Etiqueta de Ativo

O número de série do fabricante mostra qual unidade foi montada na fábrica. Ele não mostra quem está com o equipamento, qual setor pagou por ele nem quando ele deve ser substituído. A organização precisa responder a essas perguntas por conta própria. A etiqueta de patrimônio preenche essa lacuna: é um número que a organização controla, atribuído quando o equipamento entra em uso e mantido vinculado ao registro enquanto a organização for proprietária do aparelho.

A etiqueta também resiste onde outros identificadores falham. O número de série de um notebook fica em um adesivo que pode desbotar ou ficar escondido sob o equipamento. Um disco trocado na garantia recebe um novo número de série, enquanto o computador continua o mesmo. Uma etiqueta durável e visível no chassi mantém o número de patrimônio constante, independentemente do que acontece com as peças internas. Ela funciona melhor como um dos identificadores de um programa de gestão de ativos de TI, e não como um adesivo isolado.

Qualquer que seja o formato, a etiqueta física é só metade do sistema. Ela ganha sentido somente junto com um registro no software, como em um banco de dados de gerenciamento de configuração, que informe a que o número se refere, quem é responsável por ele e onde o equipamento deveria estar.

A etiqueta só é útil se for afixada e registrada no mesmo dia em que o equipamento entra em uso. Caso contrário, o inventário e o estoque físico se afastam em poucos meses.

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   Atribuir

   Gere um número único da sequência da própria organização antes de o equipamento ir para o usuário.

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   Afixar

   Fixe a etiqueta no chassi, em um ponto visível que resista à limpeza e ao transporte.

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   Registrar

   Informe o número na ficha do equipamento, ao lado do número de série, do responsável e da localização.

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   Conferir

   A cada auditoria, compare as etiquetas físicas com os registros e investigue as divergências.

Depois que o equipamento recebe uma etiqueta, o mesmo número sustenta várias tarefas de rotina:

• Auditorias físicas: percorra o andar com um leitor e confira o que está no lugar, em vez de presumir que nada foi movido.
• Responsabilidade: quando o equipamento é redistribuído, a etiqueta permanece e o registro do responsável muda, então um item extraviado tem um último responsável rastreável.
• Ciclo de vida e finanças: data de compra, garantia, depreciação e data de baixa ficam ligadas ao número, que tanto a contabilidade quanto a TI utilizam.
• Manutenção: reparos, trocas de peças e chamados ficam registrados na etiqueta, e não no número de série de um componente que pode ter mudado.

Nem todo objeto etiquetado é um único computador. Uma estação de trabalho, seu monitor, sua estação de acoplamento e seu teclado podem ser entregues como um único conjunto e controlados sob uma só etiqueta, se a organização preferir gerenciá-los como uma unidade.

O inverso também vale. Uma máquina grande pode ter várias etiquetas, se seus componentes principais, como o chassi de um servidor e os discos internos, forem controlados e depreciados separadamente. O esquema de etiquetagem deve refletir como a organização contabiliza os equipamentos, e não apenas como eles são montados fisicamente.

No Anexet Inventory, a aba Dispositivos da ficha de cada estação lista os componentes encontrados na máquina, com o tipo e o fabricante de cada um. Um computador etiquetado pode ser conferido com suas peças reais, e a troca de um componente fica mais fácil de notar.

Uma etiqueta vale o mesmo que a disciplina em torno dela. Adesivos descolam ou são pintados por cima, e uma etiqueta em um componente que depois vai para outro chassi desvincula silenciosamente o número do objeto que deveria identificar.

Equipamento novo que entra direto em uso sem etiqueta cria uma lacuna que a contagem do inventário nunca fecha. Um dispositivo sem etiqueta que aparece na rede é um dispositivo não autorizado até alguém identificá-lo. Por isso, as etiquetas são cruzadas com números de série, nomes de host e o que está de fato conectado, e não tratadas como a única fonte de verdade.

Etiquete primeiro os ativos cuja perda ou registro errado custaria mais e, depois, revise as etiquetas contra a rede em um calendário fixo. Uma etiqueta que ninguém confere é só enfeite.