. ويعرض محرر القواعد قائمة الشروط:

أكثر الأخطاء شيوعاً هو حظر الطباعة كلها. فذلك يوقف العمل المشروع، ويلجأ المستخدمون إلى أجهزة شخصية ومسارات أخرى. ويعمل التحكم في الطباعة بشكل أفضل حين يكون ضيقاً: عدد قليل من فئات المستندات، وقائمة قصيرة بالطابعات، وقواعد يفهمها الموظفون.

تبدأ معظم برامج الطباعة الفاشلة بالطابعات بدلاً من قائمة المستندات التي يجب حمايتها. والبداية الصحيحة هي تصنيف البيانات، ومنه تنبثق القواعد.

ابدأ بالمستندات التي يسبب طبعها أكبر ضرر، ثم بالطابعات التي يمكنها الوصول إليها. فالسياسات التي تُطبَّق على كل صفحة دفعةً واحدة تنتهي بتعطيل العمل ثم إيقافها.

مهمة الطباعة هي آخر لحظة يمكن فيها فحص الملف الرقمي قبل أن يصبح ورقاً.