Sistemas DLP — o que são e como funcionam

A informatização e a digitalização de todos os processos da vida são a principal tendência dos últimos anos. Como cada uma dessas áreas se torna digital e mais móvel, surge a necessidade de garantir um perímetro de proteção de dados igualmente móvel, moderno e adequado ao nosso tempo. Um dos representantes dessa abordagem avançada à Segurança da Informação são os sistemas DLP.

Proteção de dados em sistemas DLP: os três estados da informação

Os sistemas DLP protegem a informação em todas as etapas do seu ciclo de vida, incluindo três estados principais: dados em uso, dados em movimento e dados em repouso.

Dados em uso (Data in Use)

São as informações acessadas ativamente para o trabalho da empresa. Vulnerabilidades podem surgir no processo de leitura, atualização ou exclusão desses dados. A proteção inadequada dos dados em uso pode levar a vazamentos de informações ou a acessos não autorizados.

Dados em movimento (Data in Transit)

Esse tipo de dados se movimenta dentro da rede, entre bancos de dados ou para fora da organização. Os principais riscos estão associados à transferência de informações sensíveis para e-mails pessoais, armazenamentos em nuvem ou por canais de comunicação desprotegidos. Os sistemas DLP evitam esses vazamentos ao controlar os fluxos de dados e bloquear transferências não autorizadas.

Dados em repouso (Data at Rest)

São as informações armazenadas em estado arquivado ou inativo. Esses dados são utilizados com menos frequência, mas sua proteção é crítica, pois um armazenamento comprometido pode levar à perda de informações estrategicamente importantes. Os sistemas DLP garantem o controle de acesso e elevam ao máximo a segurança dos dados arquivados.

Em todos os três estados, a informação pode ser confidencial - trata-se de dados cujo acesso é rigorosamente regulamentado e cujo vazamento pode impactar negativamente a reputação e a situação financeira da empresa. São eles:

• dados pessoais dos funcionários;

• segredos comerciais e de Estado;

• informações financeiras e estratégicas.

Os sistemas DLP oferecem proteção abrangente das informações sensíveis, prevenindo vazamentos e regulando o acesso a dados críticos, o que aumenta o nível geral de segurança da empresa.

Tarefas do sistema DLP

Quais são as principais tarefas que um sistema DLP resolve? De modo geral, é possível distinguir dois grupos de tarefas:

1. Segurança da Informação;
2. Segurança econômica.

Garantir a Segurança da Informação inclui o ciclo completo de proteção de dados confidenciais contra qualquer tipo de risco: vazamento, uso de informação privilegiada, envio acidental, dano, uso indevido, riscos reputacionais e assim por diante. Nos sistemas DLP, todo o fluxo de informações confidenciais é registrado e analisado em busca de possíveis riscos para a empresa.

A segurança econômica trata do monitoramento e da avaliação da atividade de rede dos funcionários no ambiente de trabalho para detectar o uso indevido do tempo de trabalho e dos recursos corporativos. Também inclui a prevenção de possíveis prejuízos à empresa que ocorreriam em caso de vazamento de dados confidenciais. 

As principais vantagens do uso de um sistema DLP:

• redução significativa de possíveis perdas financeiras decorrentes do vazamento de informações confidenciais da empresa;

• identificação do uso indevido dos recursos corporativos pelos funcionários;

• redução dos riscos reputacionais e de imagem associados a vazamentos de informações;

• identificação de funcionários desleais que possam impactar negativamente os resultados da empresa;

• investigação de incidentes de segurança da informação e identificação dos canais de vazamento de informações;

• otimização dos processos de negócio de acordo com os problemas identificados.

Objetivos do uso de sistemas DLP

O problema da Segurança da Informação em uma empresa moderna é muito grave. Hoje a abordagem dos processos de negócio mudou e há mais elementos de infraestrutura que são usados no trabalho, mas não estão diretamente dentro do perímetro de Segurança da Informação e de proteção. Por exemplo, serviços em nuvem, postos de trabalho remotos, o uso de um grande número de redes sociais e mensageiros e assim por diante. Por causa disso, os vazamentos de informações se tornaram mais prováveis e a investigação de incidentes de Segurança da Informação passou a ser um processo demorado e complexo.

O principal objetivo do uso de sistemas DLP nesse caso é impedir qualquer incidente de uso indevido de informações confidenciais, independentemente da causa e da origem da ameaça à segurança.

Como funciona um sistema DLP?

Em regra, o algoritmo dos sistemas DLP pode ser dividido em quatro etapas: interceptação e obtenção das informações, transporte para um banco de dados para armazenamento, indexação de todo o conjunto de dados e a análise final.

A primeira etapa é a interceptação e a obtenção de informações do maior número possível de fontes e no maior número possível de formatos, conforme os utilizados pela empresa. O indicador de qualidade nesse caso é o uso de mais fontes de informação, e os sistemas DLP avançados conseguem captar informações de todos os principais canais de comunicação utilizados pela empresa:

• serviços de correio internos e externos (MS Outlook, Thunderbird, yahoo.com, gmail.com);

• transferência de arquivos por FTP/FTPS, HTTP/HTTPS, SSL para POP3, SMTP;

• mensagens em mensageiros como ICQ, Google Talk, Yahoo! Messenger, Viber, Telegram;

• gerenciamento de conteúdo de bancos de dados PostgreSQL, MySQL, SQLite, Microsoft SQL Server, IBM;

• impressão e cópia de informações em impressoras e scanners locais e de rede;

• gravações de áudio e vídeo do computador de trabalho, capturas da tela do PC.

Após a interceptação, todo o volume de dados é enviado ao banco de dados (BD) e indexado. A indexação é a atribuição de um atributo de busca único (índice) a um objeto de dados para acelerar sua posterior localização no banco de dados.

A etapa final é a análise. Os sistemas DLP usam diversas formas de analisar os dados interceptados. E, em analogia com o número de fontes de interceptação, quanto mais diversificados forem os recursos de análise presentes no sistema, mais ampla e confiável será a proteção geral das informações. Os quatro tipos de análise mais utilizados são: de conteúdo, por atributos, estatística e por eventos. Vamos ver cada um mais de perto.

1. A análise de conteúdo examina o conteúdo textual levando em conta a morfologia e a transliteração do idioma (por palavras, expressões, frases).
2. Por atributos – análises baseadas nos atributos das mídias (dispositivos, documentos, arquivos).
3. Por eventos – análise executada quando ocorre um evento predeterminado (abertura de um aplicativo, acesso a um site, tentativa de acessar informações protegidas por senha e assim por diante);
4. Estatística – quando certo volume de eventos é atingido (número de visitas a sites, número de e-mails transmitidos por dia e assim por diante).

Como escolher um sistema DLP?

Alguns anos atrás, considerava-se que o uso de sistemas DLP estava disponível apenas para grandes empresas. O principal argumento a favor do seu uso era a escala, a complexidade da gestão e a organização dos processos corporativos internos. Mas agora essa opinião mudou. Hoje, o uso de sistemas DLP é determinado não pelo tamanho da empresa, mas pelos processos internos de troca de informações, pela necessidade de garantir um perímetro confiável de proteção de dados, pelos casos cada vez mais frequentes de vazamentos e pelo grande número de fontes de ameaças à SI. Existe demanda por um software flexível, acessível e com grande funcionalidade. Para escolher um sistema DLP para a empresa, é preciso responder a várias perguntas:

Quantos canais de comunicação você precisa monitorar?

A empresa deve determinar quais canais de comunicação são usados durante a jornada de trabalho, quais deles podem representar uma ameaça potencial à SI e quais podem ser fonte de desperdício indevido do tempo de trabalho da equipe.

Quais ferramentas o software oferece? Quais recursos analíticos estão disponíveis?

O sistema DLP se limita apenas ao monitoramento de informações ou conta também com um módulo de análise, resposta e contenção de incidentes.

Quais requisitos técnicos são necessários para instalar o software de segurança?

Antes de instalar o sistema DLP, é importante certificar-se de que não há limitações de sistema para esse tipo de software e descobrir se será necessário adquirir hardware ou capacidade adicional.

Confiabilidade do fornecedor e qualidade da comunicação. Você precisa de suporte técnico?

Pesquise a confiabilidade do fornecedor do software. Que avaliações existem sobre o seu trabalho e o seu produto? Ele possui licenças e certificações para prestar esse tipo de serviço? Solicite uma apresentação do produto e, se disponível, peça um período de teste do software. Também vale prestar atenção no retorno que a empresa dá. Você não vai ficar sozinho com o novo software? Observe com que rapidez e competência o departamento de suporte técnico trabalha.

É necessário treinar a equipe previamente? Haverá custos adicionais para ampliar o time responsável pela manutenção do software?

Com a ajuda de consultores, avalie o escopo da implantação do software. Além dos requisitos técnicos de operação, descubra se há necessidade de treinar a equipe de segurança para manter e configurar o software, como os profissionais atuais serão treinados e substituídos e quais serão os custos financeiros e de mão de obra.

E, claro, o custo do produto considerando todas as necessidades. Por quanto tempo você pretende adquirir a licença?

Outra consideração importante na escolha de um sistema DLP.

Vale a pena comprar um sistema DLP

Cada empresa determina por si mesma se vale a pena comprar um sistema DLP. Isso envolve um conjunto de fatores: a necessidade de resolver problemas de segurança da informação, a necessidade de automatizar os sistemas de proteção e o trabalho do departamento de segurança, a existência de um grande volume de dados confidenciais e sensíveis que precisam de proteção, precedentes anteriores relacionados à segurança e assim por diante. O custo do software também é um fator importante, assim como o número de funcionários da empresa.

Cada um desses fatores é avaliado individualmente pela empresa. Só podemos afirmar que hoje nenhum negócio consegue se desenvolver sem segurança da informação.

O que influencia o custo de um sistema DLP

O custo desse tipo de software pode depender do modelo de oferta do produto adotado pelo fornecedor: como produto único (com toda a funcionalidade) ou de forma modular (cada fornecedor define para si um pacote prioritário de serviços e paga por ele). O custo de um sistema DLP também pode ser afetado pelo período de uso incluído no software (por tempo indeterminado ou por período limitado) e pela quantidade de serviços e suporte relacionados.

O papel dos sistemas DLP nos processos de negócio

Os sistemas DLP não são apenas uma ferramenta de cibersegurança, mas também um mecanismo poderoso de otimização dos processos de negócio. Sua principal tarefa é impedir vazamentos de dados confidenciais, o que ajuda a minimizar riscos reputacionais e financeiros. No entanto, os recursos do DLP não se limitam à proteção da informação.

Otimização dos processos de negócio com um sistema DLP

Análise da segurança e ajuste dos processos

Os sistemas DLP ajudam a avaliar a eficácia das medidas de proteção atuais, identificar vulnerabilidades e ajustar as políticas de segurança. Isso os torna não apenas uma ferramenta de defesa, mas um instrumento estratégico de gestão da segurança da informação.

Arquivo das comunicações corporativas

Para facilitar o trabalho com os arquivos de dados, o sistema DLP oferece uma interface intuitiva, busca avançada e ferramentas de análise de documentos. Isso facilita a investigação de incidentes e a análise das vulnerabilidades que levaram a vazamentos de dados.

Identificação de ameaças internas

Os sistemas DLP monitoram uma ampla gama de canais de comunicação, analisam os dados transmitidos e impedem vazamentos não autorizados de informações confidenciais. Eles conseguem reconhecer documentos confidenciais, monitorar a comunicação dos funcionários e identificar ameaças potenciais.

Aumento da eficiência da área de segurança

As soluções DLP modernas automatizam o controle da segurança da informação na empresa, reduzindo a carga sobre a equipe de segurança. Isso é possível graças às funções:

• configuração de regras de segurança flexíveis para atender às necessidades exclusivas de cada empresa;
• sistema de notificação de incidentes em tempo real;
• relatórios automatizados e painéis analíticos.

Gestão de riscos reputacionais e controle da lealdade dos funcionários

Os sistemas DLP ajudam a acompanhar a cultura corporativa, identificar sentimentos anticorporativos e minimizar os riscos de ataques à reputação.

Monitoramento da produtividade dos funcionários

Os sistemas de segurança permitem analisar o uso do tempo de trabalho, monitorar a atividade de rede e avaliar o impacto de diversos recursos (redes sociais, mensageiros etc.) na eficiência do trabalho.

Os sistemas DLP modernos não são apenas proteção de dados, mas uma ferramenta universal de gestão de riscos, análise dos processos de negócio e aumento da eficiência da empresa. Eles oferecem uma abordagem abrangente à segurança da informação e permitem que a alta gestão tome decisões fundamentadas nas áreas de política de RH, estratégia competitiva e planejamento de recursos.

Mercado de sistemas DLP

O mercado de sistemas DLP recebeu um impulso significativo de crescimento nos últimos anos. Boa parte dessa maior atenção se deve aos processos globais ocorridos em muitos países entre 2019 e 2024: a pandemia de COVID-19, a crise financeira, a digitalização geral da economia e a transição para o formato de trabalho híbrido ou remoto. O alto nível de penetração da internet, o surgimento da dependência de muitas empresas e pessoas em relação à disponibilidade desse serviço e muitos outros fatores também influenciaram. Existe no mercado uma necessidade real de garantir a segurança da informação diante de múltiplas fontes de ameaça.

Os sistemas DLP têm seus produtos em todas as regiões do mundo: América do Norte (EUA, Canadá), Europa (Reino Unido, Alemanha, França, Itália, Espanha, Rússia), Ásia-Pacífico (China, Japão, Índia, Austrália, Coreia do Sul), América Latina, Oriente Médio e África. Os principais players do mercado de sistemas DLP pertencem a dois países: os Estados Unidos (IBM, Palo Alto Networks, Microsoft, McAfee) e o Japão (Trend Micro).

Claro que, como qualquer produto, especialmente na indústria de software, os sistemas DLP têm suas vantagens e desvantagens. Vamos ver mais de perto.

Vantagens dos sistemas DLP

• garantia de um perímetro seguro de registro e troca de informações confidenciais na empresa;

• controle dos funcionários e do seu desempenho;

• prevenção de vazamentos de dados e resposta a incidentes conforme os padrões de cibersegurança;

• personalização das regras de segurança digital e das respostas conforme as necessidades da empresa;

• o sistema como ferramenta de análise e de geração de relatórios para a segurança da informação e a análise de dados.

As desvantagens incluem

• interrupção dos processos de negócio e dos sistemas caso o DLP não seja configurado corretamente;

• complexidade de configuração e de gestão (em alguns produtos);

• custos adicionais com equipamentos e serviços de armazenamento em nuvem.