Rotulagem como metadado, não arquivamento
Um rótulo não é nome de pasta nem comentário para as pessoas lerem. É um metadado estruturado, armazenado no objeto ou anexado a ele, para que o software possa consultá-lo.
Um editor de texto, um cliente de e-mail, um agente de DLP e um serviço de criptografia podem ler o mesmo rótulo e chegar à mesma decisão sobre um documento, mesmo que nenhum deles o tenha criado. A classificação de dados é o julgamento sobre o nível de sensibilidade. O rótulo é o registro duradouro desse julgamento, então a decisão não precisa ser repetida cada vez que o arquivo é aberto, copiado ou enviado por e-mail.
O que um rótulo costuma registrar
A maioria dos esquemas de rotulagem reúne mais de um tipo de informação em uma única marcação:
| Elemento | O que registra |
|---|---|
| Sensibilidade | Um nível como Público, Interno, Confidencial ou Restrito |
| Responsabilidade | A equipe ou pessoa responsável pelos dados |
| Retenção | Por quanto tempo guardar o registro, depois arquivar, revisar ou excluir |
| Escopo regulatório | Obrigações sobre dados pessoais, de cartões de pagamento ou de saúde |
| Marcação do conteúdo | Um cabeçalho, rodapé ou marca d'água visível que repete a etiqueta para as pessoas |
Como os rótulos são aplicados
Os rótulos raramente vêm de uma única fonte. A maioria dos ambientes combina vários métodos para que nada fique sem marcação.
Manual: o autor escolhe um rótulo em um menu ao criar ou salvar um documento. Funciona quando as pessoas são treinadas, mas é fácil de pular sob pressão de prazo.
Automática: o software inspeciona o conteúdo em busca de palavras-chave e identificadores estruturados, como números de cartão ou de documento de identidade, e impressões digitais de documentos, e aplica o rótulo sem esperar uma pessoa.
Padrão: um rótulo básico é aplicado quando o arquivo ou e-mail é criado. Um documento nunca fica totalmente sem rótulo, mesmo antes de alguém revisá-lo.
Herdado: uma cópia, um anexo ou um arquivo exportado assume o rótulo da fonte. Assim, o conteúdo derivado continua governado sem uma etapa separada de rotulagem.
Onde os rótulos fazem o trabalho de aplicação
Criptografia, acesso e compartilhamento, prevenção contra perda de dados e retenção podem ler o mesmo rótulo em vez de inferir a sensibilidade. Uma política que usa o rótulo segue quatro etapas:
- 1
Verificar o rótulo
A política verifica se o rótulo está presente, além do seu identificador ou nome interno.
- 2
Casar com a regra
O rótulo encontrado vira mais uma condição, ao lado das condições de texto e de canal.
- 3
Aplicar a ação
Permitir, registrar, alertar, colocar em quarentena para revisão ou bloquear, em e-mail, web, nuvem, mensageiros e dispositivos removíveis.
- 4
Guardar o registro
O evento vai para o log, para que o resultado possa ser revisado depois.
Onde a rotulagem falha
Rotulagem é uma superfície de controle, não uma garantia. Ela falha de três maneiras previsíveis, e as ferramentas que reconhecem conteúdo sensível diretamente continuam funcionando quando o rótulo está ausente.
A falta de rótulo não é motivo para pular a verificação de conteúdo. O reconhecimento atua sobre o próprio texto sensível.
- Lacunas de cobertura: anos de dados não estruturados em compartilhamentos de arquivos e em caixas de e-mail pessoais foram criados antes de existir qualquer política de rotulagem. Raramente são marcados depois.
- Perda do rótulo: o rótulo fica no contêiner. Copiar um parágrafo, tirar uma captura de tela ou colar em uma janela de chat leva o conteúdo adiante e deixa o rótulo para trás. Um parágrafo copiado ainda pode chegar ao destinatário errado, e é assim que começa um vazamento de dados.
- Rótulos desatualizados: o documento é rotulado uma vez e nunca é revisto. Pode continuar superprotegido muito depois de deixar de ser sensível, ou ficar subprotegido quando surge conteúdo novo.
Como isso aparece no Anexet
Em uma regra de bloqueio com reconhecimento de conteúdo, a aba Sensitivity labels compara o próprio rótulo, não apenas o texto. A condição pode verificar se o rótulo está presente, qual é o seu identificador ou o seu nome interno.
Rotulagem e conformidade
As regulações raramente citam um esquema de rotulagem. Elas presumem, porém, que a organização consiga mostrar quais registros são pessoais, de pagamento ou de saúde e que o tratamento correspondeu à obrigação. Um rótulo consistente é uma prova prática disso. Ele permite responder a uma solicitação do titular dos dados, delimitar a notificação de um incidente ou mostrar a um auditor que o registro foi tratado de acordo com sua sensibilidade desde a criação.
Rótulos protegem apenas aquilo que descrevem, por isso a decisão precisa acompanhar o registro desde o início.
Anexet TeamComo a Anexet resolve isto
O Anexet não cria seus próprios rótulos de documentos; ele lê e aplica rótulos já atribuídos por outro sistema, de modo que o investimento existente da organização em rotulagem orienta a política diretamente:
Condições baseadas em rótulos de confidencialidade
políticas de busca e bloqueio podem condicionar a ação à presença de um rótulo, seu identificador, seu nome interno e se foi instalado automaticamente ou manualmente.
Verificação de marcação de conteúdo
as políticas podem verificar se um documento carrega uma marcação visível, um cabeçalho de página, rodapé ou marca d'água, como parte da mesma condição.
Status de criptografia
se o conteúdo rotulado está criptografado é, em si, uma condição sobre a qual uma política pode atuar.
Aplicação em todos os canais
uma vez que um rótulo é identificado, aplica-se o mesmo conjunto de ações de qualquer outra condição de conteúdo, permitir, registrar, alertar, colocar em quarentena para revisão ou bloquear, em e-mail, web, armazenamento em nuvem, mensageiros e dispositivos removíveis.
Arquitetura on-premise
os rótulos inspecionados, as políticas construídas sobre eles e os logs resultantes permanecem dentro da própria infraestrutura da organização.
Anexet DLP
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