Gestão de Inventário de TI

A gestão de inventário reúne quatro atividades que se repetem, e não uma única fotografia. A identificação encontra o hardware e o software que realmente existem. O registro lança cada item no inventário com status, responsável, departamento e localização. A atualização mantém esses dados corretos quando uma máquina muda de lugar ou um software é alterado. A conciliação compara o registro com o que está de fato conectado ou instalado e aponta os itens que aparecem apenas de um lado.

Equipamentos e softwares mudam no próprio ritmo, não no ritmo de uma auditoria anual. Por isso a gestão de inventário funciona de forma contínua. Um registro que está correto no dia em que foi feito e nunca mais é atualizado perde valor em poucas semanas.

A gestão de inventário pode ser feita de duas formas. No modo manual, um administrador digita cada máquina, dispositivo e aplicativo no registro. O lançamento está correto no momento em que é feito, mas o registro se desatualiza assim que algo muda e ninguém o atualiza. No modo automatizado, agentes nos endpoints ou varreduras de rede detectam o que está de fato presente, então o registro acompanha a realidade.

A maioria dos programas maduros combina os dois. A descoberta automatizada mantém o registro-base atualizado sem esforço manual, enquanto os administradores acrescentam o contexto de negócio que uma varredura não consegue inferir, como quem é o responsável por uma máquina e a qual departamento ela atende.

A gestão de inventário normalmente acompanha um item por cinco etapas:

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   Criação da base

   Monte um registro inicial que capture todo o hardware e software já em uso, antes de começar o acompanhamento contínuo.

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   Integração

   Cadastre o hardware e o software recém-comprados ou recém-detectados assim que aparecerem, com responsável, status e localização definidos.

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   Atualização contínua

   Revise o registro quando componentes forem adicionados, trocados ou removidos, quando um software for instalado ou atualizado e quando itens mudarem de pessoa, departamento ou escritório.

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   Conciliação e auditoria

   Compare o registro com o que foi realmente detectado, para que as divergências sejam corrigidas e não se acumulem sem ser percebidas.

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   Desativação

   Desative o item e marque-o como baixado. O histórico permanece no registro, em vez de ser apagado.

Um inventário mantido continuamente sustenta várias coisas das quais o negócio depende:

• Visibilidade de segurança: hardware ou software fora do registro não pode ser corrigido, monitorado nem incluído na resposta a incidentes.
• Detecção de desvios: um dispositivo conectado fora da configuração esperada, ou um dispositivo cadastrado que desapareceu, pode ser sinalizado. É o mesmo princípio por trás da detecção de alterações de hardware.
• Planejamento de manutenção: um registro atual mostra quais máquinas estão envelhecendo, quais precisam de reparo e quais aplicativos estão perto do fim do suporte.
• Auditoria e conformidade: auditorias internas e regulatórias pedem provas do que existe e de quem é responsável. A gestão contínua transforma esse pedido em um relatório, e não em uma contagem de emergência.

No Anexet Inventory, cada computador e dispositivo tem um cartão próprio com status, responsável, departamento e localização. O mapa do escritório posiciona os equipamentos na planta, e a aba Aplicativos lista o software efetivamente instalado na máquina.

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Quatro problemas fazem a maioria dos inventários sair de sincronia:

• Shadow IT: hardware ou software entra em uso sem cadastro e, por isso, nunca chega ao registro.
• Registros desatualizados: o registro estava correto na criação, mas nunca foi atualizado quando equipamentos e aplicativos mudaram.
• Trabalho distribuído e remoto: escritórios, home office e locais de trabalho móveis dificultam a percepção de mudanças sem a descoberta automatizada.
• Esforço manual em escala: inventários preenchidos à mão ficam para trás quando o número de máquinas, dispositivos e aplicativos supera o que uma equipe pequena consegue acompanhar.

Comece pela base: monte um registro inicial com todo o hardware e software já em uso. Depois, cadastre os novos itens conforme eles aparecem e revise o registro sempre que uma máquina mudar de lugar, um componente for trocado ou um aplicativo for atualizado.

Dados atuais são a entrada da qual depende a gestão de ativos de TI (ITAM). Sem eles, decisões de compra, licenciamento e desativação se apoiam em registros que já estão desatualizados.