Impressora

A maioria dos controles de proteção de dados foi criada em torno de caminhos de transferência digital: gateways de e-mail, proxies web, corretores de acesso à nuvem e políticas para mídias removíveis. Um trabalho de impressão não passa por nenhum deles. O documento vai do aplicativo para o spooler de impressão local e depois para o papel. A partir desse momento ele existe fora de todos os registros, arquivos e motores de políticas. É uma cópia não indexada que pode ser levada numa bolsa, fotografada ou entregue sem deixar rastro nos sistemas que monitoram e-mail e tráfego web.

O canal não se limita ao papel. Impressoras virtuais, como as funções de imprimir em PDF ou em imagem presentes em todas as estações, usam o mesmo caminho para criar um arquivo novo. Esse arquivo não herda rótulos, restrições nem rastreamento do documento original.

O padrão se repete em organizações de qualquer porte, e a maioria dos casos termina em um vazamento de dados que depois é difícil de rastrear:

Imprimir é uma operação de negócio legítima e rotineira, por isso não pode simplesmente ser desligada. Uma política que bloqueasse toda impressão pararia a organização. A dificuldade real é distinguir uma nota fiscal legítima de um documento de projeto restrito. Isso exige inspecionar o conteúdo do trabalho, e não apenas registrar que algo foi impresso.

A saída física não tem controle de acesso próprio. Quando uma folha sai da bandeja, não há registro de quem a leu nem como revogar esse acesso. Nenhuma cópia é guardada, a menos que o trabalho tenha sido capturado antes da impressão. Equipamentos multifuncionais trazem riscos próprios: memória interna que guarda cópias de trabalhos digitalizados e impressos, serviços de rede deixados na configuração de fábrica e, em muitos escritórios, um aparelho que qualquer pessoa pode operar.

Uma estratégia madura de controle de impressão combina várias medidas, cada uma parte do controle de dispositivos mais amplo do endpoint:

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   Registrar cada trabalho

   Capturar cada trabalho com usuário, impressora e data e hora, para que toda impressão tenha um responsável.

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   Analisar o conteúdo

   Ler o texto do trabalho e bloquear, registrar ou alertar conforme a sensibilidade.

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   Permitir só impressoras aprovadas

   Manter os equipamentos aprovados em uma lista de permissão e excluir os demais.

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   Limitar o volume

   Limites de tamanho do documento e de número de páginas tornam a impressão em massa pouco prática.

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   Proteger o papel

   Impressão segura com liberação, marcas d'água e descarte seguro do que chega ao papel.

A impressão é um dos canais locais do endpoint, ao lado da área de transferência, das capturas de tela, das mídias removíveis e dos compartilhamentos de rede. Nenhum deles atravessa o perímetro da rede como conteúdo legível, por isso as ferramentas de gateway não os enxergam. Eles precisam de um agente na estação que observe o spooler de impressão, a área de transferência e a pilha de dispositivos.

Em investigações, os eventos de impressão têm mais valor quando correlacionados. Um usuário que baixa um repositório restrito, imprime parte dele e conecta um pen drive na mesma tarde conta uma história mais clara do que qualquer evento isolado. Por isso o controle de impressão deve fazer parte de um programa mais amplo de prevenção contra perda de dados, e não de configurações avulsas de impressoras.

A interceptação é ativada por perfil de agente, como parte do controle de impressão, com limites de tamanho do documento e de número de páginas. O bloqueio só funciona com a interceptação ativa, por isso a configuração do perfil vem primeiro.

Uma regra de bloqueio de impressão combina condições com E ou OU. As condições podem olhar o texto do trabalho, o usuário, a data e a hora, o dia da semana, o computador ou domínio e a impressora. O editor de regras mostra a lista de condições:

O erro mais comum é proibir toda impressão. Isso para o trabalho legítimo, e os usuários migram para equipamentos pessoais e outros caminhos. O controle de impressão funciona melhor quando é restrito: poucas classes de documentos, uma lista curta de impressoras e regras que a equipe consiga entender.

A maioria dos programas de impressão que fracassam começa pelas impressoras, e não pela lista de documentos que precisam ser protegidos. O começo é a classificação de dados, e as regras saem dela.

Comece pelos documentos cuja impressão causaria mais dano e depois pelas impressoras que conseguem alcançá-los. Políticas aplicadas a todas as páginas de uma vez acabam bloqueando o trabalho e são desligadas.

O trabalho de impressão é o último momento em que um arquivo digital ainda pode ser verificado antes de virar papel.